Lomaketietueiden automaattiset muistutukset
Automaattisilla lomakemuistutuksilla voit määrittää päivämäärään perustuvia sähköpostimuistutuksia lomakemallin tietueille, myös olemassa oleville. Käytä niitä sopimusten määräaikoihin, tarkistuspäiviin ja seurantaan. Sääntö määritetään lomakemallin toimintovalikon kohdasta Hallinnoi muistutuksia.
Jos haluat muistutuksen yhdelle kohteelle itse valitsemallasi päivämäärällä ja kellonajalla, katso Muistutukset. Lomakkeen luontiohjeet ovat oppaassa eForms (lomakemallit).
Muistutusasetusten avaaminen
- Avaa kohdassa Ylläpitäjän työkalut valinta Lomakemallit.
- Etsi malli ja avaa sen Toiminnat-sarakkeen hammasratasvalikko.
- Valitse Hallinnoi muistutuksia.
- Valitse työkaluriviltä Lisää muistutus.
Jos mallille ei ole määritetty muistutuksia, sivulla näkyy Muistutuksia ei ole vielä määritetty.
Muistutuksen lähetysajan valitseminen
Valitse Päivämääräkenttä, johon muistutus perustuu. Määritä sitten:
- Määrä: aikasiirtymän suuruus.
- Yksikkö: minuutit, tunnit, päivät, viikot, kuukaudet tai vuodet.
- Ajoitus: ennen valittua päivämäärää tai sen jälkeen.
Esimerkki: jos haluat muistutuksen 30 päivää ennen sopimuksen päättymistä, valitse sopiva sopimuksen päättymispäiväkenttä, syötä 30, valitse Päivää ja valitse Ennen. Kenttien nimet riippuvat lomakkeen ja työtilan asetuksista.
Valinnaisten ehtojen lisääminen
Määritä asetuksella Ehdot (valinnainen), mitkä tietueet täyttävät ehdot. Ehdot tarkistetaan muistutuksen käynnistyessä ja uudelleen sen erääntyessä.
- Valitse + Lisää ehto.
- Valitse tarkistettava Lomakekenttä.
- Valitse Operaattori.
- Syötä Arvo, kun operaattori edellyttää sitä.
- Lisää tarvittaessa ehtoja.
Valitse kohdassa Vastaavuusehdot vaihtoehto Kaikki ehdot (JA), jos kaikkien ehtojen on täytyttävä, tai Mikä tahansa ehto (TAI), jos vähintään yhden on täytyttävä.
Käytettävissä olevat operaattorit riippuvat kenttätyypistä. Vaihtoehtoihin kuuluvat olemassaolon ja tyhjän arvon tarkistukset, yhtäsuuruus, tekstivertailut sekä suurempi kuin- ja pienempi kuin -vertailut. Tekstikentässä voi käyttää esimerkiksi operaattoreita Yhtä suuri kuin, Sisältää, Alkaa ja Päättyy.
Päivämääräehdot
Päivämäärävertailussa Arvon tyyppi tarjoaa vaihtoehdot Absoluuttinen ja Suhteellinen. Suhteellisilla arvoilla on määrä, yksikkö ja ajoitus ennen tai jälkeen. Suhteessa tarjoaa vaihtoehdot Nykyinen aika ja Kentän arvo. + Aikasiirtymä lisää uuden siirtymäosan. Suhteellisten ehtojen yksiköihin kuuluvat sekunnit, minuutit, tunnit, päivät, viikot, kuukaudet ja vuodet.
Vastaanottajien valitseminen
Käytä yhtä tai useampaa vastaanottajatoimintoa:
- + Lisää sähköposti: syötä sähköpostiosoite.
- + Lisää käyttäjä: valitse työtilan käyttäjä.
- + Lisää ryhmä: valitse käyttäjäryhmä.
- + Lisää vastaanottaja kentästä: valitse soveltuva kenttä, joka määrittää tietueen vastaanottajan.
Käytettävissä olevat vastaanottajakentät riippuvat lomakkeesta. Poista lisätty vastaanottajarivi asetuksista sen vieressä olevalla poistotoiminnolla.
Viestin kirjoittaminen ja tallentaminen
Syötä Aihe ja Viesti. Editori luettelee mallillesi saatavilla olevat lomakekenttien paikkamerkit. Käytä muistutusviestissä täsmälleen siinä näytettyjä paikkamerkkejä. Nimet vaihtelevat malleittain.
Tarkista päivämääräkenttä, ajoitus, ehdot, vastaanottajat ja viesti ja valitse Tallenna.