Programvara för digital arkivering
Gör färdigt arbete lätt att hitta. Folderits arkiveringsprogram samlar dokument, bevaranderegler och åtkomstkontroller i ett sökbart arkiv.
Lagra stängda projektfiler, undertecknade kontrakt, ekonomiska dokument och äldre affärsdokument med det sammanhang du behöver senare. Organisera dem efter avdelning, kund eller projekt och låt sedan behöriga personer hämta rätt fil utan att söka igenom gamla enheter och e-posttrådar.
Ge färdiga filer ett tydligt hem
Ett arkiv fungerar bäst när folk vet vad som hör dit och hur man hämtar det. Börja med en struktur som matchar ditt arbete, lägg sedan till datum och identifierare som gör varje fil igenkännbar.
- Ta in filer och mappar.Ladda upp enskilda filer eller befintliga mappstrukturer. Folderit accepterar filer upp till 50 GB vardera. Lagringsstöd är bredare än stöd för förhandsgranskning och OCR, så specialistformat kan behöva sitt ursprungliga program för att öppnas.
- Lägg till användbar arkivmetadata.Använd fält som projektnummer, avdelning, motpart och slutdatum. Konfigurera mappmetadatamallar och visa nyckelfälten som kolumner, vilket minskar behovet av att koda allt i ett filnamn.
- Bestäm när arbetet är redo att arkiveras.Flytta färdiga filer till arkivet eller konfigurera ett arbetsflöde som flyttar ett objekt efter godkännande. Om arkiveringen ska ske efter en viss tid kan du använda en bevaranderegel med en arkivmapp som mål.
Exempel: avsluta ett projekt. Spara signerat överlämningsunderlag, slutritningar och slutrapport under projektreferensen. Låt ansvariga personer godkänna relevanta dokument och använd sedan den konfigurerade målmappen för färdiga objekt. Se över åtkomsten så att teamet kan läsa arkivet medan bara utsedda personer får uppdatera det.
Hitta ett gammalt dokument utan att veta dess filnamn
Sök efter sammanhang eller innehåll
Sök efter filnamn och metadata, eller använd djupsökning för att titta in i dokument och skanningar som stöds. Kombinera ett kundnamn, projektreferens eller avdelning med en mapp eller ett datumfilter för att begränsa resultaten.
OCR och innehållssökning stöder format inklusive PDF, DOCX, PNG och JPG. Skanningskvalitet och det valda språket påverkar OCR-noggrannheten; XLSX-innehåll ingår inte i OCR-innehållssökning. Innehållssökningen avser den aktiva dokumentversionen.
Håll ihop relaterad information
Använd Relaterade objekt för att koppla ett avtal till dess underlag eller en projektmapp till relevanta poster. Användarna kan följa kopplingen från objektets detaljvy i stället för att spara dubbletter.
Sökresultat respekterar åtkomstbehörigheter. Du kan exportera resultat med metadata till Excel eller CSV när du förbereder en fillista för granskning.
Låt användare läsa arkivet utan att ändra det
Separera läsning från redigering
Ge läsarna läsbehörighet (Viewer) för att förhandsgranska och ladda ner filer utan att ändra eller radera det lagrade innehållet. Använd förhandsgranskningsåtkomst när någon ska granska filer som stöds i Folderit utan nedladdnings- eller utskriftsåtkomst.
I Tailor finns anpassade behörigheter låter dig konfigurera individuella åtgärder, som att uppdatera filversioner, dela eller ta bort. Ställ in en ett slutdatum för åtkomst för en person eller grupp när deras åtkomst ska upphöra på ett visst datum.
Se versioner och aktivitet
När en behörig person behöver ersätta en fil bevarar versionshistorik tidigare versioner tillsammans med den aktuella filen och gemensamma metadata. Det går att ladda ned eller återställa tidigare versioner.
Administratörer kan filtrera granskningsloggen efter användare, datum, omfattning eller åtgärd, och exportera den som XLSX, ODS eller CSV. Detta hjälper till att svara på frågor som vem som laddade ner ett dokument eller när en fil togs bort.
Sätt säkerhetsregler för ditt team. Folderits säkerhetspolicyinställningar inkluderar påtvingad tvåfaktorsautentisering och IP-begränsningar. Dynamisk vattenmärkning är en tillägg som köps separat. Granska säkerhets- och sekretessinformation för din organisations krav.
Hantera bevarandetider och behåll möjligheten att exportera
Välj hur länge filer ska bevaras
Filer sparas på obestämd tid som standard. Med automatiserad bevarandehantering på Medium- och Tailor-planer väljer du period, startdatumfält och slutåtgärd.
Slutåtgärden kan flytta filer till en arkivmapp, skicka dem till papperskorgen eller permanent radera dem. Arkivering kan bevara mapphierarkin. Regler kan sträcka sig till undermappar, med undantag för enskilda filer eller mappar.
Visa Bevarandetidens slut i mapplistan och följ kommande slutdatum i Dashboard & Reports. Välj bevarandetider och gallringsåtgärder enligt organisationens policy.
Ladda ner filer när du behöver dem
Ladda ner valda filer eller mappar för en auktoriserad mottagare, en överlämning eller en lokal kopia. Enskilda filer laddas ner som de är; mappnedladdningar paketeras som ZIP-filer.
Du kan också ladda ner ett kontos filer och mappar. För stora arkiv, använd mindre sektioner eller mappar i stället för en överdimensionerad nedladdning. Granskningsloggar och metadata för sökresultat har sina egna exportalternativ.
Om du behöver vara värd för systemet i din egen infrastruktur, utforska Folderit för lokal installation.
Frågor att lösa innan du flyttar ditt arkiv
Hur skiljer sig ett filarkiv från en säkerhetskopia?
Ett arkiv håller sparade filer organiserade och tillgängliga för framtida användning. En säkerhetskopia används för återställning när data har förlorats eller skadats. Arkivstruktur, behörigheter och bevaranderegler har ett annat syfte än återställningsrutiner, så planera för båda. Folderit erbjuder nedladdning av filer och mappar för lokala kopior samt det skydd för molntjänsten som beskrivs på säkerhetssidan.
Blir den skrivskyddad om du lägger in en fil i ett arkiv?
En mapp som heter ”Arkiv” förhindrar inte i sig redigering. Ställ in behörigheter för de personer och grupper som använder mappen. Läs- och förhandsvisningsbehörigheter (Viewer och Previewer) hindrar mottagarna från att ändra lagrat innehåll. Behöriga redigerare har fortfarande de rättigheter som deras behörigheter medger. Granska målmappens åtkomst när arkivet konfigureras.
Kan jag behålla min befintliga mappstruktur?
Ja. Folderit stöder mappuppladdningar, och lagringsalternativet ”Arkivera till en mapp” kan bevara den befintliga hierarkin. För ZIP-import, följ uppladdningsguidens anvisningar för import i omgångar. Testa en representativ mapp först, kontrollera dess filer, metadata och åtkomst innan du flyttar ett stort arkiv.
Vad händer om jag också behöver formulär och aktiva register?
Samma plattform stödjer digital informationshantering med eForms, sökbara fältvärden och arbetsflöden. Du kan hantera pågående poster och färdiga filer i ett system, med olika mappstrukturer och åtkomstinställningar för varje.
Gör ditt arkiv lättare att använda
Prova Folderit med ett urval av era filer eller ta med arkivstrukturen och kraven på bevarande till en demonstration.