Automatisera bevarandeperioder
Som standard lagras alla filer utan tidsgräns. Du kan enkelt ange en egen bevarandeperiod för filer i en mapp eller för enskilda filer. Dokumenten arkiveras då automatiskt till en annan mapp, flyttas till papperskorgen eller raderas permanent enligt dina inställningar när de har uppnått en viss ålder.
Hantering av bevarandeperioder ingår i abonnemangen Medium och Tailor.
Så anger du en bevarandeperiod för en mapp och, om du vill, dess undermappar:
- Leta upp mappen i listvyn
- Klicka på inställningsikonen (kugghjulet)
- Välj ”Bevarande” i menyn
- Välj ”Aktiv” för att aktivera och ange en bevarandeperiod. Klicka på ”Avancerad” för fler alternativ.
- Välj ”Fält för bevarandets startdatum” – det metadatafält som avgör när nedräkningen börjar. Det kan vara ett anpassat metadatafält, skapandedatum, senaste ändringsdatum, godkännandetid eller ett annat relevant fält. Formulärfält visar källformulärets namn före fältnamnet så att du kan skilja datumfält med samma namn åt. Välj fältet från rätt formulär.
- Välj Tillämpa på för att välja vilka objekttyper bevaranderegeln gäller. Du kan välja flera alternativ:
- Filer – uppladdade filer.
- Länkar – länkobjekt.
- Mappar – mappobjekt.
- Alla poster – alla formulärposter, oavsett formulärmall.
- Enskilda formulärmallar – endast poster skapade från de valda mallarna.
- Välj åtgärd: arkivera till en mapp, flytta till papperskorgen eller radera permanent
- Om du väljer att arkivera till en mapp måste du ange målmappen dit dokumenten ska flyttas när bevarandeperioden löper ut. Du kan även behålla den befintliga mappstrukturen på den nya platsen så att hela hierarkin bevaras, inte bara enskilda filer.
- Välj om du vill aktivera Tillämpa på undermappar. Detta avgör om regeln även gäller undermappar; Tillämpa på avgör vilka objekttyper som omfattas.
- Klicka på ”Spara”
Exempel för HR: Om en anställds personliga dokument ska raderas efter att anställningsavtalet upphör lagrar du avtalets slutdatum i ett datummetadatafält på den anställdes mapp. Välj fältet som Fält för bevarandets startdatum, inkludera Mappar under Tillämpa på och välj bevarandeperiod och raderingsåtgärd. Hela den anställdes mapp med innehåll kan då tas bort tillsammans utifrån avtalets slutdatum på mappen.
Du kan göra undantag för alla mappar och filer som påverkas av inställningar på högre nivå. Leta upp filen eller mappen som ska undantas och välj ”Bevarande” i menyn. Där visas aktuella inställningar och två sätt att åsidosätta dem. Välj ”Aktiv” för en egen bevarandeperiod eller ”Inaktiv” för att behålla filen eller mappen utan tidsgräns.
TIPS: För att visa återstående bevarandetid i listvyn, konfigurera en av listkolumnerna så att den visar ”Bevarandets slut”.
TIPS 2: För en lista över filer vars bevarandeperiod snart löper ut, gå till vyn ”Översikt och rapporter”.