Numrering av dokument och formulärposter
Folderit stöder automatisk numrering av dokument i mappar och av poster som skapas från formulärmallar. Välj den inställningsväg som passar objekten du vill numrera. En videoguide om mappbaserad dokumentnumrering finns i slutet av artikeln. Numrering finns i planerna Medium och Tailor.
Numrering av dokument i mappar
Gå till mappen där du vill ha automatisk numrering (eller till den överordnade mappen för undermappar som ska använda samma automatisering). Klicka på Numrering i verktygsfältet.
Dialogrutan för automatisk dokumentnumrering visas.
Klicka på Aktivera för att se följande fält:
- Namn – schemats namn eller beskrivning för dig och ditt team.
- Schema – låter dig ange text och använda dynamiska delar som datum, tid och naturligtvis Nummer, som ökar med ett för varje uppladdat dokument.
- Nästa nummer – det nummer som den automatiska numreringen börjar med. Standardvärdet är 1, men det kan vara något annat.
- Numrera följande objekt – här kan du välja flera typer av resurser som ska behandlas likvärdigt och numreras enligt inställningarna. Du kan alltså numrera filer, länkar och även mappar, till exempel om en undermapp med alla sina filer ska räknas som ett komplett dokument.
- Återställningsfrekvens – om du vill att nummerräknaren ska återställas efter en viss tid ställer du in det här. Om du till exempel vill att det första dokumentet den 1 januari ska få nummer 1 igen väljer du Månad: januari och Dag: 1 för återställningen.
- Tillämpa på undermappar – aktivera detta om samma automatiska numrering även ska gälla mappar på lägre nivåer under den överordnade mappen.
Dokumentnumret som nu läggs till varje dokument någon laddar upp till mappen (eller dess undermappar) visas som en del av dokumentets metadata i detaljvyn (när du klickar på filen).
Om du även vill se dokumentnumret i listvyn anpassar du dess kolumner. Klicka på Kolumner i verktygsfältet, sedan på den blå plusikonen för att lägga till en kolumn och sök efter fältet Dokumentets nummer.
Resultatet ser ut ungefär så här:
För att se alla nummerscheman och dokumentregistret kan kontoadministratörer använda vyn Verktyg för administratörer > Numrering. Där visas kontots tillgängliga nummerscheman. Scheman kopplade till borttagna mappar eller formulärmallar döljs i listan och visas igen när dessa mappar eller mallar återställs. Klicka på ett schema för att se alla dess filer.
Under Sök > Avancerad sökning finns ett separat fält Nummer: för att söka efter dokumentnummer.
Numrering av formulärposter
För att konfigurera numrering av formulärposter öppnar du numreringsinställningarna från formulärmallen. Dialogrutan Numrering av formulärposter har en formulärväljare, så ett schema kan användas för flera mallar.
- Gå till Verktyg för administratörer → Formulärmallar.
- Öppna kugghjulsmenyn i mallens kolumn Åtgärder .
- Välj Konfigurera numrering.
- Välj Aktiv under Status.
- Under Tillämpa på formulärväljer du formulärmallarna som schemat ska gälla för. Mallen som dialogrutan öppnades från är förvald. Du kan välja flera mallar.
- Ange ett beskrivande Namn för schemat.
- Bygg Schema med fast text och kontrollen + för fält som Nummer och datum- eller tidsdelar.
- Ange Nästa nummer och granska Förhandsvisning.
- Välj Återställningsfrekvens och eventuella tillhörande datuminställningar.
- Välj Spara.
Återställningsalternativ för formulärnumrering
- Aldrig: ingen schemalagd återställning.
- Årlig: välj Månad och Dag.
- Månatlig: välj Dag.
- En gång i veckan: välj Veckodag.
- Daglig: inget ytterligare datumval.
Väljaren Dag innehåller Sista dagen. Schemats fältväljare innehåller två- och fyrsiffriga årtal, månads- och dagsdelar samt tidsdelar.
Formulärmallens Record name pattern anger det namn som visas för en post. Automatisk numrering konfigureras separat via Konfigurera numrering. Se eFormulär (formulärmallar) för att skapa formulär eller Automatiska påminnelser för formulärposter för datumbaserad uppföljning.