Oletusmetatietokentät

Aina kun lataat tiedoston Folderit-palveluun, käytössä on valmiiksi seitsemän oletusmetatietokenttää. Näet tiedoston metatiedot napsauttamalla sitä. Kenttien tiedot ovat kattavasti haettavissa kirjoittamisen aikana toimivalla pikahaulla. Oletuskentät ovat:

1. Otsikko — näyttää tiedostonimen, jota voi muuttaa. Otsikon muuttaminen muuttaa tiedostonimeä. Tiedostopäätettä ei voi muuttaa.
2. Muistiinpanot — kenttä pidemmille teksteille, jotka kuvailevat tai kommentoivat asiakirjaa tai sen sisältöä. Verkkosivujen lisääminen täydellisellä osoitteella (http://…., https://…) tekee linkeistä napsautettavia tallennuksen jälkeen.
3. Tunnisteet — tiedostoon lisättävät avainsanat. Kirjoita jokaisen avainsanan jälkeen pilkku ” , ”. Tämä muuttaa sanat avainsanoiksi.
4. Allekirjoittanut — jos asiakirjassa on jonkun allekirjoitus ja haluat löytää sen haulla tai nähdä allekirjoittajan yhdellä silmäyksellä, lisää allekirjoittajien nimet tähän kenttään. Kirjoita kunkin nimen jälkeen pilkku ” , ”.
5. Asiakirjan ID — järjestelmä luo automaattisesti jokaiselle ladatulle asiakirjalle yksilöllisen numeron. Voit viitata sillä tiedostoihin, liittää tiedostoja toisiinsa tai käyttää sitä omissa rekistereissäsi.
6. Päivämäärä — voit valita asiakirjan päivämäärän.
7. Määräpäivä — sisältää asiakirjan eräpäivän. Se näkyy asiakirjan tietonäkymässä ja kansion luettelonäkymässä, kun eräpäiväsarake on käytössä. Ylläpitäjän työkalut → Työpöytä ja raportit → Due Documents näyttää myöhässä olevat tai seuraavien 30 päivän aikana erääntyvät asiakirjat. Tämä asiakirjan metatietokenttä on erillinen tehtävien ja työnkulkujen määräajoista. Työnkulun kenttä Määräaika on itsenäinen asetus.

Täytä metatietokentät napsauttamalla tiedostoa ja valitsemalla työkalupalkista ”Muokkaa”.
Tarvitsetko omia mukautettuja kenttiä? Opi lisäämään mukautettuja metatietokenttiä kansiotasolla ja yksittäisen tiedoston tasolla!

Tässä videoesittely metatietojen käytöstä Folderit-palvelussa: