Digital hantering av handlingar och register
Hantera dokument och strukturerade poster tillsammans. Folderit samlar digitala formulär, sökbara metadata, godkännanden och bevarandeinställningar på samma plats.
Bygg ett incidentregister, organisera personalakter eller håll ihop avtal och tillhörande filer. Teamet kan samla in rätt uppgifter, hitta rätt handling och se vad som har hänt med den över tid.
Samla den information era handlingar behöver
En användbar handling behöver sammanhang: vad den gäller, vem som ansvarar och vilka datum som är viktiga. I Folderit kan ni lagra uppgifterna tillsammans med filer eller samla in dem direkt i ett elektroniskt formulär.
Skapa strukturerade poster med eForms
Bygg ett återanvändbart formulär med datum, rullistor, användarfält, obligatoriska uppgifter och bilagor. När formuläret skickas in skapas en strukturerad post i mappen där användaren öppnade det. Ingen separat Word-fil behövs för att lagra uppgifterna.
Ange ett namnmönster för posterna med hjälp av fältvärden, till exempel incidentreferens och avdelning. Visa viktiga fält som kolumner i mappen så att det går att läsa nyckeluppgifter utan att öppna varje post. Se hur eForms fungerar.
Ta med befintliga filer och e-postmeddelanden
Ladda upp dokument, spara utvalda e-postmeddelanden och bilagor med Outlook-tillägget eller aktivera mappens e-postadress för import för inkommande filer.
En skanner eller ett annat system som kan e-posta dokument kan också använda adressen. Välj destinationsmapp och anpassa metadata, behörigheter och automatisering efter de handlingar ni tar emot.
Använd enhetliga fält i alla team
Koppla kompatibla fält i olika formulär till samma befintliga metadatafält. Ett kundnamn i ett avtalsformulär och i ett serviceärendeformulär kan till exempel visas i samma kolumn i mappen. Varje post behåller sitt eget värde.
Gör kopplingen när fältet skapas. Två fält kopplas inte ihop enbart för att de har samma etikett. Gemensamma metadata gör listor och sökningar över flera formulär mer användbara.
Ge handlingarna ett referensnummer
Ställ in automatisk numrering för dokument eller formulärposter med löpnummer och datumdelar. Ett numreringsschema kan omfatta flera formulärmallar.
Numrering är separat från namnmönstret som visas för posten och finns i Medium och Tailor.
Hitta rätt handling och följ upp i tid
Sök utifrån det ni känner till
Använd sökfilter för formulärtyp, avdelning, kund, datum och andra metadatavärden. Lägg till uppgiftsfilter när ni behöver hitta poster som hör till godkännanden eller andra arbetsflödesuppgifter.
Deep Search söker även i indexerat innehåll i dokument och skannade filer som stöds, bland annat PDF, DOCX, PNG och JPG. OCR-kvaliteten beror på skanningskvalitet och språk. XLSX-innehåll ingår inte i OCR-innehållssökningen.
Exportera sökresultat med metadata till Excel eller CSV. Resultaten omfattar bara de poster som användaren har behörighet att se.
Gör datum i posterna till påminnelser
Ställ in automatiska formulärpåminnelser före eller efter ett datumfält, med valfria villkor och utvalda mottagare. Reglerna kan gälla både befintliga och nya poster.
Skicka till exempel en påminnelse 30 dagar före avtalets slutdatum, men bara om status är Aktiv. Välj en användare, grupp, e-postadress eller ett mottagarfält som stöds och inkludera värden från posten i meddelandet.
Då ingår tidsfristerna i postens upplägg i stället för i en separat kalender som någon måste komma ihåg att underhålla.
Bestäm vad som ska hända när bevarandetiden löper ut
Folderit sparar som standard filer utan tidsgräns. Med automatiserat bevarande och gallring som finns i Medium och Tailor väljer ni tidsperiod, startdatum och åtgärd.
- Välj startpunkt.Använd ett relevant metadatadatum, som skapandetid, senaste ändring eller godkännande, för att bestämma när bevarandetiden börjar räknas.
- Välj slutåtgärd.Flytta filer till en arkivmapp, lägg dem i papperskorgen eller radera dem permanent. Vid arkivering kan den befintliga mappstrukturen bevaras.
- Ange omfattning och undantag.Tillämpa inställningarna på en mapp och vid behov dess undermappar. Åsidosätt ärvda inställningar för enskilda filer eller mappar som behöver en annan bevarandetid.
Visa Retention end i mapplistan och använd Dashboard & Reports för att se filer som närmar sig datumet. Organisationen avgör vilka bevarandetider och åtgärder som är lämpliga. Folderit utför de inställningar ni har gjort.
Styr åtkomsten och håll ihop historiken
Bestäm vem som får göra vad
Dela poster med de personer och grupper som behöver dem. I Tailor ger anpassade behörigheter möjlighet att skilja på exempelvis förhandsgranskning, nedladdning, versionsuppdatering, delning och radering.
Dynamisk vattenmärkning är ett tillägg som köps separat. För information om drift och skydd, se Folderits säkerhet och alternativet för lokal installation.
Behåll besluten tillsammans med handlingen
Använd dokumentarbetsflöden för granskning, godkännande, läskvittens och underskrift. Lägg deltagarna parallellt, i följd eller i anpassade steg och välj vid behov att objektet ska flyttas till en annan mapp efter ett godkänt resultat.
Arbetsflödets detaljer visar deltagare, beslut, kommentarer och tidsstämplar. Välj den underskriftsmetod och det abonnemang som passar processen.
Håll ihop filversionerna
Ladda upp en ersättningsfil som en ny filversion för att behålla tidigare versioner med gemensamma metadata. Versionslistan visar den aktuella filen och vilken version varje arbetsflödesuppgift hör till.
Ett godkännande av en tidigare version innebär inte att den nya versionen är godkänd. Skicka den reviderade filen för eget godkännande när processen kräver det.
Hitta och exportera aktivitetshistorik
Administratörer kan filtrera det globala granskningsspåret efter datum, användare, omfattning och åtgärd, till exempel för att granska nedladdningar eller raderingar under en viss period.
Exportera granskningsloggen som XLSX, ODS eller CSV för granskning. Det ger teamet en aktivitetshistorik att gå igenom tillsammans med egna policyer och rutiner.
Börja med ett register som teamet använder varje vecka
Det här är exempel på upplägg som ni kan anpassa till organisationen.
Incidentregister
Samla datum, plats, avdelning, beskrivning, ansvarig och foton för incidenten. Gör viktiga fält obligatoriska och filtrera efter avdelning eller datum inför uppföljning.
Avtalsregister
Registrera motpart, ansvarig, status och slutdatum och bifoga avtalet. Ställ in en förnyelsepåminnelse och ett numreringsschema så att alla hänvisar till samma post.
Utrustningsregister
Lagra utrustnings-ID, plats, ansvarig och servicedatum i ett formulär. Ett kontrollformulär kan använda ett relationsfält för att välja en befintlig utrustningspost och därmed koppla varje kontroll till rätt utrustning.
Börja med att komma överens om fält, åtkomst och granskningsdatum för en handlingstyp. Testa upplägget med några representativa poster innan ni inför det på en hel avdelning.
Se hur era handlingar skulle fungera i Folderit
Ta med ett exempel på ett register, formulär eller bevarandeförfarande till en demo, eller prova att bygga det själv.
Jämför abonnemang och funktioner för ert team.