Begränsningar för mappar och formulärmallar

Begränsningar för mappar och formulärmallar styr vad användare kan lägga till i en mapp och vem som kan skapa poster från en formulärmall. Använd dem för att reservera en mapp för visst innehåll, skilja skapande från flytt och återställning eller begränsa ett formulär till de team som ska använda det.

Begränsningar gäller tillsammans med delningsbehörigheter. En användare måste ha nödvändiga åtkomstbehörigheter och uppfylla alla tillämpliga begränsningar. En regel av typen Tillåt endast ger inte åtkomst i sig. För åtkomst till befintliga resurser, se Åtkomstnivåer och Dela filer, mappar och andra resurser.

Konfigurera mappbegränsningar

Du behöver behörigheten Redaktör till mappen för att konfigurera dess begränsningar.

1. Hitta mappen och öppna dess inställningsmeny med kugghjulsikonen. Välj Begränsningar.
2. Under Regelarvväljer du Använd ärvda regler för att använda tillämpliga regler från överordnade mappar, eller Ange anpassade regler för att ersätta dem för den här mappen.
3. I anpassat läge klickar du på Lägg till regel.
4. Välj en Regeltyp: Tillåt endast eller Blockera.
5. Välj vilken Objekttyp regeln omfattar.
6. Välj vilka Användare och/eller Grupper regeln omfattar. Lämna båda fälten tomma för att omfatta alla som har nödvändiga delningsbehörigheter.
7. Under Åtgärderväljer du Skapa objekt, Flytta eller återställ objekt till den här mappeneller båda.
8. Aktivera Tillämpa på undermappar om undermappar ska ärva regeln. Lägg till övriga regler som behövs och klicka sedan på Spara ändringar.

Annullera avslutar utan att spara ändringarna.

Välj objekttyper och åtgärder

En mappregel kan omfatta Alla objekttyper, Filer, Länkar, Mappar, Alla formulärpostereller poster från en viss tillgänglig formulärmall.

Åtgärdsvalen är oberoende av varandra. En regel för Skapa objekt begränsar inte också flytt eller återställning av befintliga objekt om inte Flytta eller återställ objekt till den här mappen är valt. Kontrollera båda åtgärdsvalen och Tillämpa på undermappar innan du sparar. En ny regel har för närvarande alla tre valda som standard.

I exemplet ovan kan alla med nödvändiga behörigheter skapa länkar. Andra objekttyper kan inte skapas i mappen eftersom skapanderegeln endast tillåter länkar. Flytt och återställning begränsas inte av regeln. Undermappar som använder ärvda regler får samma begränsning för skapande.

Så fungerar Tillåt endast och Blockera

Som standard tillåts alla objekttyper, med förbehåll för delningsbehörigheter och andra tillämpliga begränsningar.

• Tillåt endast anger tillåtna kombinationer av användare, objekttyper och åtgärder. När en åtgärd har regler av typen Tillåt endast blockeras allt som inte tillåts av dessa regler för den åtgärden. Flera regler av typen Tillåt endast kan tillåta olika kombinationer.
• Blockera hindrar de valda användarna från att utföra de valda åtgärderna för angivna objekttyper.
• Blockera har företräde inom de aktiva mappreglerna. En matchande regel av typen Blockera hindrar åtgärden även om en regel av typen Tillåt endast annars skulle tillåta den.

Välj användare och grupper

När både användare och grupper väljs gäller något av alternativen: en person kan väljas individuellt eller vara medlem i en vald grupp. Om båda fälten lämnas tomma gäller regeln alla med nödvändiga delningsbehörigheter.

För en regel av typen Tillåt endast begränsar val av specifika användare eller grupper också vilka som ingår i den tillåtna kombinationen. Andra användare behöver en annan matchande regel av typen Tillåt endast för att utföra åtgärden.

Arv och undermappar

• Använd ärvda regler tillämpar regler som förts vidare från en överordnad mapp. Endast regler markerade med Tillämpa på undermappar ärvs.
• Ange anpassade regler ersätter ärvda mappregler med den här mappens konfiguration. Anpassade regler läggs inte bara till de ärvda reglerna.
• Anpassat läge utan regler innebär att inga mappbegränsningar gäller för den mappen. Delningsbehörigheter och tillämpliga begränsningar för formulärmallar gäller fortfarande.
• En undermapp med anpassade regler ersätter sina ärvda mappregler med sin egen konfiguration.

Begränsa vem som kan skapa poster från en formulärmall

Begränsningar för formulärmallar styr vem som kan skapa nya poster med en viss mall. De är separata från målmappens objekt- och åtgärdsregler.

1. Öppna Formulärmallar.
2. Öppna mallens inställningsmeny och välj Begränsningar.
3. Välj vilka användare och grupper som får skapa poster. Lämna båda tillåtna urvalen tomma för att inkludera alla med nödvändiga behörigheter.
4. Välj eventuella användare och grupper att blockera. En blockerad användare eller gruppmedlem kan inte skapa poster med mallen även om personen också ingår i ett tillåtet urval.
5. Spara ändringarna.

När en formulärpost skapas måste alla trekraven uppfyllas: användarens delningsbehörigheter, målmappens begränsningar och formulärmallens begränsningar. Mallens skapandebegränsningar gäller nya poster. Flytt eller återställning av en befintlig post styrs separat av målmappens flytt- och återställningsregler samt nödvändiga behörigheter.

På mallens sida Begränsningar visas även mappar vars regler uttryckligen väljer den mallen. Bredare regler för Alla formulärposter eller Alla objekttyper kan fortfarande gälla även om en mapp inte finns med i listan.

För att skapa mallar och poster, se eFormulär (formulärmallar).

Exempel: filer för ekonomiavdelningen, inköpsbegäranden för projektledare

Anta att en mapp har tre regler som alla omfattar Skapa objekt:

• Tillåt endast → Filer för gruppen Finance.
• Tillåt endast → Purchase Request för Project Managers, där just den formulärmallen väljs som objekttyp.
• Blockera → Filer för en viss användare.

Medlemmar i Finance kan skapa filer; Project Managers kan skapa Purchase Request-poster. De behöver fortfarande nödvändiga delningsbehörigheter, och skapande av Purchase Request måste även uppfylla mallens begränsningar. Andra användare och objekttyper blockeras från skapande om de inte omfattas av en annan regel av typen Tillåt endast. Den individuellt blockerade användaren kan inte skapa filer även om personen tillhör Finance.

Dessa regler begränsar inte flytt eller återställning om inte den åtgärden också väljs.

Om ett objekt inte kan skapas, flyttas eller återställas

• Kontrollera först användarens delningsbehörigheter.
• Kontrollera om målmappen använder ärvda eller anpassade regler och om relevant regel omfattar skapande eller flytt/återställning.
• Leta efter en matchande regel av typen Blockera och kontrollera sedan om en regel av typen Tillåt endast omfattar användaren, objekttypen och åtgärden.
• För en ny formulärpost kontrollerar du även mallens tillåtna och blockerade användare och grupper.

Dessa kontroller gäller även via API:et. Innehåll i en formulärpost eller ASiC-behållare hanteras med sin behållare och kontrolleras inte individuellt mot mappens objektbegränsningar.