Belge Onay İş Akışı
Sonraki adımlara geçmeden belge için onay almanız mı gerekiyor? Ödeme öncesi faturaların, izin başvurularının onaylanmasını veya şirket kurallarının tüm çalışanlarca kabul edilmesini mi istiyorsunuz? Onay iş akışını kullanın!
Folderit’te belgeleri onaya göndermenin iki yolu vardır:
Dosyaları tek tek elle gönderebilir (aşağıda açıklanmıştır) veya klasör düzeyinde OTOMATİK ONAY İŞ AKIŞLARI OLUŞTURABİLİRSİNİZ (buraya tıklayın!).
Belirli bir dosya için onay iş akışı başlatmak üzere:
- Onaya göndermek istediğiniz dosyaya tıklayın (ayrıntı görünümüne geçmek için)
- Sağdaki mavi ‘Onay akışı başlat’ düğmesine tıklayın
- Onaylayıcıların karar vermesini istediğiniz isteğe bağlı karar metnini yazın, örneğin ‘Shall we pay this invoice?’
- ‘Seri’ ve ‘Paralel’ onay süreçleri arasında seçim yapın:
Seri — onaylayıcılar daveti eklediğiniz sırayla tek tek alır. Sıradaki kişi ancak önceki kişi belgeyi onayladıktan sonra onay davetini alır. Önceki kişi belgeyi reddeder veya yanıt vermezse belge iş akışı ilerlemez.
Paralel — eklediğiniz tüm onaylayıcılara onay daveti aynı anda gönderilir. - Folderit kullanıcısı olan kişinin e-posta adresini (kullanıcı adını) girip ‘Davet et’ seçeneğine tıklayın
- Bu belgeyi onaylaması gereken kişileri eklemeye devam edin
- Tüm onaylar alındıktan sonra belgeyi otomatik olarak başka bir klasöre yönlendirmek için ‘Move after approval‘ seçeneğini açın. Bir klasör seçin. (İsteğe bağlı)
İlk kişi belgeyi onaylayana veya reddedene kadar karar metnini değiştirebilirsiniz. Ardından değişikliklere kapatılır.
Kişi belgeyi onayladıktan veya reddettikten sonra kararını, tarih/saat bilgisini ve bırakmış olabileceği yorumu görebilirsiniz. Güncel onay durumunu görmek için mavi ‘Onay akışını gör’ düğmesine tıklayın. Onaylar ayrıca e-postayla bildirilir.
- Davet edilen onaylayıcının önündeki sarı nokta, onay davetinin gönderildiğini ancak kişinin henüz karar vermediğini gösterir.
- Sarı çember, önceki onaylayıcı belgeyi onaylamadığından davetin henüz gönderilmediğini gösterir (yalnızca Sıralı modda görünür).
- Kırmızı nokta, kişinin belgeyi reddettiği anlamına gelir.
- Yeşil nokta, kişinin belgeyi onayladığı anlamına gelir.