Dokumenthantering för vården
Hantera vårdens dokument, anpassade formulär och granskningar i en kontrollerad arbetsyta.
Ge personalen en gemensam plats för patientkorrespondens, externa utlåtanden, policyer och verksamhetsinformation. Folderit samlar sökbara filer, strukturerade data, versionshistorik och godkännandebeslut, med behörigheter för de personer som utför arbetet.
Sök i filer och formulärfält och begränsa sedan resultaten efter de uppgifter som ditt team använder.
Bygg eForms med obligatoriska fält och stödjande bilagor.
Tilldela granskningar, följ svaren och påminn ansvariga personer.
Ersätt utspridda formulär med sökbar verksamhetsinformation
En bilaga berättar bara en del av historien. Vem ansvarar för uppföljningen? När ska nästa kontroll göras? Folderit eForms låter dig samla in dessa uppgifter som strukturerade poster, med obligatoriska fält, datum, valda användare och bifogade filer. Formulärposter finns i mappar och kan sökas, granskas och skyddas med behörigheter.
Avvikelse- och uppföljningsregister
Skapa fält för händelsedatum, plats, kategori, saklig beskrivning och ansvarig granskare. Spara underlaget tillsammans med posten och använd en uppföljningsuppgift för att begära in utredning eller uppgifter om korrigerande åtgärder.
Serviceregister för utrustning
Registrera utrustningsreferens, servicedatum, serviceleverantör, nästa servicedatum och servicerapport. Visa uppgifterna som kolumner i mapplistan så att teamet kan granska registret utan att öppna varje post.
Behörighetsbevis och förnyelsedatum
Samla yrkeslegitimationer, leverantörscertifikat och andra handlingar som behöver förnyas, med slutdatum och ansvarig person. Ställ in datumbaserade formulärpåminnelser, till exempel 30 dagar före utgången, med villkor och mottagare som matchar din process.
Med Tailor skapar ni mallarna efter organisationens rutiner. Välj den information som varje formulär behöver och vilken åtkomst respektive team ska ha.
Förvandla en inskickad post till ett tydligt nästa steg
Använd Workflow Designer för att koppla ihop utlösande händelser, villkor och uppgifter. Konfigurera exempelvis följande interna uppföljning av en avvikelse:
- Registrera rapportenEn medarbetare skickar in avvikelsen med ett eForms-formulär i den överenskomna mappen, med nödvändiga sakuppgifter och eventuella bilagor.
- Be granskaren att slutföra uppföljningenEn uppgift av typen Fyll i fält ber den valda granskaren att uppdatera tilldelade fält i formulärposten. Ange vilka fält personen får ändra och vilken stödjande information som ska vara synlig.
- Se över resultatetSkicka den färdiga posten för godkännande. Koppla godkännande, avslag och överskriden tidsgräns till lämpliga nästa åtgärder, så att det finns ett tydligt ansvar även för försenade eller avvisade uppgifter.
Detta är ett exempel för att konfigurera och testa med ditt team. Arbetsflödesmottagare, villkor och regler för slutförande måste anges uttryckligen.
Håll policyer aktuella och följ läskvittenser
Granska och godkänn procedurer, skicka sedan den relevanta versionen för läskvittens från personalen. Följ vilka som har svarat och vilka svar som saknas. En läskvittens registrerar ett svar. Utbildning och bedömning av kompetens ingår fortfarande i organisationens egen process.
Utforska policyhantering i Folderit.
Återanvänd registrerade uppgifter i dokument
Skapa ett standardiserat försättsblad, en servicebekräftelse eller en intern rapport från en eForms-post med en ODT-mall och PDF- eller DOCX-dokumentgenerering. Granska resultatet innan det lämnas vidare.
Länkade formulär kan också överföra valda värden till en ny post av en annan formulärtyp, vilket minskar upprepad inmatning när en process leder till en annan.
Organisera klinikdokument kring hur personalen hittar dem
Använd meningsfulla referenser och fält
Ordna dokument efter avdelning, kategori eller ärendereferens och komplettera med metadata som dokumentdatum, ansvarigt team och granskningsdatum. Hantera patientrelaterat material enligt de regler för åtkomst och behandling som har fastställts för er installation.
Ett register över externa utlåtanden kan exempelvis visa ärendereferens, rapporttyp, mottagningsdatum och ansvarig granskare. Håll personalens behörighetsbevis och verksamhetens policyer inom sina egna behörighetsområden.
Sök i innehållet och håll ihop versionerna
OCR-innehållssökning hjälper till att hitta text i stödda dokument och skanningar. Kombinera sökning med metadata och mappfilter för att begränsa resultaten. Skanningskvalitet, språk och filformat påverkar vad som kan hittas. Innehållssökningen avser den aktiva dokumentversionen.
Använd Ladda upp ny version när en befintlig fil ändras. Tidigare versioner finns kvar i historiken så att det går att se vad som ändrats och vilken version som granskats.
Låt behörigheter, ansvar och bevarandetider ingå i det dagliga arbetet
Ge varje person den åtkomst som behövs
Dela valda filer eller mappar med namngivna användare och grupper. Behörighetsnivåer skiljer på uppladdning, förhandsvisning, läsning och redigering. Tailor ger dessutom detaljerade behörigheter. Kontrollera ärvd åtkomst när avdelningar eller konfidentiella typer av information ska hållas åtskilda.
Kontrollera inloggning och granska aktivitet
Folderit tillhandahåller krypterade anslutningar och 256-bitars krypterad lagring. Administratörer kan konfigurera tvåfaktorsautentisering, lösenordsregler och IP-begränsningar. Granskningsspår registrerar aktiviteter som uppladdningar, förhandsvisningar, nedladdningar och ändrade behörigheter för granskning av behöriga personer.
Tillämpa rätt bevarande- och gallringsplan
I Medium och Tailor kan du konfigurera automatiserad bevarandehantering med relevant startdatum och en åtgärd för arkivering eller radering. Bestäm tiderna utifrån informationstyp och tillämpliga krav. Ta även med undantag, versioner, granskningsloggar och säkerhetskopiering i bedömningen.
Granska underlaget före införandet
Folderits Trust Center innehåller uppgifter om certifiering enligt ISO/IEC 27001:2022 och Cyber Essentials, säkerhetskontroller och dokumentation om personuppgiftsbehandling. Bekräfta driftplats, återställning, avtalsvillkor och eventuella BAA-krav för den avsedda användningen.
Planerar du att lagra skyddad hälsoinformation? Kom överens om tillämpliga skyddsåtgärder och avtal före användning. Folderit erbjuder HIPAA-skydd och BAA-diskussioner; även er konfiguration och era driftrutiner har betydelse. I HHS vägledning om HIPAA och molntjänster förklaras rollen för ett BAA och vårdorganisationens egen riskbedömning.
Planera rätt konfiguration för ditt vårdteam
Hur kompletterar Folderit ett journalsystem, EHR eller EMR?
Använd Folderit för dokument, strukturerad verksamhetsinformation och tillhörande granskningar. Ert journalsystem, EHR eller EMR, är fortsatt systemet för dess kliniska funktioner, till exempel journalföring och förskrivning. Bestäm vilka uppgifter som ska finnas i respektive system och hur personalen hittar dem. Koppling till journalsystem och specialiserade bildhanteringsflöden kräver en separat verifierad integration och avgränsning.
Vilken plan inkluderar formulär och automatisering av arbetsflöden?
Tailor omfattar eForms, Workflow Designer, detaljerade behörigheter, SSO och API-åtkomst. Medium omfattar enkla godkännandeflöden och läskvittenser, anpassade metadata, numrering och automatiserad bevarandehantering. Varje abonnemang har angivna användar- och lagringsgränser. Jämför nuvarande planer mot din teamstorlek, dokumentvolymer och processkrav.
Kan vi drifta Folderit i vår egen infrastruktur?
Ja. Vid sidan av molntjänsten, lokal installation som alternativ. Bekräfta ansvaret för infrastruktur, säkerhetskopiering, underhåll, support och återställning när ni väljer driftsätt.
Kan det kopplas till våra andra sjukvårdssystem?
Folderit erbjuder ett API och integrationsalternativ. En koppling beror på vad båda systemen stödjer, hur data ska mappas och hur införandet utformas. Ta med det aktuella systemet och den önskade överföringen i dialogen. Granska tillgängliga integrationer och verifiera resultatet innan du litar på det.
Se din kliniks dokumentprocess i Folderit
Ta med en process, till exempel ett utrustningsregister, en policygranskning eller uppföljning av en avvikelse. Vi går igenom posten, behörigheterna, uppgifterna och påminnelserna tillsammans med er. Använd fiktivt eller avidentifierat exempelmaterial i demonstrationen.