Översikt och rapporter
Arbetsytans administratörer kan använda Översikt och rapporter för att få en överblick över filerna i den aktuella arbetsytan och öppna rapporter om dubbletter, väntande arbetsflöden, bevarande och utgångsdatum.
Öppna Översikt och rapporter
Logga in som administratör för arbetsytan, välj den arbetsyta du vill granska och klicka på Översikt och rapporter under Verktyg för administratörer. Välj en rapport i översikten. I en rapport kan du använda flikarna högst upp för att byta till en annan rapport.
Tillgängliga rapporter
- Dubbletter – identifierar dubblettfiler genom att jämföra deras filhashar.
- Väntande arbetsflöden – visar arbetsflöden som väntar på ett beslut eller en åtgärd, inklusive godkännanden, läsbekräftelser och signeringsflöden.
- Närmar sig bevarandets slut – listar dokument vars bevarandeperiod slutar inom de närmaste 30 dagarna.
- Närmar sig utgångsdatum – listar förfallna dokument och dokument vars Utgångsdatum infaller inom de närmaste 30 dagarna.
- Alla filer – ger en översikt över filerna i arbetsytan.
Hitta förfallna dokument
I rapporten Närmar sig utgångsdatum har förfallna dokument en röd markering (en ljusröd bakgrund över hela raden), vilket gör dem lätta att upptäcka. Kolumnen Går ut om visar också hur länge sedan ett dokument förföll, till exempel ”Förföll för 21 dagar sedan”, eller hur snart ett kommande dokument förfaller.
Rapporten använder dokumentets metadatafält Utgångsdatum, inte tidsfrister för uppgifter eller arbetsflöden. Dokumentfältet visas också i dokumentets detaljvy och i listvyn när dess kolumn är aktiverad. Arbetsflödets fält Tidsfrist är separat.
Exportera en rapport
Öppna en rapport och använd länkarna Ladda ner rapport ovanför tabellen. Tillgängliga exportformat är XLSX, ODS, CSV och PDF.