Arbetsflödesmallar

Med arbetsflödesmallar kan du spara vanliga processer för godkännande, läsbekräftelse, signering och andra arbetsflöden, så att användarna kan starta dem utan att bygga upp flödet på nytt varje gång.

De passar för inköpsgodkännanden, avtalssignering, läsbekräftelser av policyer, fakturagranskning, introduktion av medarbetare, incidenthantering, dokumentpublicering och andra återkommande verksamhetsprocesser.

Skapa en arbetsflödesmall

Gå till:
Verktyg för administratörer → Arbetsflöden → Arbetsflödesmallar → Lägg till arbetsflödesmall

Ange ett tydligt namn som hjälper användarna att förstå arbetsflödets syfte. Till exempel: ”Godkännande och signering av inköpsbegäran”

Välj arbetsflödets ordning

Välj hur arbetsflödet ska fortskrida:

• Parallell – alla mottagare får sina uppgifter samtidigt.
• Seriell – varje mottagare får uppgiften först när den föregående mottagaren har slutfört den.
• Anpassad – skapa flera steg och kombinera parallell och seriell bearbetning i ett arbetsflöde.

Använd Anpassad när ett objekt först måste granskas av flera personer och sedan skickas vidare till en annan mottagare för signering eller annan åtgärd.

Välj arbetsflödesmetoder

Välj vilka metoder som får användas i mallen:

• Godkännande
• Läsbekräftelse
• eSign
• Alla anpassade arbetsflödesmetoder som har skapats för din arbetsyta

Olika metoder kan kombineras i samma anpassade arbetsflöde. Till exempel kan flera mottagare godkänna en inköpsbegäran i steg 1, följt av en eSign-uppgift för ekonomichefen i steg 2.

Välj var mallen kan användas

Under Tillgänglig för väljer du de objekttyper som arbetsflödesmallen ska vara tillgänglig för:

• Fil – gör mallen tillgänglig för enskilda filer.
• Mapp – gör mallen tillgänglig för mappar och automatiska arbetsflöden på mappnivå.
• Länk – gör mallen tillgänglig för länkobjekt.

Du kan också begränsa arbetsflödesmallen till en viss e-formulärdatatyp, till exempel en incidentrapport eller inköpsbegäran. Det gör att användarna bara ser arbetsflödesmallar som är relevanta för objektet de arbetar med.

Lägga till mottagare

Klicka på +Användare eller +Grupp för att lägga till mottagare i arbetsflödet.

För varje mottagare:

1. Ange eller välj mottagaren.
2. Välj den arbetsflödesmetod som personen måste slutföra.
3. Lägg vid behov till en anteckning som förklarar vad personen ska granska eller göra.
4. Välj vilken information mottagaren får se.

Synlighetsalternativen omfattar:

• Visa metadata
• Visa relaterade objekt
• Visa mottagarlista för denna mottagare

Mottagarens anteckningar kan vara olika för varje deltagare. En avdelningschef kan till exempel ombes bekräfta det verksamhetsmässiga behovet, medan ekonomiavdelningen ombes kontrollera den tillgängliga budgeten.

Bygg ett anpassat arbetsflöde

I ett anpassat arbetsflöde ordnas mottagarna i numrerade steg.

Mottagare i samma numrerade steg arbetar parallellt. Nästa steg börjar först när det aktuella steget har slutförts framgångsrikt.

I exemplet nedan:

• Steg 1 innehåller tre mottagare för godkännande.
• Steg 2 innehåller en eSign-mottagare.
• eSign-uppgiften startar först när steg 1 uppfyller sin acceptansregel.

Konfigurera regler för godtagande och avslag

För ett steg med flera parallella mottagare klickar du på inställningsikonen i stegets sammanfattning för att ange hur många som måste godta och hur många avslag som gör att steget misslyckas.

Du kan välja hur många godtaganden som krävs:

• Alla mottagare
• Fast antal
• Procent

Du kan också välja när steget ska misslyckas baserat på avslag:

• Fast antal
• Procent

Till exempel:

2 godtaganden krävs · misslyckas vid 2 avslag

Med tre granskare innebär detta att steget lyckas när två valfria mottagare godkänner. Det misslyckas när två mottagare avslår. Arbetsflödet fortsätter sedan till nästa steg eller stoppas, beroende på resultatet.

Ett steg med bara en mottagare behöver ingen separat tröskel för godtagande eftersom mottagaren måste slutföra den tilldelade uppgiften.

Ordna om eller ta bort mottagare

Använd draghandtaget bredvid en mottagare för att ändra personens position eller flytta personen mellan steg.

Använd papperskorgsikonen för att ta bort en mottagare.

Kontrollera de numrerade stegmarkeringarna innan du sparar för att se till att alla mottagare är grupperade i rätt steg.

Spara arbetsflödesmallen

Klicka på Spara när arbetsflödets struktur är klar.

Mallen kan sedan väljas när ett arbetsflöde startas för en fil, mapp, länk eller e-formulärpost som stöds. Den kan också användas i arbetsflödesautomatisering där det är tillämpligt.

Exempel på användning

En inköpsbegäran kan följa denna process:

1. Avdelningschefen, ekonomiavdelningen och inköpsavdelningen får godkännandeuppgifter samtidigt.
2. Två valfria godkännanden räcker för att fortsätta.
3. Två avslag stoppar processen.
4. När de nödvändiga godkännandena har kommit in får ekonomichefen objektet för slutlig eSign.

Det minskar onödiga förseningar samtidigt som begäran får den granskning och det slutliga godkännande som krävs.