Programvara för virtuella datarum
Dela konfidentiella dokument med externa granskare samtidigt som du kontrollerar vem som kan se dem, vad de kan göra och när deras åtkomst upphör.
Folderit samlar funktioner för virtuella datarum i dokumenthanteringssystemet: behörigheter för namngivna användare, åtkomst enbart för förhandsvisning, granskningsspår och valfri dynamisk vattenmärkning. Förbered filerna, dela en avgränsad granskningsmapp och följ arbetet.
Ge varje granskare den åtkomst som deras uppgift behöver
Vid due diligence behöver sällan varje mottagare se varje fil. Dela utvalda filer, mappar eller sektioner med namngivna användare eller grupper och välj behörighet för var och en. Håll interna arbetsdokument åtskilda från material som har godkänts för utlämning.
| Vad mottagaren behöver | Lämplig behörighet |
|---|---|
| Läs utan att ladda ner | Förhandsvisare (Previewer)Förhandsgranska dokument som stöds utan nedladdning, utskrift, textkopiering eller redigeringskontroll. |
| Spara en kopia för det egna arbetet | Läsare (Viewer)Förhandsgranska, ladda ner och skriv ut utan att ändra eller ta bort den lagrade resursen. |
| Förbered och revidera dokumenten | Redigerare (Editor)Tillåt ditt interna team att uppdatera versioner och metadata, med redigerings- och raderingsrättigheter för den delade resursen. |
Se detaljer om behörighetsnivåerna. Tailor lägger till anpassade behörigheter för enskilda åtgärder. Förhandsgranskningsbegränsningar hindrar inte någon från att fotografera sin skärm.
Hantera granskare i grupper
Skapa grupper för personerna som är involverade i en granskning, till exempel externa juridiska rådgivare eller en köpares ekonomiteam. Dela endast de relevanta mapparna med var och en användargrupp, så åtkomst följer dess medlemskap.
Gör förhandsvisningarna spårbara
Med tillägget för vattenmärkning visas granskarens användarnamn diagonalt över dokumentet. Åtkomstdatum, klockslag och filnamn visas i sidhuvud eller sidfot. Justerbar genomskinlighet gör att innehållet förblir läsbart.
Exempel: en köpargranskning. Transaktionsteamet förbereder dokument i en intern mapp. Bokslut som har godkänts för utlämning delas med köparens ekonomigrupp med förhandsvisningsbehörighet. Underlag som får laddas ned delas med läsbehörighet (Viewer). Juridiska granskare får en separat mapp. Detta är ett exempel: bestäm vad som får lämnas ut innan mottagarna bjuds in.
Se aktivitet och stäng åtkomst när granskningen slutar
Granska ett granskningsspår
Administratörer kan filtrera den globala granskningsloggen efter datum, användare, resursomfång och åtgärd. Exportera resultat som XLSX, ODS eller CSV för granskning tillsammans med dina projektposter.
Använd namngivna användare när du behöver aktivitet kopplad till ett konto. Ett anonymt besök med offentlig länk fastställer inte besökarens identitet.
Ställ in en deadline för åtkomst
Ange datum och klockslag för när en användares eller grupps delningsbehörighet ska upphöra. Detta är användbart för en tidsbegränsad granskning eller en rådgivares engagemang.
När tidsgränsen löper ut tas den aktuella delningsbehörigheten bort, inte filen. Kontrollera även andra åtkomstvägar: mottagaren kan fortfarande ha tillgång via en annan grupp, en överordnad mapp eller en separat delning.
Åtkomstkontroll beror också på hur människor loggar in. Administratörer kan kräva tvåfaktorsautentisering, ställa in lösenordsregler och konfigurera IP-begränsningar genom Säkerhetspolicy. Folderit tillhandahåller krypterade anslutningar och 256-bitars krypterad lagring; granska Trust Center mot din organisations krav.
Bygg datarummet kring granskningen
- Bestäm strukturen för det material som ska lämnas utBörja med mappar som Bolagsinformation, Ekonomi, Avtal och Personal. Utse en intern ansvarig för varje område och bestäm vilka dokument som är redo för extern granskning.
- Förbered en tydlig uppsättning dokumentAnvänd konsekventa namn och kontrollera att rätt version delas. Folderits versionshistorik håller ihop versionerna. Fastställ en intern granskningsprocess innan redan utlämnade filer ersätts.
- Kontrollera granskarens upplevelseBjud in en auktoriserad testgranskare med de avsedda behörigheterna. Kontrollera mappsynlighet, dokumentförhandsgranskning, tillåtna nedladdningar och åtkomstens utgång innan du lägger till hela gruppen. Bekräfta att dina filformat förhandsvisar som förväntat.
- Avsluta granskningen och bevara dokumentationenGranska aktivitet, ta bort återstående åtkomst och bestäm vad organisationen ska behålla. Arkivering och bevarande är separata beslut från att avsluta en extern granskning.
Fusioner och förvärv
Organisera ekonomiskt, juridiskt och operativt material för definierade köpargrupper. Utforska datarum för fusioner och förvärv.
Due diligence
Ge rådgivare en definierad uppsättning dokument att granska, med behörigheter och en deadline för åtkomst. Se användningsfall för due diligence.
Kapitalanskaffning för startupbolag
Förbered investerarmaterial i etapper och välj vad varje mottagare har tillgång till. Läs om datarum för startups.
Frågor att reda ut innan granskare bjuds in
Vad är fördelen med att använda Folderit som ett datarum?
Granskningen kan ske i samma system som ni använder för att organisera och hantera dokument. Förbered materialet internt, dela ett urval med tydliga behörigheter och behåll dokumentationen efteråt. Det passar särskilt när organisationen behöver både löpande dokumenthantering och tillfälliga externa granskningar.
Vilken plan behöver vi och ingår vattenmärkning?
Dynamisk vattenmärkning köps separat och ingår inte i något standardabonnemang. Tailor ger detaljerade, anpassade behörigheter. Abonnemangen har även angivna användar- och lagringsgränser. Stäm därför av antalet granskare och de funktioner som behövs mot nuvarande prissättning när du planerar ett rum. Be om en demonstration av din avsedda installation, inklusive vattenmärkning om det behövs.
Behöver externa granskare ett Folderit-konto?
Delning med namngivna användare kräver att mottagarna registrerar sig och loggar in. En offentlig länk ger åtkomst utan konto eller lösenord, och alla som har webbadressen kan använda den. Välj namngivna användare för konfidentiella granskningar där åtkomst och granskningsloggar behöver vara knutna till en identitet.
Kan vi återkalla en fil som någon redan har laddat ner?
När åtkomst avslutas förhindras fortsatt åtkomst genom den borttagna behörigheten. Redan nedladdade kopior kan inte hämtas tillbaka. Överväg förhandsvisningsbehörighet och vattenmärkning om mottagarna bara behöver läsa dokumentet. Kontrollerna stödjer er policy för utlämnande tillsammans med de sekretessavtal och rutiner som organisationen kräver.
Se din granskningsprocess i Folderit
Berätta för oss vad du behöver dela, vem som kommer att granska det och vilka kontroller som spelar roll. Vi går igenom behörigheter, vattenmärkning och planalternativen för ditt användningsfall.