Meta Verisi Ekleme ve Düzenleme

Meta bilgisi, bir dosyaya, klasöre veya harici bağlantıya eklenen başlık, etiket, tarih ve özel değerler gibi bilgilerdir. Bu kılavuz, bu değerleri doldurmayı, değişiklikleri kaydetmeyi ve belgeleri bulmak için kullanmayı açıklar.

Alan veya klasör şablonu oluşturmak mı istiyorsunuz? Özel Meta Verisi Alanları ve Klasör Şablonları kılavuzuna bakın.

Meta verisi ekleyin veya düzenleyin

Seçilen dosyayı, klasörü veya harici bağlantıyı değiştirmek için izniniz olmalıdır.

1. Güncellemek istediğiniz öğeyi açın.
2. Araç çubuğunda Değiştirme seçeneğine tıklayın.
3. Zorunlu özel alanlar dahil, öğenin meta verisi değerlerini girin veya güncelleyin.
4. Geçerli öğeyi kaydetmek için Kaydet seçeneğine tıklayın. Kaydedip sonraki öğeyi düzenlemeye devam etmek için Kaydet ve İleri seçeneğini kullanın.

Dosya düzenleyicisinde belge önizlemesi solda, meta verisi alanları sağda görünür. Özellikleri doldururken belgeyi kontrol edebilirsiniz. Önizleme yoksa belgeyi incelemek için sunulan indirme seçeneğini kullanın.

Kaydet, Enter ve Kaydet ve İleri

• Kaydet, başka bir öğeye geçmeden geçerli öğeyi kaydeder.
• Tek satırlık bir özellik alanında ilerlemeden kaydetmek için Enter tuşuna basın. Çok satırlı Notlar alanında Enter yeni bir satır ekler.
• Kaydet ve İleri, kaydeder ve klasörün geçerli sırasındaki bir sonraki düzenlenebilir öğeyi açar. Düzenleyemediğiniz öğeler atlanır. Bu öğeler dosya, form kaydı, bağlantı veya ASiC kapsayıcısı olabilir.
• İlişkili öğelerdeki değişiklikler meta verileriyle birlikte kaydedilir. Kaydetmeden önce ikisini de gözden geçirin.

Form kaydındaki tarih alanlarını düzenlerken profilinizde seçilen Tarih formatı kullanılır. Değiştirmek için Profilim bölümünü açın.

Eksik zorunlu değerleri tamamlayın

Zorunlu meta verisi değerleri eksik olan kaynaklar liste veya küçük resim görünümünde işaretlenir. Uyarıya tıklayarak Değiştirme seçeneğini açın, eksik değerleri tamamlayın ve kaydedin.

Varsayılan meta verisi alanları

Yüklenen dosyalarda aşağıdaki alanlar görünür. Belge No otomatik oluşturulur; diğer alanlarla belgeyi tanımlayabilirsiniz.

1. İsim (başlık) — dosya adını gösterir. Başlık değiştirildiğinde dosya adı da değişir; ancak dosya uzantısı burada değiştirilemez.
2. Notlar — belgeyle ilgili uzun açıklamaları, yorumları veya diğer bilgileri saklar. http:// veya https:// ile başlayan tam web adresleri kaydedildikten sonra tıklanabilir hale gelir.
3. Etiketler — kaynakları sınıflandırmak, aramak ve yönetmek için kullanılabilen anahtar sözcükler ekler. Her etiketi eklemek için ardından virgül girin.
4. İmzalayan — belgeyi imzalayan kişilerin adlarını kaydeder. Başka bir imzalayan eklemek için her adın ardından virgül girin.
5. Belge No — yüklenen her belge için otomatik oluşturulan benzersiz numaradır. Belgeye atıfta bulunmak, ilişkili kaynakları bağlamak veya harici bir kayıt listesi tutmak için kullanılabilir. Öğeleri bağlama ve ilişkilendirme hakkında bilgi alın.
6. Tarih — düzenleme, sözleşme veya fatura tarihi gibi belgeyle ilgili tarihi kaydeder.
7. Son geçerlilik tarihi — belgenin son geçerlilik tarihini kaydeder. Belge ayrıntılarında ve ilgili sütun etkinleştirildiğinde klasörün liste görünümünde görünür. İdari araçlar → Gösterge Tablosu ve Raporlar → Son geçerlilik tarihi yaklaşıyor, tarihi geçmiş veya önümüzdeki 30 gün içinde dolacak belgeleri listeler. Bu belge meta verisi alanı, görev ve iş akışı son tarihlerinden ayrıdır. İş akışının Son tarih alanı bağımsız bir ayardır.

Meta verilerini kullanarak öğeleri görüntüleyin ve bulun

• Değerleri görüntüleyin: meta verilerini ayrıntı görünümünde görmek için öğeyi açın.
• Belgeleri karşılaştırın: klasörün liste görünümüne meta verisi sütunları ekleyin. Liste değerleri, alan için yapılandırılan metin ve arka plan renkleriyle görünebilir.
• Belgeleri bulun: meta verisi değerlerini ve dizine alınan diğer bilgileri kullanarak Folderit’te arama yapın.
• Süreçleri otomatikleştirin: otomasyon tasarımcısı ile iş akışı koşullarında meta verilerini kullanın.

Yeni bir alan, renkler veya klasör şablonu mu gerekiyor?

Alan oluşturmak, Liste seçeneklerinin renklerini değiştirmek veya klasöre ortak bir alan kümesi uygulamak için Özel Meta Verisi Alanları ve Klasör Şablonları kılavuzuna bakın. Kılavuz, kurulumu ve gerekli Meta verileri yönet iznini açıklar.

Etiketleri yönet

Etiket oluşturma, alt etiketler, yönetim ve etikete göre paylaşım için Etiketleri Yönetme kılavuzuna bakın.

Video eğitimi