Anpassad behörighet

Anpassade behörigheter ger detaljerad kontroll över vad en enskild användare eller användargrupp får göra med en delad mapp och dess innehåll.

Alternativet finns i Tailor-planen. Det är användbart när standardnivåerna Förhandsvisning, Läsare, Redaktör eller endast uppladdning är för omfattande eller för begränsade.

I stället för att välja en fördefinierad behörighetsnivå kan du aktivera de åtgärder som behövs var för sig. Du kan också välja om behörigheterna ska gälla endast den valda mappen eller rekursivt även dess undermappar.

En jämförelse av standardnivåerna finns i Åtkomstnivåer.

Tilldela anpassade behörigheter

1. Öppna mappens delningsfönster.
2. Välj användaren eller användargruppen som ska få åtkomst.
3. Välj Anpassad som behörighetsnivå.
4. Aktivera de mapp- och filbehörigheter som behövs.
5. Välj om åtkomsten ska gälla rekursivt för undermappar.
6. Spara delningsinställningarna.

Allmänna delningsinstruktioner finns i Dela filer, mappar och andra resurser.

Rekursiv åtkomst

Rekursiv åtkomst tillämpar de valda anpassade behörigheterna på den delade mappen och dess undermappar.

När rekursion är avstängd gäller behörigheten endast den valda mappen. Det kan vara användbart när en användare ska se en mapp i navigeringsstrukturen utan att automatiskt få samma åtkomst till allt under den.

Mappbehörigheter

Inga behörigheter

Visar den delade mappen i navigeringsstrukturen utan att ge åtkomst till innehållet eller ytterligare mappåtgärder.

Det kan vara användbart när användare behöver förstå mapphierarkin utan att få åtkomst till resurserna i mappen.

Skapa mappar

Låter användare skapa nya mappar i den delade mappen.

Ytterligare behörigheter kan krävas för att visa, redigera, flytta, dela eller radera mapparna som skapas.

Se mappar

Låter användare se de direkt underordnade mapparna i den delade mappen.

Ladda ner mappar

Låter användare ladda ned den delade mappen och dess tillåtna innehåll som ett arkiv.

Redigera mappar

Låter användare ändra mappinställningar och attribut, inklusive mappnamn och metadata. Beroende på tillgängliga kontroller kan detta även omfatta mappvyer, arbetsflöden, bevarande och andra inställningar på mappnivå.

Flytta mappar

Låter användare flytta mappen till en annan plats där de också har nödvändiga målbehörigheter.

Ta bort mappar

Låter användare radera mappen och dess innehåll.

Duplicera mappar

Låter användare skapa en kopia av mappen.

Dela mappar

Låter användare ge andra användare eller grupper åtkomst till mappen.

Dela med offentlig länk för mappar

Låter användare aktivera, inaktivera och hantera en offentlig länk till mappen.

Nödvändigt beroende: användaren måste också ha behörigheten Dela mappar .

Läs mer om Dela med offentliga länkar.

Granskningshistorik för mappar

Låter användare se mappens aktivitetshistorik och tillåtna händelser.

Läs mer om granskningsloggen.

Filbehörigheter

Lägga till/skapa filer

Låter användare ladda upp eller lägga till filer i den delade mappen.

Se lista över filer

Låter användare se filerna som listas i mappen.

Utan ytterligare behörigheter kan användare eventuellt se filnamn utan att kunna förhandsgranska, ladda ned eller ändra filerna.

Förhandsgranska filer

Låter användare öppna filer i format som stöds i Folderits förhandsvisning.

Denna behörighet ger inte i sig rätt att ladda ned, skriva ut eller kopiera text från förhandsvisningen.

Läs mer om Förhandsgranska filer.

Ladda ner filer

Låter användare ladda ned filer till sin enhet.

Redigera filattribut

Låter användare ändra filrelaterad information och inställningar, inklusive metadata, påminnelser, arbetsflöden och utcheckningsinställningar där dessa finns.

Uppdatera filversioner

Låter användare ladda upp en ny version av en befintlig fil.

Läs mer om Versionshantering och filhistorik.

Redigera filer online

Låter användare redigera Microsoft Office-filer i format som stöds via Microsoft 365-integreringen.

När även Lägga till/skapa filer är aktiverat kan användare skapa nya Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument via Office-integreringen.

Läs mer om Skapa och redigera Microsoft Office-dokument.

Flytta filer

Låter användare flytta filer till en annan plats i Folderit där de också har nödvändiga målbehörigheter.

Ta bort filer

Låter användare radera enskilda filer.

Duplicera filer

Låter användare skapa kopior av filer i Folderit.

Dela filer

Låter användare ge andra användare eller grupper åtkomst till enskilda filer.

Dela med offentlig länk för filer

Låter användare aktivera, inaktivera och hantera offentliga länkar till filer.

Nödvändigt beroende: användaren måste också ha behörigheten Dela filer .

Granskningshistorik för filer

Låter användare se aktivitetshistoriken för enskilda filer.

Beroenden mellan behörigheter

Vissa behörigheter är endast användbara tillsammans med andra. Till exempel:

• Dela med offentlig länk kräver också motsvarande delningsbehörighet.
• Redigera filer online kräver åtkomst till filen och ett Microsoft Office-format som stöds.
• Flytta filer och Flytta mappar kräver lämpliga behörigheter på både ursprungsplatsen och målplatsen.
• Skapa mappar ger inte automatiskt rätt att visa, redigera eller radera de nya mapparna.
• Se lista över filer ger inte automatiskt rätt att förhandsgranska eller ladda ned.

Exempel på anpassade behörighetsuppsättningar

Lämna in dokument

Aktivera Lägga till/skapa filer när en användare ska lämna in dokument utan att få bredare åtkomst till befintligt innehåll.

Läsåtkomst till dokument

Aktivera Se lista över filer, Förhandsgranska fileroch vid behov Ladda ner filer.

Metadataredigerare

Aktivera Se lista över filer, Förhandsgranska fileroch Redigera filattributmen lämna borttagning och delning av filer avstängda.

Dokumentmedarbetare

Aktivera Lägga till/skapa filer, Se lista över filer, Förhandsgranska filer, Ladda ner fileroch Uppdatera filversioner.

Rekommendationer

• Ge endast de behörigheter som användarens roll kräver.
• Granska rekursiv åtkomst noga innan behörigheter tillämpas på en stor mappstruktur.
• Testa komplicerade behörighetskombinationer med ett användarkonto utan administratörsrättigheter.
• Undvik att ge åtkomst till delning, radering eller granskning om det inte behövs.
• Granska anpassade behörigheter regelbundet när en användares roll ändras.

Uppladdning av flera filer och uppackning av arkiv

Lägga till/skapa filer kan tillåta uppladdning av flera filer utan Skapa mappar. Håll dessa behörigheter separata när en medarbetare ska lämna in dokument i en befintlig mapp men inte skapa nya mappar.

Att packa upp ett arkiv som innehåller mappar, eller packa upp i en ny mapp, kräver också Skapa mappar. En uppladdningsbehörighet ger inte automatiskt rätt att skapa mappar. Se Ladda upp filer för olika uppladdningssätt.