Dokumenthanteringssystem
för företag (DMS)

Organisera och hitta dokument, samla in uppgifter med anpassade formulär och automatisera godkännanden och elektroniska underskrifter – i ett enda lättanvänt system.

Prova gratis! Se översiktsfilmen!
Kontakta säljteamet
Viktiga funktioner:
  • Sök i dokument, även skannade filer
  • Automatisera godkännanden och underskrifter
  • Samla in uppgifter och skapa dokument
  • Styr åtkomst och följ aktiviteter
Grönare och mer hållbart
Kontakta säljteamet
Kunder i 86 länder
12 år
GDPR • HIPAA • ISO 27001
Utvecklat i Europa
Funktioner Se funktionerna

Säker dokumenthantering med stöd för regelefterlevnad, behörighetsstyrning och OCR-sökning

Säker dokumenthantering

Lagra alla filtyper med kryptering, behörighetsstyrning och stöd för regelefterlevnad (ISO 27001, GDPR, HIPAA, Cyber Essentials)
I korthet
  • 256-bitars kryptering
    Era data omvandlas till kod som bara behöriga kan avkoda, vilket skyddar informationen mot obehörig åtkomst. Samma säkerhetsnivå används exempelvis av banker för att skydda finansiella uppgifter.
    s 256-bitars kryptering
  • Tvåfaktorsautentisering
    Tvåfaktorsautentisering stärker säkerheten genom att kräva en verifieringskod från en autentiseringsapp utöver lösenordet.
    s Tvåfaktorsautentisering
  • SSL/TLS och IP-begränsningar
    Krypterade anslutningar skyddar informationen som överförs mellan webbläsaren och våra datacenter mot avlyssning. IP-begränsningar ger ytterligare skydd genom att styra från vilka platser kontot får användas. Ni får större kontroll över vem som kan nå dokumenten och varifrån.
    s SSL/TLS och IP-begränsningar
  • Anpassad lösenordspolicy
    Administratörer kan ställa in egna lösenordspolicyer med krav på längd, komplexitet och giltighetstid. De kan också kräva tvåfaktorsautentisering för ökad säkerhet.
    s Anpassad lösenordspolicy
  • Tredubbel säkerhetskopiering
    Era data lagras redundant på flera platser med minst 100 km mellan dem för hög säkerhet och tillförlitlighet. Även om en plats skulle drabbas av ett fel förblir informationen skyddad och tillgänglig.
    s Tredubbel säkerhetskopiering
  • Papperskorg som bara kontoadministratörer ser
    Även om en användare med raderingsbehörighet tar bort en fil kan administratören granska och vid behov återställa den. Det ger ett extra skydd för raderad information.
    s Papperskorg som bara kontoadministratörer ser
  • SSO (Entra ID, Okta, Google)
    Integrationen ger central identitetshantering, enkel inloggning (SSO) och kraftfulla säkerhetspolicyer. Användarna får enkel och säker åtkomst samtidigt som administratörerna behåller kontrollen över behörigheter och dataskydd.
    s SSO (Entra ID, Okta, Google)

OCR-sökning och metadata

Hitta dokument snabbt med OCR-baserad fulltextsökning, anpassade metadata, filter och kopplingar mellan relaterade filer.
I KORTHET
  • OCR-baserad fulltextsökning
    Innehållsindexering gör om skannade dokument och bilder till sökbar text. Ni kan hitta dokument utifrån innehållet, inte bara filnamnet!
    s OCR-baserad fulltextsökning
  • Metadatafilter
    Förfina sökningar med kraftfulla filter för metadata, anpassade metadatafält, datumintervall, förfallodatum och mer. Då hittar ni snabbt relevanta filer utifrån exempelvis projektstatus, dokumenttyp eller viktiga tidsfrister.
    s Metadatafilter
  • Anpassade metadata
    Definiera olika typer av metadatafält för varje dokument, till exempel text, tal, datum och rullistor. Flexibiliteten gör att ni kan anpassa uppgifterna efter verksamhetens behov och förbättra filernas struktur, sökbarhet och hantering.
    s Anpassade metadata
  • Koppla samman relaterade filer och mappar
    Koppla samman filer, mappar och externa länkar i systemet för att skapa ett nätverk av relaterade dokument och resurser.
    s Koppla samman relaterade filer och mappar
  • Obegränsad versionshistorik
    Versionshanteringen sparar dokumentändringar utan någon gräns för hur många versioner som lagras. Med Office 365-integrationen skapas versioner automatiskt.
    s Obegränsad versionshistorik

Automatiserade arbetsflöden och dokumentstyrning

Automatisera godkännanden, granskningar, läskvittenser, elektroniska underskrifter och dokumentstyrning med visuella arbetsflöden, återanvändbara mallar, påminnelser, bevaranderegler och automatiska åtgärder.
I KORTHET
  • Anpassade automatiserade arbetsflöden
    Skapa sekventiella, parallella eller anpassade arbetsflöden i flera steg med den visuella arbetsflödesbyggaren. Kombinera godkännanden, granskningar, läskvittenser, elektroniska underskrifter, formulärkomplettering och poängsättning i ett arbetsflöde, med individuella instruktioner och tidsfrister för varje deltagare. Användare kan även begära ett förtydligande innan de fattar beslut.
    s Anpassade automatiserade arbetsflöden
  • Arbetsflöden för elektronisk underskrift
    Skicka dokument för juridiskt bindande elektronisk underskrift med Folderit eSign eller anslut till DocuSign. Underskriftsuppgifter kan kombineras med godkännanden och andra steg i arbetsflödet. Folderit stöder även digital signering i ASIC-E-format med ID-kort, Smart-ID och Mobile-ID i de europeiska länder där dessa stöds.
    s Arbetsflöden för elektronisk underskrift
  • Arbetsflöden för läskvittens av policyer
    Distribuera policyer, rutiner, säkerhetsinstruktioner och andra styrda dokument som mottagarna måste bekräfta att de tagit del av. Folderit registrerar vem som har fått, visat och kvitterat varje dokument. Det ger tydliga granskningsspår och en sammanställning av arbetsflödet som underlag för ISO-krav, myndighetskrav och intern regelefterlevnad.
    s Arbetsflöden för läskvittens av policyer
  • Mallar för arbetsflöden och automatiska utlösare
    Spara återkommande arbetsflöden som återanvändbara mallar och starta dem utan att bygga upp processen på nytt. Arbetsflöden kan även startas automatiskt när ett dokument läggs till i en mapp. Färdigbehandlade dokument kan automatiskt flyttas till en annan mapp för nästa steg.
    s Mallar för arbetsflöden och automatiska utlösare
  • Påminnelser
    Ställ in påminnelser för användare och grupper med ett eget meddelande och en länk till den aktuella resursen. Välj datum, tid och upprepning för att hålla alla uppdaterade och få exempelvis dokumentgranskningar och policyuppdateringar gjorda i tid.
    s Påminnelser
  • Automatisk dokumentnumrering
    Tilldela automatiskt enhetliga dokumentnummer med anpassningsbara scheman som kan innehålla räknare, datum, fast text och metadatavärden. Olika numreringsregler kan ställas in för olika mappar och dokumenttyper som stöd för strukturerad dokumentstyrning.
    s Automatisk dokumentnumrering
  • Automatiserat bevarande och gallring
    Ställ in hur länge filer och mappar ska sparas innan de automatiskt arkiveras eller raderas. Reglerna kan anpassas per fil eller mapp för att följa era bevarandekrav.
    s Automatiserat bevarande och gallring
  • Importera e-post till en mapp
    Varje mapp i Folderit kan få en egen e-postadress. Skicka bilagor direkt till rätt mapp via e-post och spara avsändaruppgifter, ämnesrad och meddelandetext som metadata för enkel strukturering och återsökning. Passar exempelvis för skanning till e-post eller när dokument snabbt behöver lagras säkert.
    s Importera e-post till en mapp
  • Historik och sammanställningar för arbetsflöden
    Granska slutförda, väntande och skickade arbetsflöden tillsammans med deltagarnas beslut, kommentarer, tidsstämplar, underskrifter och begäranden om förtydligande. Slutförda processer kan innehålla sammanställningar som går att ladda ned som underlag för revision och regelefterlevnad.
    s Historik och sammanställningar för arbetsflöden

Rollbaserad behörighetsstyrning (RBAC)

Dela filer och mappar säkert med detaljerade behörigheter för användare, grupper och säkra länkar.
BEHÖRIGHETSNIVÅER
  • Endast förhandsgranskning
    Användaren kan visa dokument i systemet men inte skriva ut, ladda ned, redigera eller ens markera och kopiera text.
    s Endast förhandsgranskning
  • Endast uppladdning
    Användaren kan lägga till nya filer på en angiven plats utan att se befintligt innehåll. Det passar när dokument ska lämnas in utan att ge åtkomst till andra känsliga filer.
    s Endast uppladdning
  • Förhandsgranska och ladda ned
    Användaren kan visa dokument samt skriva ut och ladda ned dem.
    s Förhandsgranska och ladda ned
  • Redigerare
    Användaren får full kontroll över den delade resursen och kan visa, redigera, radera och hantera filer och inställningar.
    s Redigerare
  • Detaljerade, anpassade behörigheter
    Styr enskilda åtgärder, till exempel om granskningsspår ska visas, om bara redigering online ska tillåtas eller om nedladdning och andra aktiviteter ska begränsas. Varje användares åtkomst kan anpassas efter rollen och resursens säkerhetskrav.
    s Detaljerade, anpassade behörigheter

Granskningsspår, översikter och rapporter

Få insyn i hela dokumenthanteringssystemet med översikter, rapporter och fullständiga granskningsspår, så att ni kan följa varje åtgärd och visa hur kraven uppfylls.
I KORTHET
  • Översikter och rapporter
    Följ dokumentaktivitet i hela organisationen via administratörens översikt, med information om dubbletter, väntande arbetsflöden, gallringsfrister, dokument som förfaller och allt lagrat innehåll. Användarna har även egna översikter över inkommande uppgifter, skickade och väntande arbetsflöden samt arkiverade beslut. Rapporter kan exporteras till Excel, ODS, CSV och PDF.
    s Översikter och rapporter
  • Fullständiga granskningsspår
    Granskningsspår registrerar användares, externa parters och systemets aktiviteter i filer, mappar och arbetsflöden i hela organisationen, bland annat förhandsgranskningar, nedladdningar och delning. Varje åtgärd sparas med tidsstämpel och relevanta användaruppgifter, vilket ger ett tillförlitligt underlag för regelefterlevnad, utredningar och intern uppföljning. Uppgifterna kan exporteras i flera format, inklusive Excel, CSV och PDF, för rapportering och granskning.
    s Fullständiga granskningsspår
  • Översikt över delad åtkomst
    Se dokument och mappar som delas med användare, grupper och externa mottagare i en samlad översikt. Administratörer kan granska behörigheter, identifiera aktiva publika länkar, följa åtkomst och återkalla delning när den inte längre behövs.
    s Översikt över delad åtkomst
  • Aviseringar och bevakning av ändringar
    Användare kan anpassa vilka aviseringar de får och bevaka utvalda filer eller mappar. Aviseringarna kan omfatta dokumentändringar, arbetsflödesförfrågningar, godkännanden, underskrifter, påminnelser, delning och andra relevanta händelser.
    s Aviseringar och bevakning av ändringar

Integrationer, eForms och dokumentgenerering

Utöka dokumenthanteringen med anpassade e-formulär, hantering av handlingar och integrationer med exempelvis Microsoft 365, Outlook och DocuSign – för teamens dagliga arbete.
I KORTHET
  • Anpassade e-formulär
    Skapa egna formulär för exempelvis avvikelserapporter, ansökningar och register. Användarna fyller i fält i stället för att ladda upp en fil, och varje inskickat formulär sparas som en strukturerad post. Posterna är fullt sökbara och behörighetsstyrda.
    s Anpassade e-formulär
  • Filialer och dotterbolag
    Skapa separata arbetsytor för varje företag eller plats. Varje arbetsyta har egna användare, roller och vid behov administratörer, så att teamen bara ser det de ska. Växla med ett klick och behåll säkerhet och granskningsspår.
    s Filialer och dotterbolag
  • Integration med Microsoft Office 365
    Den inbyggda integrationen gör att användarna kan skapa och redigera Word-, Excel- och PowerPoint-filer direkt i Folderit.
    s Integration med Microsoft Office 365
  • Outlook-tillägg
    Tillägget låter er skicka utvalda e-postmeddelanden direkt från Outlook till valfri mapp i Folderit.
    s Outlook-tillägg
  • Integration med DocuSign
    Starta DocuSign-arbetsflöden direkt i Folderit och få automatiskt tillbaka de undertecknade dokumenten i systemet.
    s Integration med DocuSign
  • Anpassat för mobil och surfplatta
    Folderit är fullt optimerat för mobil och surfplatta och ger en enhetlig upplevelse på olika enheter. Hantera dokument, godkänn ärenden och öppna rapporter med intuitiv navigering och full funktionalitet även när ni är på språng.
    s Anpassat för mobil och surfplatta
  • Skrivbordsapp
    Folderit Sync är en skrivbordsapp som synkroniserar filer mellan era datorer, så att ni har tillgång till de senaste dokumenten både online och offline. Hantera filerna direkt från skrivbordet medan informationen hålls synkroniserad och säker.
    s Skrivbordsapp
  • Lagra och bädda in webbadresser
    Lagra och bädda in externa webbadresser i Folderit och öppna dem i en iframe eller en separat flik. Länkarna kan kopplas till andra objekt, kompletteras med metadata och hanteras som andra dokument.
    s Lagra och bädda in webbadresser
  • Vattenmärkning
    Dynamisk vattenmärkning ger dokumenten ytterligare skydd. Vattenstämplar med exempelvis betraktarens namn, datum och tid läggs automatiskt till vid förhandsgranskning och nedladdning. Det gör kopior spårbara och motverkar obehörig spridning. Funktionen köps separat.
    s Vattenmärkning
  • Mallbaserad dokumentgenerering
    Skapa PDF- och DOCX-dokument från strukturerade eForm-uppgifter med återanvändbara ODT-mallar. Generera avtal, intyg, fakturor, HR-dokument och rapporter, och lagra, ladda ned, e-posta eller skicka dem vidare i arbetsflöden.
    s Mallbaserad dokumentgenerering

En mer hållbar och miljövänlig lösning för dokumenthantering.

Folderits säkra dokumenthanteringssystem finns på AWS, där Amazon matchar 100% av sin elförbrukning med förnybar energi, och för lokal installation med samma funktioner. Läs mer om vad vi gör inom vårt arbete med socialt ansvar.

Hållbar elektronisk dokumenthantering
Världens mest användarvänliga dokumenthanteringssystem
Lägg mindre tid på att hantera dokument

Folderit är världens mest användarvänliga dokumenthanteringssystem. Spara tid och pengar.

Vi bryr oss om våra kunder och arbetar varje dag för att erbjuda ett dokumenthanteringssystem som skiljer sig genom det som räknas: enkel användning, tillförlitlighet och omtanke om säkerhet, integritet och effektivitet. Med vårt prisbelönta, intuitiva gränssnitt kan ni organisera, godkänna och underteckna dokument snabbare än med jämförbara system. Folderit passar team som vill arbeta papperslöst.

Prova gratis!
Kundomdömen

Uppskattat världen över. ❤️

Folderit är lättanvänt, säkert och prisvärt. Tillsammans med vårt engagerade supportteam är det precis vad våra kunder söker!

  • ”Vi har använt Folderit EDMS under de senaste fem åren och är helt nöjda med lagringen av dokument som rör vårt kvalitetsledningssystem (QMS). Folderit är otroligt användarvänligt, säkert och prisvärt, och gör våra dokument tillgängliga var som helst, när som helst.”
    Sjoerd K. / Verkställande chef
    MedCat / Nederländerna
  • ”Folderit har förändrat arbetet för vårt leverantörsreskontrateam. Vi började använda det för att organisera fakturor och kvitton, och det har gjort vardagen så mycket enklare. Metadatafälten är väldigt praktiska – vi kan märka allt med leverantörsnamn, datum och belopp, vilket gör det enkelt att hitta uppgifterna senare.”
    Paul K. / Operativ chef
    Crabtree’s Carpet & Flooring / USA
  • ”Jag har använt provversionen de senaste dagarna och måste säga att det här är en av de allra bästa programvaror jag någonsin har använt. Intuitiv, smart och med massor av möjligheter under ytan. Allt finns precis där det ska, och även fakturering och abonnemang är tydliga.”
    PHIL B.
    Storbritannien
  • ”Jag vill gärna säga att jag alltid är nöjd med er kundservice. När jag har frågor svarar ni snabbt, ger tydliga svar och hjälper mig på ett mycket bra sätt.”
    LAURA S.
    Australien
  • ”För oss blev Folderit en stor förändring. Som företag baserat i Chile var det också ett krav att kunna ställa in programmet på spanska. Sammanfattningsvis har det varit ett utmärkt verktyg för produktivitet och struktur i vårt företag.”
    Christian C. / Verkställande chef
    Santa Maria / Chile
  • ”Jag driver ett litet internationellt konsultföretag och vi har nyligen valt Folderit som vårt dokumenthanteringssystem för juridiska dokument. Grattis till en så fantastisk, smidig och lättanvänd produkt för små och medelstora företag. Den är verkligen fantastisk.”
    ROB L.
    Nederländerna
  • ”Jag är imponerad av er produkt, liksom av enkelheten och det fina gränssnitt som ert team har byggt.”
    HARSHVARDHAN S.
    Storbritannien
  • ”Den här programvaran är strålande, så enkel att använda men ändå mycket kraftfull!”
    THOMAS R.
    Storbritannien
  • ”Jag vill passa på att gratulera er till den utmärkta programvara ni har byggt. Jag blev övertygad vid första anblicken :-)”
    DUARTE G. H.
    Portugal
  • ”Fantastiskt – det här är en utmärkt tjänst och vi är MYCKET nöjda hittills. Och supportteamets fina bemötande bidrar förstås!”
    MIKE L.
    Australien

Ni är i gott sällskap. Anslut er till tusentals organisationer som använder Folderit.

Organisationer i över 86 länder använder Folderits säkra, molnbaserade dokumenthanteringssystem för sitt dagliga papperslösa arbete.

Vanliga frågor

Dokumenthanteringssystem som Folderit samlar filer i ett säkert digitalt arkiv och minskar manuella e-postutbyten och problem med lokal lagring. Samarbetsfunktioner i realtid, bland annat in- och utcheckning, versionshistorik och automatiska aviseringar, förenklar godkännandeprocesser och minskar dubbelarbete så att teamet kan arbeta effektivare.

Ett säkert dokumenthanteringssystem behöver detaljerad behörighetsstyrning, utförliga granskningsloggar som visar vem som har öppnat, redigerat eller delat varje dokument och automatiserade bevaranderegler. Titta efter ISO-27001 och en arkitektur som stöder GDPR, samt enkel export av underlag för regelefterlevnad som underlättar revisioner och tillsyn.

Ja. Folderit erbjuder ett RESTful API för egna integrationer med CRM, ERP, produktivitetsverktyg och andra verksamhetssystem, till exempel Salesforce, HubSpot, SAP, Microsoft Dynamics och Google Workspace. Inbyggda integrationer finns för Microsoft 365, DocuSign, Microsoft Entra ID och Okta. Beroende på integration kan dokument och tillhörande uppgifter överföras automatiskt mellan Folderit och era befintliga system, vilket minskar manuella uppladdningar, nedladdningar och dubbelregistrering.

Folderits flexibla abonnemang börjar med den prisvärda Mini-planen för mindre team och kan utökas till skräddarsydda lösningar för dokumenthantering i större organisationer med avancerad automatisering av arbetsflöden, anpassningsbar lagring och användarkapacitet, olika driftalternativ och dedikerad support. När organisationen växer kan Folderit-abonnemanget anpassas till fler användare, större lagringsbehov och nya verksamhetskrav.

När dokument redigeras via Microsoft 365-integrationen registreras sparade ändringar som nya versioner. Manuellt redigerade filer kan laddas upp som nya versioner. Tidigare versioner finns kvar i versionshistoriken och kan hämtas eller återställas av behöriga användare. Folderit har ingen inbyggd versionsjämförelse. Samarbetsfunktionen utcheckning/incheckning låser dokumentet för att förhindra att ändringar skrivs över, så att teamet alltid arbetar med den senaste versionen.