Anpassade arbetsflödesmetoder

Med anpassade arbetsflödesmetoder kan administratörer anpassa Folderits standardbeteende till organisationens terminologi och beslutsprocesser.

Ett vanligt godkännandeflöde kan till exempel presenteras som Ledningsgranskning, Kvalitetskontroll, Juridisk granskning eller en annan intern process. Grundbeteendet för godkännande är detsamma, men metodnamn, åtgärdsknappar, resultatetiketter, meddelanden, färger, delegeringsregler och filåtkomst kan anpassas.

Var anpassade metoder hanteras

Gå till:
Verktyg för administratörer → Arbetsflöden → Metoder

Sidan innehåller:

• Basmetoder – Folderits standardmetoder för arbetsflöden;
• Anpassade metoder – metoder som skapats särskilt för organisationen.

Aktivera eller inaktivera standardmetoder

Tillgängliga standardmetoder kan aktiveras eller inaktiveras för hela kontot.

Om organisationen till exempel inte använder DocuSign eller eID kan du inaktivera dessa metoder så att de inte visas när användarna skapar arbetsflöden.

När en metod inaktiveras försvinner den från organisationens tillgängliga arbetsflödesalternativ. Befintliga anpassade metoder som bygger på den ersätts eller ändras inte.

Klicka på Spara när du har ändrat vilka metoder som är aktiva.

Skapa en anpassad arbetsflödesmetod

Klicka på +Anpassad metod högst upp på sidan Metoder.

1. Välj en basmetod

Välj den Folderit-metod vars beteende den nya metoden ska använda.

Tillgängliga basmetoder kan omfatta:

• Godkännande
• Läsbekräftelse
• DocuSign
• eSign
• eID
• Fyll i fälten

Den valda basmetoden avgör vilka åtgärder som är tillgängliga och hur arbetsflödet fungerar.

Till exempel:

• en metod baserad på Godkännande kan innehålla godkännande, avslag och förtydligande;
• en metod baserad på Läsbekräftelse innehåller normalt en kvitteringsåtgärd;
• en metod baserad på eSign följer processen för elektronisk signering;
• en metod baserad på Fyll i fälten ber mottagaren komplettera eller uppdatera fält i en formulärpost.

2. Ange standardetikett

Fältet Standardetikett är namnet som användarna ser när de väljer metoden i ett arbetsflöde.

Exempel:

• Ledningsgranskning
• Juridiskt godkännande
• Kvalitetskontroll
• Bekräftelse av policy
• Publiceringstillstånd

3. Konfigurera delegering

Aktivera Tillåt delegering om mottagarna ska kunna delegera sin uppgift till en annan användare.
Inaktivera alternativet om den utsedda mottagaren måste utföra uppgiften personligen.

4. Konfigurera filåtkomst i arbetsflödet

Välj vilken åtkomst arbetsflödets mottagare får till objektet.

Tillgängliga alternativ kan omfatta:

• Ingen åtkomst
• Förhandsvisning
• Läsare
• Redaktör
• Anpassad

Inställningen avgör om själva arbetsflödesuppgiften ger åtkomst till förhandsvisning, hämtning eller redigering av filen.

5. Anpassa rubriktexter i arbetsflödet

Klicka på Anpassa arbetsflödesmeddelanden för att ändra meddelanden för olika arbetsflödesstatusar.

Det kan omfatta meddelanden för:

• en aktiv uppgift;
• en delegerad uppgift;
• en begäran om förtydligande;
• ett godkännande;
• ett avslag.

Platshållare som beställarens eller mottagarens namn kan användas där det stöds.

6. Anpassa tillgängliga åtgärder

Åtgärderna beror på vald basmetod.

För varje tillgänglig åtgärd kan du konfigurera:

• om åtgärden är aktiverad;
• knappfärg;
• knappetikett;
• resultatetikett;
• åtgärdsordning.

En metod baserad på Godkännande kan till exempel använda:

• Skicka tillbaka för ändring i stället för Avvisa;
• Begär mer information i stället för Begär förtydligande;
• Acceptera i stället för Godkänn.

Även resultatetiketterna kan anpassas, till exempel:

• Tillbakaskickad för ändring
• Information begärd
• Accepterad

7. Spara metoden

Klicka på Spara för att skapa den anpassade metoden.

Metoden visas sedan i listan Anpassade metoder, där den kan aktiveras, inaktiveras eller redigeras.

Var anpassade metoder kan användas

Aktiverade anpassade metoder kan användas överallt i Folderit där arbetsflödesmetoder är tillgängliga, bland annat i:

• manuella arbetsflöden som startas från objektets meny Arbetsflöde;
• automatisering av arbetsflöden på mappnivå;
• visuella arbetsflödesautomatiseringar;
• arbetsflödesmallar;
• anpassade arbetsflöden med flera steg.

Organisationens terminologi och beteende kan därmed användas konsekvent i både manuella och automatiserade processer.

Exempel: en anpassad godkännandemetod

En organisation kan skapa metoden Ledningsgranskning baserad på Godkännande.

Den kan använda:

• Skicka tillbaka för ändring i stället för Avvisa;
• Begär mer information i stället för Begär förtydligande;
• Acceptera i stället för Godkänn;
• egna rubrikmeddelanden;
• förhandsvisningsåtkomst till filen;
• aktiverad delegering.

Användarna väljer då Ledningsgranskning där metoden är tillgänglig, medan Folderit fortsätter använda samma grundlogik för godkännande.

Exempel: en anpassad metod baserad på Fyll i fälten

Fyll i fälten ber en mottagare komplettera eller uppdatera valda eller samtliga fält i en befintlig eForm-post. Använd den som basmetod när uppgiften ska ha ett organisationsanpassat namn, till exempel Komplettera incidentuppgifter eller Lägg till ekonomiinformation.

Följ stegen ovan och välj Fyll i fälten som Basmetod. Ange det egna namnet i Arbetsflödesnamn och konfigurera sedan Tillåt delegering och Filåtkomst för deltagare för processen.

Använd Anpassa arbetsflödesmeddelanden för att ändra texten som mottagarna ser. Under Beslutsalternativ är slutförandeåtgärden Fyll i fälten. Standardetiketten för knappen är Fyll i fälten och standardetiketten för resultatet är Ifyllda fält. Du kan anpassa färg och etiketter, till exempel:

• Arbetsflödesnamn: Komplettera incidentuppgifter
• Knappetikett: Skicka incidentuppgifter
• Resultatetikett: Incidentuppgifter kompletterade

Klicka på Spara och kontrollera att den anpassade metoden är aktiverad. Den kan sedan väljas för en mottagare i ett manuellt arbetsflöde, en arbetsflödesmall eller steget Begär åtgärd i automatiseringsbyggaren där metoden är tillgänglig för formulärposten.

Den anpassade metoden behåller grundbeteendet för ifyllnad av fält. Konfigurera Synligt fältfilter och Redigerbara fält separat för varje mottagare i arbetsflödesförfrågan. Valen avgör vilka formulärfält mottagaren kan se och ändra, och är separata från metodens filåtkomst för deltagare. Se Arbetsflöden för ifyllnad av fält för fältval och instruktioner till mottagare.

OBS: Anpassade arbetsflödesmetoder ändrar hur arbetsflödet presenteras och konfigureras, men bygger fortfarande på vald standardmetod.
Basmetoden avgör grundbeteendet. Anpassning gör att organisationen kan ändra terminologi, tillgängliga åtgärder, åtkomst och presentation utan att skapa en helt ny arbetsflödesmotor.