Enklare avtalshantering

Ett lättanvänt system för avtalshantering

Ett system för avtalshantering hjälper verksamheten att skapa, hantera, godkänna, underteckna och fullfölja avtal mellan exempelvis medarbetare, arbetsgivare, leverantörer och kunder. Folderit hjälper team att ta fram enhetliga avtal från återanvändbara mallar och strukturerade uppgifter i förfrågningar och sedan hantera hela avtalets livscykel i ett effektivt, välordnat och säkert system.
Starta din provperiod
Används av företag över hela världen

Funktioner för avtalshantering

Säkert avtalsarkiv – molntjänst, dedikerat moln eller lokal installation

Folderit samlar hela er avtalsportfölj i ett säkert system, oavsett om ni väljer molntjänst, dedikerad molnmiljö eller lokal installation. Juridik, inköp och verksamhet arbetar med samma avtalsuppgifter och arbetsflöden, samtidigt som IT kan uppfylla krav på dataplacering, säkerhet och integration.

Avancerad OCR för skannade avtal

Folderits flerspråkiga OCR gör skannade avtal, PDF-filer och bildbaserade bilagor till sökbara handlingar. Hitta rätt avtal direkt via motpartens namn, en formulering i en klausul, avtals-ID eller förnyelsedatum, även när uppgiften bara finns på en skannad underskriftssida eller i en bilaga.

Hitta avtal och klausuler direkt

Använd utförliga metadata och fulltextsökning för att hitta avtal på några sekunder. Filtrera efter motpart, värde, jurisdiktion, status, förnyelsevillkor eller ansvarig för exempelvis leverantörsgranskning, kundförnyelser och due diligence vid företagsförvärv. Dokumentera återkommande sökkriterier så att rätt avtal kan hittas konsekvent. Inbyggda sparade sökningar eller vyer ska inte förutsättas; sådana behov kan diskuteras som anpassning.

Avtalsgenerering, utkast och elektroniska underskrifter

Generera avtalsutkast från återanvändbara mallar och strukturerade förfrågningsformulär. Samarbeta sedan kring ändringsförslag och följ varje version i en kontrollerad miljö. Inbyggda godkännandeflöden och integrerade underskriftsverktyg, Folderit eSign eller DocuSign, hjälper er att skicka avtalen till rätt personer, undvika att fel version undertecknas och behålla spårbarhet från första utkast till färdigt undertecknat avtal.

En gemensam källa för varje avtal

Samla varje avtal och dess underlag i en strukturerad vy: ramavtal, sekretessavtal, uppdragsbeskrivningar, ändringsbeställningar, korrespondens och riskbedömningar. Folderit kopplar ihop materialet så att hela kedjan av dokument och åtgärder finns på samma plats vid förhandling, tvist eller utredning.

Granska och godkänn avtal i mobilen

Granska, kommentera och godkänn avtal säkert från valfri enhet. Säljare, chefer och jurister kan föra affärer vidare från kontoret, kundbesöket eller distansarbetsplatsen. Det minskar flaskhalsar och kortar avtalstider utan att kontrollen går förlorad.

Detaljerade avtalsbehörigheter och granskningsspår

Detaljerade behörigheter styr vem som får visa, redigera och godkänna känsliga avtal, till exempel anställningsavtal, avtal om företagsförvärv och stora leverantörsavtal. Utförliga granskningsspår registrerar vem som öppnat, ändrat och godkänt varje dokument och när. Det stärker intern kontroll och ger stöd vid interna och externa revisioner.

Automatiserat bevarande och kontroll av avtalsförnyelser

Definiera bevaranderegler efter avtalstyp, region eller verksamhetsenhet och arkivera eller markera avtal automatiskt enligt era policyer. Folderit hjälper er att hålla reda på förnyelse- och uppsägningsdatum, minska risken för oönskade automatiska förlängningar och behålla underlag om hur avtal har lagrats, använts och avvecklats.
Upptäck alla funktioner
Kontaktuppgifter till Folderit

Ett enda säkert avtalsarkiv

Folderits avtalshanteringssystem samlar alla avtal i ett säkert arkiv och fungerar tillsammans med Microsoft 365 / Office 365. Generera avtalsutkast med Folderit Document Generator och skriv och redigera i välbekanta Office-verktyg. Folderit hanterar versioner, godkännanden och juridiskt bindande elektroniska underskrifter via Folderit eSign eller DocuSign. Plattformen stöder hela avtalets livscykel, från inlämning och avtalsgenerering till förhandling, underskrift, lagring och förnyelse, med anpassningsbara arbetsflöden, metadata och granskningsspår. Det gör Folderit till ett bra val för organisationer som vill ha smidig avtalshantering med stöd för regelefterlevnad utan ett tungt och komplext införande av ett CLM-system. Med Folderit Document Generator kan team omvandla strukturerade eForm-uppgifter eller avtalsförfrågningar till enhetliga avtalsutkast i PDF och DOCX med återanvändbara mallar. Det är särskilt användbart för sekretessavtal, uppdragsbeskrivningar, anställningsavtal, leverantörsavtal, tjänsteavtal och andra återkommande dokument som ska följa godkända formuleringar och grafisk profil.

Ett typiskt flöde för att skapa avtal i Folderit ser ut så här:

  1. Utse en avtalsansvarig, till exempel projekt- eller teamledare, som driver processen.
  2. Samla in krav och kommersiella och juridiska villkor från alla parter.
  3. Genomför due diligence och bifoga underlag.
  4. Generera eller skriv avtalet från en godkänd mall och fastställ villkor, klausuler och skyldigheter.
  5. Skicka utkastet för intern granskning och godkännande via arbetsflöden.
  6. Arbeta in återkoppling och följ ändringar med fullständig versionshistorik.
  7. Skicka avtalet för elektronisk underskrift med Folderit eSign eller DocuSign.
  8. Arkivera det undertecknade avtalet med metadata, behörigheter, bevaranderegler och påminnelser om viktiga datum, till exempel förnyelse eller upphörande.

Avtalsregister i Folderit

En tydlig översikt över avtalshanteringen

Folderits avtalsöversikt hjälper er att hålla alla avtal i fas. Ange tidsfrister för granskningar, godkännanden och förnyelser och använd återkommande påminnelser så att viktiga milstolpar inte missas. Aviseringar uppmärksammar er på viktiga händelser, till exempel ett uppdaterat avtal, ett slutfört arbetsflödessteg eller en kommande tidsfrist. Ni ser alltid var varje avtal befinner sig. Komplettera avtal och utkast med metadata som motpart, avtalstyp, värde, ansvarig, jurisdiktion och förnyelsedatum. Lägg till egna anpassade metadatafält som passar er interna struktur och rapportering. Tillsammans med OCR-sökningen gör det enkelt att hitta rätt avtal via en viss uppgift, även när informationen ligger i skannade PDF-filer eller bildbaserade dokument. Sökningen blir ännu mer användbar med Folderits dokumentkopplingar. Koppla ihop relaterade objekt, till exempel ett ramavtal med sekretessavtal, uppdragsbeskrivningar och fakturor, så får ni hela sammanhanget när avtalet hämtas. Inför förnyelse, omförhandling eller uppsägning finns alla underlag ett klick bort.

Vad våra kunder säger

  • ”Vi har använt Folderit under de senaste fem åren och är helt nöjda med lagringen av dokument som rör vårt kvalitetsledningssystem (QMS). Folderit är otroligt användarvänligt, säkert och prisvärt, och gör våra dokument tillgängliga var som helst, när som helst.”
    Sjoerd K. / Verkställande chef
    MedCat / Nederländerna
  • ”Fantastiskt – det här är en utmärkt tjänst och vi är MYCKET nöjda hittills. Och supportteamets fina bemötande bidrar förstås!”
    MIKE L.
    Australien
  • ”Folderit har förändrat arbetet för vårt leverantörsreskontrateam. Vi började använda det för att organisera fakturor och kvitton, och det har gjort vardagen så mycket enklare. Metadatafälten är väldigt praktiska – vi kan märka allt med leverantörsnamn, datum och belopp, vilket gör det enkelt att hitta uppgifterna senare.”
    Paul K. / Operativ chef
    Crabtree’s Carpet & Flooring / USA
  • ”Jag har använt provversionen de senaste dagarna och måste säga att det här är en av de allra bästa programvaror jag någonsin har använt. Intuitiv, smart och med massor av möjligheter under ytan. Allt finns precis där det ska, och även fakturering och abonnemang är tydliga.”
    PHIL B.
    Storbritannien
  • ”Jag vill gärna säga att jag alltid är nöjd med er kundservice. När jag har frågor svarar ni snabbt, ger tydliga svar och hjälper mig på ett mycket bra sätt.”
    LAURA S.
    Australien
Alla kundomdömen
Används av ledande företag över hela världen
Kontaktuppgifter till Folderit

Folderit förenklar arbetet med att skapa avtal

Ett färdigt avtal har ofta gått igenom många ändringar, från små justeringar till stora omarbetningar. Med Folderit kan ni spara versioner allteftersom dokumentet utvecklas. Versionerna delar enhetliga metadata som kan följa dokumentet efter behov. Även när avtalsvillkoren ändras ofta har ni därför alla tidigare versioner nära till hands i avtalshanteringssystemet.

Generera avtal från återanvändbara mallar

Folderit Document Generator hjälper team att skapa enhetliga avtalsutkast från strukturerade eForms eller förfrågningsuppgifter och återanvändbara dokumentmallar. I stället för att kopiera uppgifter till gamla filer förbereder ni en godkänd mall en gång och använder den för sekretessavtal, leverantörsavtal, anställningsavtal, uppdragsbeskrivningar, kundavtal och andra återkommande avtalsdokument.

Genererade avtal kan sparas direkt i Folderit, laddas ned som PDF eller DOCX eller e-postas från systemet. När de har sparats ingår de i samma kontrollerade miljö för metadata, versionshistorik, godkännanden, elektroniska underskrifter, granskningsspår, bevarande och säker långtidslagring.

En av de största utmaningarna när avtal tas fram är att få alla parter att enas om villkoren. Varje deltagare har sina ändringar och synpunkter, och flera samtidiga bearbetningar kan göra det svårt att hålla ihop arbetet. Folderit stöder processen genom att låta alla godkänna samtidigt eller i en bestämd ordning. Det förenklar både framtagandet och det slutliga godkännandet. Den som vill lämna tillbaka dokumentet med synpunkter kan göra det i Folderit. Ni kan även ställa in automatiska arbetsflöden för godkännande och inbyggda arbetsflöden för elektronisk underskrift samt integration med DocuSign för att ytterligare förenkla godkännande och undertecknande. Folderit har även en funktion för granskningsspår som registrerar vilken användare som öppnade vilken fil och när. Det är ett viktigt underlag för regelefterlevnad och för att se om en viss användare har öppnat filen.

Elektronisk underskrift i ett avtalshanteringssystem

Säker hantering av avtal

Att nå en gemensam överenskommelse mellan två eller flera parter innebär viss sårbarhet och risk. En stor utmaning när känslig företagsinformation hanteras är att hitta rätt balans mellan säkerhet och tillgänglighet. Uppgifterna behöver skyddas mot obehörig åtkomst samtidigt som rätt personer snabbt ska kunna nå dem. Folderit möter detta med flera skyddslager. Allt innehåll skyddas med 256-bitars kryptering på banknivå, en standard som skulle ta även mycket avancerade superdatorer miljarder år att forcera. All dataöverföring till och från systemet skyddas med Secure Socket Layer-kryptering (SSL) mot avlyssning. IP-baserad behörighetsstyrning ger ytterligare kontroll genom att ange exakt vilka nätverk som får ansluta och blockera inloggningsförsök utanför godkända platser. En personlig lagringsenhet kan dessutom skadas fysiskt, oavsett säkerhetsnivå. Folderit lagrar innehållet på tre separata, lika säkra platser så att det förblir tillgängligt även vid allvarliga händelser. Med rätt inloggningsuppgifter kan ni nå det från alla internetanslutna smarta enheter, från en avancerad dator till en vanlig mobiltelefon.

Vanliga frågor

Ett avtalshanteringssystem förenklar skapande, godkännande, lagring, uppföljning och förnyelse av avtal. Folderit hjälper företag att säkert hantera hela avtalets livscykel i molnet. Ni vet var avtalen finns, vem som har åtkomst och när viktiga datum eller godkännanden infaller.

Ja. Folderit har anpassningsbara arbetsflöden för godkännande och automatiska påminnelser om tidsfrister, förnyelser och slutdatum. Det hjälper er att undvika att avtal löper ut obemärkt och att hålla interna processer enhetliga och i linje med kraven.

Folderit använder kryptering på banknivå, detaljerad behörighetsstyrning, granskningsspår och flerfaktorsautentisering för att skydda era avtal. Ni styr vem som ser vad, följer åtgärder på dokumenten och får stöd för strikta efterlevnadskrav.

Ja. Folderit erbjuder versionshantering, kommentarer, metadatamärkning och kontrollerad delning så att team kan samarbeta utan att tappa bort revideringar. Även externa partner kan få säker åtkomst via tidsbegränsade länkar eller behörighetsstyrd delning.

Ja. Folderit integreras med Microsoft Office, DocuSign och olika automatiseringsverktyg. Ni kan även använda vårt API för att ansluta Folderit till interna system och arbetsflöden, så att godkännande och lagring av avtal fungerar smidigt i hela organisationen.

Ja. Folderit Document Generator kan skapa avtalsutkast i PDF och DOCX från återanvändbara mallar och strukturerade eForm- eller förfrågningsuppgifter. Team kan standardisera sekretessavtal, uppdragsbeskrivningar, anställningsavtal, leverantörsavtal och andra återkommande dokument och sedan hantera filerna i Folderit med metadata, arbetsflöden, elektroniska underskrifter, granskningsspår, bevarande och säker lagring.

Kom igång gratis

Världens mest användarvänliga dokumenthanteringssystem för säker dokument- och avtalshantering, dokumentgenerering, elektroniska underskrifter och smidig regelefterlevnad.
Börja gratis
Blogg

Läs mer i vår blogg

Visa alla