Siirry pääsisältöön
Miten voimme auttaa?

Linkitetyt lomakkeet: tietueen luominen olemassa olevilla tiedoilla

← Toate subiectele

Linkitetyillä lomakkeilla voit aloittaa toisen lomaketyypin uuden tietueen käyttämällä valittuja olemassa olevan tietueen arvoja. Voit esimerkiksi aloittaa ostotilauksen ostopyynnöstä ja siirtää nimikkeen kuvauksen ja määrän.

Ylläpitäjä määrittää molemmat mallit, toimintopainikkeen ja kopioitavat kentät. Käyttäjät avaavat sitten uuden lomakkeen täytettäväksi alkuperäisen tietueen toiminnosta.

Linkitetyn lomakkeen määrittäminen

Tarvitset pääsyn kohtaan Ylläpitäjän työkalut. Luo molemmat lomakemallit ja niiden kentät ennen linkin määrittämistä. Katso Lomakemallin luominen, jos ne on ensin luotava.

  1. Siirry kohtaan Ylläpitäjän työkalut → Lomakemallit.
  2. Avaa alkuperäisen mallin sarakkeen Toiminnat hammasratasvalikko ja valitse Lisää linkitetty lomake.
  3. Tarkista sivun yläosassa valittu alkuperäinen malli. Sen nimi ja kentät näkyvät kohdassa Alkuperäinen lomake. Tämän lomakkeen tietueet toimittavat arvot.
  4. Valitse kohdemalli kohdassa Linkitetty lomake. Tätä lomaketta käytetään uuden tietueen luomiseen.
  5. Anna toiminnolle selkeä nimi, kuten Create Purchase Order, asetuksella Painikkeen teksti.
  6. Valitse kullekin alkuperäiselle kentälle kohdekenttä oikeanpuoleisesta pudotusvalikosta. Jätä Älä kopioi valituksi arvoille, joita et halua siirtää.
  7. Tarkista kenttäparit ja valitse Tallenna.

Yhdistä esimerkiksi ostopyynnön kenttä Tuote tai palvelu ostotilauksen kenttään Item description. Kenttien nimien ei tarvitse olla samat.

Automaattinen numerointi on valinnainen. Voit luoda tietueen linkitetyn lomakkeen toiminnolla, vaikka alkuperäisellä lomakkeella ei ole numerointijärjestelmää. Kenttävastaavuudet kopioivat silti valitut arvot kohdelomakkeeseen.

Tietueen luominen linkitetyllä lomakkeella

  1. Avaa alkuperäisestä lomakemallista luotu tietue.
  2. Valitse linkitetyn lomakkeen toiminto määritetyllä painikenimellä, kuten Create Purchase Order.
  3. Tarkista kohdelomakkeeseen siirtyneet arvot ja täytä lisäkentät.
  4. Lähetä kohdelomake uuden tietueen luomiseksi.

Vastaustietueiden luominen perityllä numeroinnilla

Luo linkitetyillä lomakkeilla vastaus saapuvan kirjeenvaihdon tietueesta. Määritä linkki Saapuva kirje → Vastauskirje, anna painikkeelle nimi kuten Create reply ja määritä siirrettävät kentät, kuten aihe. Käyttäjät avaavat saapuvan tietueen, napsauttavat painiketta, tarkistavat tai täydentävät vastauksen ja lähettävät sen.

Jos lähdetietueella on Asiakirjan numero, jätä vastauksen Asiakirjan numero tyhjäksi käyttääksesi automaattista vastausnumeroa. Lähetettäessä Folderit lisää lähdenumeroon juoksevan päätteen: esimerkiksi IN-2026-001-1 ensimmäiselle vastaukselle ja IN-2026-001-2 seuraavalle. Toinen lähdetietue aloittaa oman vastausjärjestyksensä. Tämä toimii sekä käsin syötetyllä lähdenumerolla että automaattisen numerointijärjestelmän antamalla numerolla; erillistä vastausnumerointiasetusta ei tarvita.

Numero annetaan vastauksen lähetyksessä, joten Asiakirjan numero -kenttä voi olla tyhjä lomaketta täytettäessä. Kun vastaus perii numeronsa näin, numero on etusijalla kohdelomakkeen omaan automaattiseen numerointiin nähden.

Folderit yhdistää automaattisesti uuden tietueen ja sen lähteen kohdassa Liitetyt kohteet, ja linkit näkyvät molemmissa tietueissa. Tämä ei edellytä erillistä Suhde-kenttää vastausmallissa. Vastaus luodaan aluksi lähdetietueen kansioon. Käytä sen jälkeen toimintoa Siirrä, jos se kuuluu muualle; numero ja yhteys säilyvät.

Kirjeenvaihtoketjun jatkaminen

Määritä linkitetyn lomakkeen toiminto vastakkaiseen suuntaan, kun käyttäjien tulee jatkaa viestinvaihtoa kahden lomaketyypin välillä. Vastaus tietueeseen IN-2026-001-1 voi saada numeron IN-2026-001-1-1 ja linkittyy automaattisesti välittömään lähdetietueeseensa.

Linkitetyn lomakkeen valitsin tarjoaa tällä hetkellä muita lomakemalleja, mutta ei lähdemallia itseään. Käytä tähän kulkuun kahta lomaketyyppiä ja linkkejä molempiin suuntiin.

Vastaustietueen luominen ei lähetä sähköpostia. Edellä kuvatut vaiheet kattavat tietueen luomisen, kenttien kopioinnin, numeroinnin ja jäljitettävät yhteydet. Jos haluat tuottaa tietueesta PDF- tai DOCX-tiedoston, määritä asiakirjan luominen erikseen.

Määritettyjen linkitettyjen lomakkeiden löytäminen

Valitse mallin hammasratasvalikosta Linkitetyt lomakkeet nähdäksesi sille määritetyt linkit. Lomakemallien työkalupalkin painike Linkitetyt lomakkeet avaa linkitettyjen lomakkeiden yleiskatsauksen.

Milloin linkitettyjä lomakkeita kannattaa käyttää

  • Ostopyyntö → Ostotilaus: käytä nimiketietoja, määrää ja arvioitua kustannusta uudelleen tilauksen valmistelussa.
  • Poikkeamaraportti → Korjaava toimenpide: siirrä poikkeaman viite, kuvaus ja osasto jatkotoimenpiteen aloittamista varten.
  • Asiakastapaus → Jatkopyyntö: käytä asiakastietoja ja tapausviitettä uudelleen, kun toinen tiimi hoitaa seuraavan vaiheen.

Esimerkit edellyttävät vastaavien mallien ja kenttien määrittämistä tilillesi.