System för policyhantering
Håll ordning på policyer, skicka ändringar för godkännande och se vem som har bekräftat att de tagit del av dokumenten.
Folderit kombinerar policyhantering med den dagliga dokumenthanteringen. Policyansvariga får versionshistorik, granskningspåminnelser och arbetsflöden för godkännande, medan medarbetarna får förfrågningar om läskvittens och en tydlig plats där de hittar publicerade policyer.
Från policyutkast till dokumenterad läskvittens
Ett system för policyhantering samlar dokumentet, den ansvariga och åtgärderna runt det. Folderit hjälper er att samordna fyra delar av processen utan att hålla en separat e-posttråd för varje policy.
Ge policyansvariga en arbetsyta
Förvara utkast i en mapp som delas med dem som skriver och granskar dem. Använd versionshistorik för att hålla ihop revideringar och hitta tidigare versioner när det behövs.
Håll medarbetarnas policybibliotek åtskilt från utkasten. En uppladdad ny version blir aktuell fil, men den blir inte automatiskt en godkänd utgåva.
Låt rätt personer fatta beslut
Skicka en policy för godkännande parallellt eller i följd. Juridik och HR kan till exempel granska ett utkast innan en avdelningschef fattar det slutliga beslutet.
Den som godkänner kan godta, avslå eller begära ett förtydligande. Med rätt arbetsflödesinställning kan dokumentet flyttas till en annan mapp när processen slutförts med godkänt resultat. Bestäm destinationsmapp och dess behörigheter innan detta aktiveras.
Be medarbetarna bekräfta att de tagit del av policyn
Starta ett arbetsflöde för läskvittens för utvalda användare eller grupper. Mottagarna ser en uppgift i Folderit och kan få en e-postavisering beroende på sina aviseringsinställningar.
De öppnar dokumentet och väljer ”Acknowledged”. I arbetsflödet ser ni vilka som bjudits in och vilka som har svarat, så att ni kan följa upp dem som återstår.
Återför policyn till den ansvariga
Ställ in en påminnelse om granskning med datum, tid, mottagare och meddelande. Påminnelser kan upprepas, och ett dokument kan ha flera påminnelser för olika personer eller datum.
När policyn ändras granskar ni den nya versionen och skickar vid behov en ny förfrågan om läskvittens. Automatiserad läskvittens för en konfigurerad mapp kan starta när ett dokument eller en ny version läggs till.
Skilj mellan godkännande och läskvittens. Godkännande dokumenterar beslutet att ge ut en policy. Läskvittens dokumenterar en mottagares bekräftelse. En läskvittens bevisar inte i sig att personen har förstått policyn eller genomfört en utbildning.
Bygg ett policyregister som är enkelt att använda
Ordna policyer efter avdelning eller ämne och använd anpassade metadata och mappmallar för en enhetlig uppsättning fält. Visa användbara fält som kolumner i mappen, så att ansvariga får överblick utan att öppna varje fil.
| Fält | Exempel och syfte |
|---|---|
| Policyreferens | HR-014 – en enhetlig referens för frågor och tillhörande rutiner. |
| Ansvarig | HR-chef – personen som ansvarar för att hålla policyn aktuell. |
| Avdelning eller målgrupp | Alla medarbetare – avsedd målgrupp, separat från faktiska delningsbehörigheter. |
| Giltighetsdatum | 1 november 2026 – när organisationen avser att policyn ska börja gälla. |
| Granskningsdatum | 1 november 2027 – när den ansvariga bör bedöma om policyn behöver uppdateras. |
| Policystatus | Utkast, under granskning, publicerad eller ersatt – benämningar som teamet definierar och underhåller. |
Detta är förslag på fält, inte automatiska regler för publicering. Ett datum eller en statusetikett publicerar inte i sig en policy, ändrar behörigheter eller skapar en påminnelse. Dessa åtgärder ställs in separat.
Hjälp medarbetarna att hitta rätt policy
Sök i dokumentnamn, metadata och innehåll i filformat som stöds. En medarbetare kan söka efter en policyreferens eller en fras som ”distansarbete” i det material personen har behörighet att se.
Behåll redigeringsrättigheterna hos de ansvariga
Använd behörigheter för att skilja dem som redigerar policyer från dem som läser. Dela det publicerade biblioteket med relevanta användargrupper och se över medlemskap när medarbetare börjar, byter team eller slutar.
Se vem som godkände, vem som kvitterade och vad som ändrades
Behåll arbetsflödets historik tillsammans med policyn
Arbetsflödets detaljer visar deltagare, beslut och tidsstämplar. Uppföljningen av läskvittenser visar inbjudna mottagare och inkomna svar, med en sammanställning som kan laddas ned och sparas.
Kontrollera uppgiftens status mot rätt filversion. Om en ny version laddas upp under ett pågående godkännande fortsätter det befintliga godkännandet att gälla den tidigare versionen, inte ersättningsfilen.
Använd rapporter för löpande uppföljning
Administratörer kan använda Dashboard & Reports för att se dokument som väntar på godkännande och exportera rapporter. Granskningsloggen ger en separat historik över aktivitet i systemet.
Rapporten Due Documents använder dokumentets Due Date-metadata. Den rapporterar inte automatiskt ett valfritt anpassat granskningsdatum eller en tidsfrist i ett arbetsflöde. Välj de fält och rapporter som passar er granskningsprocess.
Exempel: uppdatering av en distansarbetspolicy. HR tar fram revideringen i utkastområdet, juridik granskar den och behörig ansvarig publicerar den godkända filen i policybiblioteket. HR begär läskvittens från berörda medarbetare, följer upp obesvarade förfrågningar och planerar nästa granskningspåminnelse. Testa behörigheter och arbetsflöde med en mindre grupp innan upplägget införs i hela företaget.
Frågor om policyhantering i Folderit
Vad tillför detta jämfört med en delad mapp och e-post?
En delad mapp ger en plats för att lagra policyer. Folderit tillför dokumenterade godkännanden, förfrågningar om läskvittens, versionshistorik och påminnelser runt filerna. Ansvariga kan följa arbetet vid dokumentet i stället för att stämma av svar i flera inkorgar och kalkylblad.
Vilket abonnemang omfattar godkännande och läskvittens för policyer?
Medium innehåller enkla arbetsflöden för godkännande och läskvittens, anpassade metadata samt automatiserat bevarande och gallring. Tailor tillför Workflow Designer för mer avancerade processer, detaljerade behörigheter, SSO och andra funktioner. Varje abonnemang har fastställda gränser för användare och lagring. Se aktuella abonnemang utifrån teamets storlek och era krav på arbetsflöden.
Kan godkännande och läskvittens ingå i samma process?
Ja. Folderit stöder arbetsflöden i flera steg som kombinerar metoder, till exempel godkännande följt av läskvittens. I Tailor låter Workflow Designer er koppla samman steg och bestämma vad som ska hända vid godkänt resultat, avslag eller överskriden tidsfrist. Konfigurera och testa publiceringsvägen så att ett avslaget utkast inte skickas till medarbetarna.
Kan en policy kräva elektronisk underskrift?
Ja, underskrift kan ingå i en policyprocess när organisationen kräver det. Folderit eSign ingår i Tailor. Välj godkännande, läskvittens eller underskrift utifrån vilket underlag ni behöver samla in.
Säkerställer programvaran regelefterlevnad?
Folderit stöder en dokumenterad policyprocess med behörighetsstyrning, arbetsflödeshistorik och granskningspåminnelser. Regelefterlevnad beror även på policyernas innehåll, tillämpliga krav, personalens utbildning och hur processen tillämpas. För ett bredare arbete med dokumentstyrning, se ISO-dokumentstyrning.
Börja med en policy och dess faktiska målgrupp
Ta med en policy, dess godkännandesteg och information om vilka som ska lämna läskvittens. Vi visar hur ni organiserar registret, konfigurerar arbetsflödet och kontrollerar dokumentationen i Folderit.