Arbetsflöde för dokumentgodkännande
Behöver ett dokument godkännas innan du går vidare? Behöver fakturor godkännas före betalning, semesteransökningar beviljas eller företagets regler godtas av alla anställda? Använd arbetsflödet för godkännande!
Det finns två sätt att skicka dokument för godkännande i Folderit:
Du kan göra det manuellt, fil för fil (beskrivs nedan) eller skapa automatiserade arbetsflöden på mappnivå med AUTOMATISERADE ARBETSFLÖDEN FÖR GODKÄNNANDE (klicka här!).
Så startar du ett godkännandeflöde för en enskild fil:
- Klicka på filen som ska godkännas för att öppna detaljvyn
- Klicka på den blå knappen ”Starta arbetsflöde för godkännande” till höger
- Skriv vid behov en beslutstext som godkännarna ska ta ställning till, till exempel ”Ska vi betala den här fakturan?”
- Välj mellan processerna ”Seriell” och ”Parallell”:
Seriell – godkännarna får inbjudan en i taget, i den ordning du lägger till dem. Nästa person får sin inbjudan först när föregående person har godkänt dokumentet. Om föregående person avslår eller inte svarar går arbetsflödet inte vidare.
Parallell – alla godkännare får inbjudan att godkänna samtidigt. - Ange e-postadressen (användarnamnet) till en person med Folderit-konto och klicka på ”Inbjuda”
- Fortsätt lägga till alla som ska godkänna dokumentet
- Aktivera ”Flytta efter godkännande” om dokumentet automatiskt ska flyttas till en annan mapp när alla har godkänt det. Välj en mapp. (Valfritt)
Du kan ändra beslutstexten tills den första personen godkänner eller avslår dokumentet. Därefter låses texten för ändringar.
När någon har godkänt eller avslagit dokumentet kan du se beslutet, datumet, tiden och en eventuell kommentar. Klicka på den blå knappen ”Visa arbetsflöde för godkännande” för att se aktuell status. Du får även e-postmeddelanden om godkännanden.
- En gul punkt framför en godkännare betyder att inbjudan har skickats men att personen ännu inte har fattat ett beslut.
- En gul cirkel betyder att inbjudan ännu inte har skickats eftersom föregående godkännare inte har godkänt dokumentet (visas endast i seriellt läge).
- En röd punkt betyder att personen har avslagit dokumentet.
- En grön punkt betyder att personen har godkänt dokumentet.