Anslut Folderit till Make
Använd Folderit DMS-appen för Make för att koppla dokumentåtgärder till andra program. Guiden visar hur du skapar en anslutning och konfigurerar tre delade mallar: Slack-aviseringar, filregister i Google Sheets och hämtning av Gmail-bilagor.
Börja med en användbar automatisering
Välj arbetsflödet som motsvarar det manuella arbete du vill förenkla:
- Spara e-postbilagor: utvalda Gmail-bilagor laddas upp till en Folderit-mapp.
- Håll kollegorna informerade: nya filer i en vald Folderit-mapp ger en Slack-avisering.
- För ett dokumentregister: nya filer i en vald Folderit-mapp registreras i Google Sheets.
Du kan konfigurera detta själv med de offentliga mallarna nedan. Varje mall använder dina egna anslutningar och mål. Ingen pilotanmälan krävs.
Innan du börjar
Du behöver ett Folderit-konto med API-åtkomst, ett Make-konto med tillgängliga krediter och behörighet till berörda mappar och filer. Kontrollera API-tillgången i ditt Folderit-abonnemang. Slack- och Google-mallarna behöver även anslutningar till dessa tjänster i din egen Make-organisation.
Skapa Folderit-anslutningen
- Logga in i Folderit som huvudanvändare och öppna sidan för API-uppgifter. Skapa eller hämta Client ID och Client Secret.
- Lägg i Make till en modul från den offentliga appen Folderit DMS med märkningen Verified. Välj Create a connection och ge den ett namn som identifierar Folderit-kontot.
- Ange Client ID och Client Secret. För Account UID or Name använder du helst kontots UID, alternativt dess exakta unika namn. API-klienten måste ha åtkomst till kontot.
- Spara anslutningen. Kör List Sections och kontrollera att resultaten tillhör rätt konto.
Client ID är en API-identifierare, inte din inloggningsadress. Anslutningen hanterar sina autentiseringstoken; du behöver inte klistra in en bearer-token eller konfigurera en omdirigerings-URI. Undvik att visa klienthemligheten i skärmbilder, delade mallar eller supportbilagor.
Välj en mall
Öppna en mall nedan, välj dina egna anslutningar och ersätt uppmaningarna om källa och mål under den guidade konfigureringen. Låt scenariot vara inaktivt tills du har testat det.
Avisera en Slack-kanal om nya Folderit-filer
Mallen kontrollerar en Folderit-mapp regelbundet och skickar filnamn och File UID till Slack. Dokumentinnehållet stannar i Folderit.
- Välj din Folderit-anslutning och mappen som ska bevakas.
- Välj en Slack-anslutning och ersätt kanaluppmaningen med målkanalens ID. Kontrollera att Make-appen kan publicera där; bjud in den till en privat kanal vid behov.
- Välj From now on om du endast vill fånga framtida filer. Lägg sedan till en tydligt märkt testfil och kör scenariot en gång.
- Kontrollera att Slack visar rätt filnamn och File UID.
Öppna mallen Folderit till Slack
Registrera nya Folderit-filer i Google Sheets
Mallen lägger till en rad för varje nyupptäckt fil. Skapa ett kalkylblad med dessa rubriker i kolumnerna A till E, i exakt denna ordning:
| Kolumn | Rubrik | Värde |
|---|---|---|
| A | file_uid |
Filens File UID i Folderit |
| B | file_name |
Filnamnet |
| C | folder_uid |
UID för mappen som innehåller filen |
| D | detected_at_utc |
När Make registrerade filen, i UTC |
| E | source |
Folderit |
- Välj Folderit-anslutning och källmapp.
- Välj din Google Sheets-anslutning, ange kalkylarkets ID och bladnamnet. Kalkylarkets ID är delen mellan
/d/och nästa snedstreck i dess Google Sheets-URL. - Välj startpunkt, lägg till en testfil och kör scenariot en gång. Kontrollera att en rad visas i de fem avsedda kolumnerna.
Mallen skriver råvärden så att filnamn förblir text. Registret lägger bara till nyinkomna filer och ersätter inte Folderits granskningslogg. Senare ändringar, flyttar eller raderingar synkroniseras inte.
Öppna mallen Folderit till Google Sheets
Spara utvalda Gmail-bilagor i Folderit
Mallen hittar matchande Gmail-meddelanden, hämtar bilagorna och laddar upp varje bilaga till vald Folderit-mapp. Använd ett Google-konto med en aktiv Gmail-brevlåda.
- Välj din Gmail-anslutning för både e-postbevakning och hämtning av bilagor.
- Behåll standardsökningen
has:attachment label:Folderitom du använder Gmail-etiketten Folderit. Ersätt den annars med en egen avgränsad sökning. Kontrollera startpunkten så att första körningen bara omfattar avsedda meddelanden. - Välj din Folderit-anslutning och ange målmappens UID. Bilagornas filnamn och binärdata kopplas automatiskt.
- Testa med ett tydligt märkt meddelande och en ofarlig bilaga. Kontrollera att filen hamnar i rätt mapp och kan öppnas.
Inbäddade medier undantas. Mallen flyttar eller raderar inte källmeddelanden och markerar dem inte som lästa.
Öppna mallen Gmail-bilagor till Folderit
Kontrollera resultatet innan du aktiverar ett schema
- Använd en tom testmapp eller en snävt filtrerad testmejl så att första körningen bara bearbetar avsett material.
- Kör en gång och kontrollera målet: jämför File UID i Slack, registrets fem kolumner i Sheets eller Gmail-bilagans filnamn och innehåll i Folderit.
- Kör en gång till utan att lägga till en ny fil eller matchande e-post. Ingen ytterligare avisering, rad eller uppladdning ska skapas.
- Välj sedan ett schema. Schemalagda kontroller och efterföljande åtgärder förbrukar Make-krediter; välj ett intervall som passar arbetsmängd och abonnemang.
Slack och Sheets tar emot filnamn och identifierare. Välj lämpliga mål för informationen. Folderits åtkomstbehörigheter kopieras inte till tjänsterna. Granska vilka data varje ansluten tjänst tar emot och vilken körningshistorik som sparas i Make-organisationen.
Aktivera och underhåll scenariot
Efter ett lyckat test väljer du ett schema som passar ditt Make-abonnemang och aktiverar scenariot. Folderits bevakning av nya filer använder schemalagda kontroller, inte en omedelbar webhook. Den söker efter nya filer i en vald mapp.
Granska misslyckade körningar innan du försöker igen. Att återställa bevakningen, spela upp en körning på nytt eller upprepa en oklar skrivning kan skapa ytterligare Slack-meddelanden, kalkylbladsrader eller uppladdade filer. Kontrollera målet först. Faktiska filstorleksgränser beror på Folderit, Make-abonnemanget och övriga tjänster i scenariot.
Referens för Folderit-moduler
Använd referensen för att välja åtgärd i den offentliga appen Folderit DMS. Välj avsedd anslutning och resurs-UID i varje modul; åtkomsten följer den anslutna Folderit-klientens behörigheter.
| Modul | Användning och viktigt beteende |
|---|---|
| Add a Reminder Åtgärd |
Skapa en påminnelse för en fil eller mapp med den primära Folderit-anslutningen. Recipient Email är valfritt; lämnas det tomt används Folderits mottagarval för anslutningen. Varje körning skapar en ny påminnelse. |
| Add Meta To Folder Åtgärd |
Koppla en befintlig metadatakolumn till en mapp. Välj en definition som redan finns i kontot. |
| Create a Section / Folder Åtgärd |
Skapa en sektion eller mapp på vald plats. Välj överordnad plats med omsorg; en upprepad åtgärd kan skapa ytterligare en resurs. |
| Delete a File Åtgärd |
Radera filen som identifieras av File UID. Kontrollera exakt mål och konsekvenser innan åtgärden körs. |
| Delete a Folder or a Section Åtgärd |
Radera vald mapp eller sektion. Kontrollera UID och innehåll före körningen, särskilt om platsen innehåller andra resurser. |
| Delete Folder's Meta Åtgärd |
Ta bort en metadatakolumn från vald mapp. |
| Download a File Åtgärd |
Hämta filinnehåll som binärdata. Anslutningen behöver hämtningsbehörighet. Om Folderit fortfarande förbereder filen gör du ett nytt läsförsök senare; modulen väntar inte automatiskt. |
| Get a File Åtgärd |
Hämta filinformation via File UID. Använd Download a File när nästa steg behöver binärinnehållet. |
| Get a Folder Åtgärd |
Hämta information om en viss mapp eller sektion via dess UID. |
| List Files from Folder Sökning |
Lista filer i en vald mapp. Detta är en listningsåtgärd, separat från bevakningen och dess sparade startpunkt. |
| List Sections Sökning |
Lista sektioner i det anslutna kontot. Använd som första anslutningskontroll och bekräfta att rätt kontoplatser visas. |
| Make an API Call Åtgärd |
Gör ett autentiserat anrop till Folderit med vald anslutning och dess befintliga behörigheter. Använd API-referensen för metod, sökväg och begärandekropp. Kontrollera resultatet av en oklar skrivning innan du försöker igen. |
| Search Folders Sökning |
Hitta mappar och sektioner med tillgängliga sökfilter. Kontrollera returnerat UID före en efterföljande uppdatering eller radering. |
| Start a Workflow Åtgärd |
Skapa ett arbetsflöde för en fil eller mapp och begär start. Välj en tillgänglig aktiv metod. En köad start innebär inte att deltagarna har slutfört processen. |
| Update a Folder Åtgärd |
Uppdatera vald mapp eller sektion med angivna fält. Den anslutna klienten behöver behörighet att redigera platsen. |
| Update Folder's Meta Åtgärd |
Ändra inställningar för en kolumn kopplad till en mapp, till exempel obligatorisk eller rekursiv. Detta anger inte metadatavärden för enskilda dokument. |
| Upload A File Åtgärd |
Ladda upp ett filnamn och binärdata till vald mapp. Faktiska storleksgränser beror på Folderit, Make-abonnemanget och övriga tjänster i scenariot. |
| Watch Files in a Folder Utlösare |
Kontrollera regelbundet en vald mapp efter nya filer. Välj startpunkt och gräns. Senare ändringar, flyttar eller raderingar synkroniseras inte. |
Deltagare och slutförande i arbetsflöden
Varje deltagare måste ha exakt en av e-postadress, User UID eller Group UID. För ett Custom-arbetsflöde ger du varje deltagare ett heltalsvärde i Order mellan 1 och 65535. Samma Order innebär samtidig körning. Review kräver en tillgänglig aktiv anpassad metod med namnet Review. Signeringsmetoder beror på kontot och eventuella tjänsteabonnemang. Mottagarna utför själva godkännande eller signering i Folderit.
Om du kör Start a Workflow eller Add a Reminder igen kan ytterligare en process eller avisering skapas. Bekräfta befintligt resultat före ett nytt försök. En lyckad startbegäran innebär inte färdigt godkännande eller färdig signatur.
Felsökning
Anslutningen hittar inte kontot
Kontrollera API-åtkomst, uppgifter och vilka konton API-klienten har tillgång till. Använd kontots UID om namnen är otydliga och testa sedan med List Sections.
Bevakningen hittar inte filen
Kontrollera mapp, startpunkt, schema, resultatgräns och tillgängliga krediter. Filer som tillkom före sparad kontrollpunkt kan undantas. En tom kontroll behöver inte anropa måltjänsten.
Slack visar restricted_action
Felet kan betyda att Slacks publiceringsregler hindrar Make-appen från att skicka meddelanden. Öppna målkanalens Settings och kontrollera Posting permissions. Om endast administratörer får publicera ber du en Slack-administratör tillåta Make-appen i kanalen, där arbetsytans regler medger det. Att bara lägga till appen i kanalen behöver inte ge publiceringsbehörighet. Se Slacks guide om kanalbehörigheter för publicering. När åtkomsten är rättad kontrollerar du om meddelandet redan kommit fram innan en misslyckad körning spelas upp igen, eftersom det kan skapa dubbletter.
Gmail visar Mail service not enabled
Ett Google-konto kan ha åtkomst till Sheets utan en Gmail-brevlåda. Anslut ett konto med Gmail aktiverat i båda Gmail-stegen.
Du vill skapa ett annat dokumentflöde
Anslutningen stöder även fil- och mappåtgärder, mappmetadata, arbetsflöden, påminnelser och autentiserade API-anrop. Add a Reminder använder den primära anslutningen och har valfritt Recipient Email. Start a Workflow kräver en tillgänglig aktiv metod; Review kräver en anpassad metod som heter Review. Se Folderits API-referens för egna anrop eller kontakta Folderit för hjälp med kontokraven.