Anslut Folderit till Zapier
Anslut Folderit till tusentals program med Folderit DMS på Zapier. Automatisera dokumentimport, fil- och mappåtgärder, metadatauppdateringar, godkännanden, arbetsflöden, aviseringar och avancerade API-processer. Integrationen är offentligt tillgänglig och kräver ingen inbjudningskod.
Börja med en färdig Zap-mall
Konfigurationslänkarna nedan öppnar för närvarande namngivna receptsidor i Zapier. Kopiera ett recept, anslut dina egna konton, välj mappar och mål, granska alla fältkopplingar och testa med ofarliga data medan din Zap är avstängd. En receptsida bekräftar inte att de kopierade inställningarna eller kontona är klara. Aktivera först efter att du har kontrollerat resultatet. Beroende på appar och antal steg kan ett betalt Zapier-abonnemang eller separat leverantörsabonnemang krävas.
Mallarnas tillgänglighet kontrollerades den 29 oktober 2026: Vissa äldre receptlänkar leder nu till allmänna integrationssidor i stället för det namngivna receptet. De listas separat under Andra receptlänkar och konfigurationshjälp och är inte färdiga konfigurationsalternativ.
Organisera dokument för CRM och kundservice
Före aktivering: När du har kopierat en CRM-mall granskar du varje fältkoppling och kontrollerar att varje värde kommer från rätt tidigare steg. Anslut dina egna konton och gör ett test med ofarliga data medan din Zap är avstängd, som skapar eller återanvänder rätt Folderit-mapp. För Salesforce kontrollerar du även att länken skrivs till samma ärende. Kontakta Folderit om en kopierad fältkoppling saknas eller pekar på fel steg.
Skapa eller återanvänd en dokumentmapp för varje ny HubSpot-affär, HubSpot-ticket eller Salesforce-ärende. Mallarna använder källpostens ID för konsekventa mappsökvägar och återanvänder en matchande mapp vid senare körningar. Låt endast en process skriva denna mappstruktur; samtidiga körningar kan ändå skapa dubbletter.
Salesforce-mallen skriver även den privata Folderit-mapplänken tillbaka till samma ärende. Skapa ett separat Case URL-fält med namnet Folderit Folder URL och API-namnet Folderit_Folder_URL__celler koppla om det sista steget till ett befintligt separat URL-fält. Välj överordnad Folderit-mapp vid konfigureringen. En sparad länk ger inte dokumentåtkomst.
Skapa personalmappar från Workday
Skapa eller återanvänd en personalmapp i Folderit när en anställd visas i Workdays sökning efter aktiva medarbetare. Mallen skapar bara mappar: den kopierar inte personaldokument, skriver inte till Workday och ändrar inte Folderit-behörigheter.
Anslut dina egna Workday- och Folderit-konton, kontrollera Workday WQL-åtkomst och vilka anställda som ska omfattas, ange källmiljön och välj en skyddad överordnad Folderit-mapp. Låt en enda process skriva mappstrukturen och testa medan din Zap är avstängd. Sökningen omfattar de senaste 100 resultaten för aktiva medarbetare; den är ingen massimport av historik och garanterar inte att alla nyanställda fångas vid höga volymer.
Avisera Teams om arbetsflödesförfrågningar
Skicka en Teams-avisering när Folderit rapporterar en ny arbetsflödesförfrågan. Välj Folderit-källa, Teams-mål och mottagare vid konfigureringen. Granska kopplingarna för dokument, metod, mottagare och tid, och verifiera meddelandet med en ofarlig förfrågan före aktivering.
Folderit-utlösare kontrollerar regelbundet; aviseringstidpunkten beror på ditt Zapier-abonnemang. Att en uppgift eller granskningshändelse returneras garanterar inte att efterföljande meddelande levereras. Kontrollera därför mottagarkanalen vid test.
Importera nya Google Drive-filer
Importera nya Google Drive-filer till den Folderit-mapp du väljer. Granska källfil, källidentifierare, namn, MIME-typ, tidsstämplar och mål före testet.
Det är händelsestyrd import, inte fullständig dubbelriktad mappsynkronisering eller historisk migrering. Läs importanvisningarna nedan och kontrollera befintliga automatiska Folderit-arbetsflöden innan du skapar ett testdokument.
Avisera om och registrera nya Folderit-filer
Skicka e-post-, Slack- eller Microsoft Teams-aviseringar när en ny fil tillkommer, eller lägg till dess uppgifter som en rad i Google Sheets. Konfigurera själv bevakad mapp och mottagande mål.
Andra receptlänkar och konfigurationshjälp
Följande namngivna receptlänkar ledde till allmänna integrationssidor vid kontroll den 29 oktober 2026. De behålls som referenser men öppnar för närvarande inte den annonserade guidade konfigureringen. Kontakta Folderit för aktuella alternativ eller bygg ett flöde med den offentliga appens händelser nedan. Behåll befintliga kopior avstängda tills källfält, filter, mål och resultat har kontrollerats.
Visa receptreferenser och deras konfigurationsbegränsningar
AI-sammanfattning och klassificering av PDF
- Sammanfatta PDF med ChatGPT och uppdatera metadata
- Sammanfatta PDF med Gemini och uppdatera metadata
Dessa AI-referensrecept finns inte som länkar till guidad konfigurering. Vid konfigurationshjälp måste filfilter och beroende fältkopplingar, hämtningsbar PDF, validering av AI-svar och metadatamål i samma dokument kontrolleras före användning. Avsedd utdata är en sammanfattning och dokumenttyp, inte Folderit-sökning med naturligt språk eller automatisk taggning.
Summary och AI Document Type är textmetadatafält, inte taggar. Saknas kompatibla textfält skapas de automatiskt. Mallarna är avsedda för PDF-filer upp till 10 MiB. Filer som inte stöds, är för stora eller har ogiltiga AI-svar får inte gå vidare till metadatauppdatering. Kontrollera befintliga fälttyper och testa med en ofarlig PDF före aktivering.
Integritet och kostnad: vald PDF hämtas och skickas via Zapier till din valda AI-leverantör med din egen API-anslutning. Granska organisationens regler för dokumentbehandling och leverantörens villkor innan du använder konfidentiella dokument. Användningsavgifter, gränser och Zapier-uppgiftskostnader kan tillkomma; upprepade tester eller omkörningar kan ge ytterligare AI-användning. Granska AI-värdenas riktighet. Mallarna erbjuder inte Folderit-sökning med naturligt språk eller automatisk taggning.
Kontrollerad publicering från Google Drive och arbetsflödesresultat
- Exportera kontrollerade Google Drive-PDF:er och starta arbetsflöden
- Skicka arbetsflödesresultat via e-post
- Skicka arbetsflödesresultat till Slack
Betrakta inte en äldre kopia för kontrollerad publicering som klar enbart för att stegen finns. Verifiera PDF-export, käll- och publiceringsidentifierare, importresultat och filter före metadata- eller arbetsflödesstart. Ett arbetsflödessteg ska bara fortsätta när importresultatet uttryckligen är klart och inte en dubblett. Testa varje nödvändig resultathändelse och dess faktiska mottagarmål före aktivering.
Andra recept för import av filer, bilagor och fakturor
- Importera nya Dropbox-filer
- Importera nya Box-filer
- Importera nya Gmail-bilagor
- Arkivera nya QuickBooks Online-fakturor
- Arkivera nya Xero-försäljningsfakturor
Vid konfigurationshjälp för import från Dropbox, Box, Gmail, QuickBooks Online eller Xero kontrollerar du källans anslutning, exakt dokument eller faktura, åtkomlig fil/PDF, nödvändiga importfält och Folderit-mål. Ett anslutet konto eller lyckad källsökning bevisar inte att dokumentet importerades korrekt. Flödena är inte fullständig synkronisering eller historisk migrering.
Uppföljningsuppgifter och kort
- Skapa Asana-uppgifter för nya Folderit-filer
- Skapa Trello-kort för nya Folderit-filer
- Skapa Pipedrive-uppgifter för nya Folderit-filer
Uppföljningsflöden för Asana, Trello och Pipedrive kräver din egen leverantörsanslutning och valt mål, ansvarig person samt obligatoriska uppgiftsfält. Verifiera en ofarlig uppgift eller ett kort och dess kopplade filinformation före aktivering.
Se alla Folderit DMS-integrationer på Zapier för att bygga ett annat flöde. Om en mall inte passar processen använder du Folderits utlösare, åtgärder och sökningar nedan för att bygga själv.
Innan du börjar
- Ett Zapier-konto och ett Folderit-konto med API-åtkomst. Folderit API ingår i Tailor-abonnemanget. Se information om API-åtkomst.
- Dina Folderit API-uppgifter Client ID och Client Secret samt Account UID vid behov. En ny anslutning kan automatiskt välja ett enda åtkomligt konto; ange avsett UID om flera konton är tillgängliga. Fråga Folderit-administratören om du saknar uppgifterna.
- Folderit-mappen som ska vara mål eller bevakas. När ett steg visar en mappväljare kan du bläddra eller söka bland det anslutna kontots mappar. Om ett fält frågar efter Folderit Root UID anger du mappens UID, inte Account UID eller mappnamnet.
Anslut ditt Folderit-konto
- Öppna Folderit DMS i Zapier och skapa ett arbetsflöde, en så kallad Zap.
- Välj Folderit DMS som app för ett steg och välj den händelse som behövs.
- Välj att ansluta ett konto. Ange Client ID och Client Secret från samma Folderit-installation. En ny anslutning kan automatiskt välja ett enda tillgängligt konto; ange avsett Account UID om flera konton finns. I standardmolnet lämnas valfria API- och webbadresser tomma. För en dedikerad installation som stöds anger du dess faktiska API-/API-dokumentationsadress och webb-/inloggningsadress.
- Slutför anslutningstestet. Använd ett konto med åtkomst till mapparna som automatiseringen behöver.
Ange bara Client Secret i kontoanslutningens formulär. Lägg den inte i arbetsflödesinnehåll, filmetadata eller supportmeddelanden.
Vad du kan automatisera med Folderit DMS
Folderit DMS för Zapier erbjuder fjorton utlösare och trettioåtta guidade åtgärder och sökningar. Du kan bevaka filer, mappar, versioner, arbetsflödesuppgifter, svar och valda posthändelser; bläddra, läsa, söka, importera, hämta, versionshantera, flytta, duplicera, tagga, låsa, dela och uppdatera poster; arbeta med typade metadata, påminnelser, eForms, relaterade poster, uppgiftsbilagor och arbetsflödesstatus; skapa validerade Folderit-uppgifter; starta arbetsflöden och godkännanden; och använda en skyddad API-åtgärd för dokumenterade kontospecifika slutpunkter. Mappfält med väljare låter dig bläddra eller söka bland det anslutna kontots mappar. Vissa avancerade fält kräver fortfarande Folderit-UID.
Utlösare
| Utlösare | Funktion |
|---|---|
| New Folderit File | Upptäcker en ny fil i vald mapp, med möjlighet att ta med undermappar. |
| New Workflow Request | Startar en Zap när Folderit rapporterar en ny arbetsflödesförfrågan. |
| Workflow Request Responded To | Startar en Zap när en arbetsflödesförfrågan i Folderit besvaras. |
| New Record | Kontrollerar en Folderit API GET-slutpunkt regelbundet efter nya poster med ett stabilt resultat-ID. |
| Record Event | Bevakar valda posthändelser i Folderit, bland annat skapande, uppdateringar, namnbyten, flyttar, papperskorg/återställning, delning, taggar och metadataändringar. Returnerar stabilt händelse-ID, tid, aktör och postuppgifter när den anslutna användaren får se dem. Händelsegrupper och postomfattning kan avgränsas för mindre brus. |
| New Folder | Upptäcker en ny Folderit-mapp på vald plats. Bevaka bara vald mapp eller även underliggande mappar. Resultatet innehåller stabilt mapp-UID, överordnad mapp, sökväg, skapandetid, aktör där tillgängligt och Folderit-länk. |
| New File Version | Upptäcker en ny version av en Folderit-fil. Resultatet innehåller stabilt händelse-ID, fil-UID, versions-UID, versionsuppgifter, aktör/tid där tillgängligt och aktuell Folderit-länk, med skydd mot dubbletter när historiken är oförändrad. |
| Workflow Event | Startar en Zap vid en vald uppgiftshändelse i Folderit, bland annat skapande, redigering, radering, godkännande, avslag, förtydligande, återkoppling, delegering och borttagen delegering. Returnerar stabilt gransknings-UID samt tillgängliga uppgifts-, post-, metod-, mottagar-, aktörs- och tidsuppgifter. Du kan välja händelsetyper och begränsa till en exakt Folderit-post. |
| Governance Event | Kontrollerar tillåtna granskningshändelser för signering, bevarande och dokumentspråk, vid behov filtrerade till en exakt fil eller mapp. Returnerar stabila granskningsidentifierare och valda händelseuppgifter utan att ändra styrningsinställningar. |
| New or Updated eForm Record | Kontrollerar aktuella poster i en exakt mapp och aktiv eForm-typ. Typade värden behåller noll, false, null och arrayer; mellanliggande ändringar mellan kontroller och fullständig historik garanteras inte. |
| Document Due or Reminder Due | Kontrollerar när ett dokuments förfallodatum eller en befintlig påminnelse passerar sin inställda UTC-gräns för avisering. Påminnelseläget läser ett begränsat antal kontosidor och väljer en exakt post; det skapar eller skickar inga påminnelser. |
| Workflow Completed | Observerar slutförda arbetsflödesinstanser för en exakt post, vid behov filtrerat till ett arbetsflöde. Detta är separat från ett enskilt uppgiftssvar. |
| Document Fully Signed | Observerar samlad signeringsframgång först när de aktuella signeringsuppgifterna har accepterat exakt dokument och bearbetning/slutförande är klart. Det bygger på Folderit-kvitton, inte kryptografisk granskning av PDF-bytes. |
| Metadata Field Changed | Kontrollerar tillåtna granskningshändelser för en fil/mapp och ett gemensamt fältdefinitions-UID. Historiska händelsevärden och aktuella fältvärden hålls separata. Använd eForm-utlösaren för formulärposters statusändringar. |
Åtgärder och sökningar
| Åtgärd eller sökning | Funktion |
|---|---|
| Add File Version | Lägger till en ny version av en befintlig Folderit-fil. |
| Create Approval Request | Skapar en begäran om godkännande för ett Folderit-dokument. |
| Download File | Hämtar en befintlig Folderit-fil så att senare Zap-steg kan använda dess fildata. |
| Find or Create Folder | Hittar en Folderit-mapp eller skapar den begärda mappsökvägen om den saknas. |
| Send API Request | Skickar ett autentiserat anrop till en Folderit API-slutpunkt med en HTTP-metod som stöds och valfria JSON-parametrar. |
| Import File | Importerar en fil från en annan app, stöder mappval i anslutet konto och kan använda skydd för kontrollerad publicering med dubblettkontroll. |
| Start Workflow | Startar ett konfigurerat Folderit-arbetsflöde för en post. |
| Update Record | Uppdaterar egenskaper som stöds för en befintlig Folderit-post. |
| Update Record Metadata | Uppdaterar metadatavärden för en befintlig Folderit-post. |
| Find Record | Hittar en befintlig Folderit-post för senare Zap-steg. |
| Get Record Details | Läser en fil, mapp eller eForm-post med exakt Folderit-UID. Returnerar normaliserad identitet, överordnad post, posttyp, datum, länk och tillgängliga metadata eller behörighetssammanfattning utan att ändra posten. |
| List Folder Contents | Listar filer, mappar eller båda i vald Folderit-mapp. Stöder mappbläddring i anslutet konto, begränsade sidor och resultat samt stabila UID, sökvägar, typer och länkar. |
| Advanced Search Records | Söker Folderit-poster med de namn-, innehålls-, metadata-, dokumentnummer-, posttyps-, mapp- och taggfilter som stöds. Resultaten är begränsade och deterministiska för tillförlitlig vidare användning. |
| Get Audit Trail | Läser aktuell granskningsaktivitet på konto- eller postnivå med de händelse- och datumfilter som stöds. Returnerar stabila gransknings-ID, aktörer, händelsetyper, mål och tidsstämplar där tillgängligt. |
| Duplicate Record | Kopierar en vald fil eller mapp till ett mål och returnerar både källans och den skapade postens UID. Valfri kopiering av personer, taggar, metadata, relationer, påminnelser, arbetsflöden och delningar är uttrycklig och avstängd som standard. |
| Manage Tags | Lägger till eller tar bort exakta befintliga Folderit-taggar från en fil, mapp eller eForm-post. Använder stabila tagg-UID och verifierar slutlig tilldelning utan att skapa eller gissa en tagg. |
| Update Typed Metadata | Uppdaterar en exakt metadatadefinition i Folderit med typanpassade värden, bland annat text, tal, datum, val, flervärden och tabellstrukturer som stöds. Validerar värdet före skrivning och läser tillbaka för verifiering. |
| Create or Update Share | Skapar eller uppdaterar en privat delning för exakt fil eller mapp, mottagare, åtkomstnivå, sluttid och behörigheter. Verifierar delningen och utökar aldrig behörigheter underförstått. |
| Revoke Share | Återkallar en exakt delning för en exakt fil eller mapp. Kräver delningens UID, resursidentitet och inskriven REVOKE bekräftelse och verifierar sedan att delningen inte längre är kopplad. |
| Create or Update Public Link | Skapar eller uppdaterar en offentlig länk för exakt fil eller mapp med uttryckliga åtkomst- och tidsgränsinställningar och returnerar verifierad aktuell länkstatus. |
| Lock or Unlock File | Låser eller låser upp en exakt fil och returnerar verifierad status och tillgängliga ägaruppgifter. Åsidosätter inte utan vidare ett lås som ägs av någon annan. |
| List File Versions | Läser en begränsad sida filversioner med stabila versions-UID och tillgänglig aktuell status, aktör, tid, storlek och hämtningsuppgifter. Ändrar inte filen. |
| Create or Update Reminder | Skapar eller uppdaterar en avgränsad påminnelse för en exakt post med uttrycklig tidpunkt, tidszon, mottagare där det stöds och verifierad återläsning. |
| List Reminders | Läser en begränsad, deterministisk sida påminnelser för en exakt post med stabila påminnelse-UID och filtrering på förfallna/kommande där det stöds. Ändrar inga påminnelser. |
| Find Workflow Request | Hittar en arbetsflödesförfrågan som är synlig för ansluten Folderit-användare, via exakt uppgifts-UID eller avgränsade användar-/postfilter. Returnerar normaliserad uppgiftsidentitet, status, deltagare, datum och Folderit-länk. |
| Get Workflow Status | Läser en begränsad sida aktuella arbetsflödesförlopp för en exakt Folderit-post med valfria flödes- och statusfilter. Returnerar stabila förloppsidentiteter och tillgänglig status, nästa steg, tider, behörigheter och länkar utan att ändra flödet. |
| List eForm Types | Listar åtkomliga Folderit eForm-/datatyper och deras exakta typade fält-UID. Inaktiva eller raderade typer kan undantas. Resultaten är begränsade, sorterade och lämpliga för senare eForm-steg. |
| Find eForm Record | Hittar en eForm-post med exakt post-UID eller avgränsade filter för typ, överordnad post, sökning och fältvärden. Returnerar normaliserade typade fält och Folderit-länken utan att ändra posten. |
| Create General Task | Skapar en validerad Folderit-uppgift för exakt post och mottagare. Metod, mottagartyp, instruktioner, tider, ordning och synlig information är uttryckliga. Gör högst ett ändringsförsök och returnerar exakt skapat eller köat resultat. |
| Request Field Completion | Ber en mottagare komplettera valda eForm-fält. Välj redigerbara fält och hela det synliga fälturvalet; övriga fält förblir dolda. Verifierar sparade inställningar och återanvänder en identisk aktiv begäran utan att skicka igen. Bekräftar inte att mottagaren har slutfört uppgiften. |
| Create eForm Record | Skapar en eForm-post genom koppling av namngivna fält i valt formulär. Värden valideras mot exakta fält-UID och typer, inklusive noll och false. Avancerad JSON finns kvar. Resultatet innehåller skapad posts UID och verifierade värden. |
| Update eForm Record | Anger eller tömmer uttryckligen valda namngivna fält och lämnar utelämnade fält oförändrade. Avancerad JSON-konfigurering stöds fortsatt. Validerar före skrivning och verifierar sparat resultat oberoende. |
| Manage Related Records | Listar, lägger till eller tar bort en exakt relation mellan Folderit-poster. Tillagda och borttagna relationer skyddas mot dubbletter och slutläget verifieras; ingen av posterna raderas. |
| List Task Attachments | Listar tillgängliga bilagemetadata för en exakt Folderit-uppgift. Returnerar namn, typer, storlekar och svarssammanhang utan att exponera signerade hämtningslänkar eller bilagesvarens hemligheter. |
| Inspect Permissions | Läser behörighetsflaggor som stöds för en exakt Folderit-resurs med den anslutna användaren. Okända eller utelämnade flaggor förblir okända. Det är ingen fullständig rapport om ärvda åtkomstlistor och ändrar inte åtkomst. |
| Reconcile Events | Läser ett begränsat, ordnat fönster av filsynkroniseringshändelser efter sparat gransknings-ID eller UID, med en fortsättningsmarkör. Spelar inte upp efterföljande åtgärder och skriver inte till dokument. |
| List Field Copy Jobs | Listar befintliga eForm-fältkopieringsjobb, läser ett jobbs status eller hämtar en begränsad resultatsida. Kräver datatypens UID och, för status/resultat, ett befintligt batch-ID. Skickar inte in eller kör om jobb. |
| Create eForm Record With PDF | Skapar en typad eForm-post med vald PDF med kompatibelt formulär och uttrycklig fältkoppling. Följ post- och PDF-kvitton separat och granska osäkra resultat före nytt försök. Garanterar inte serverstyrt skapande exakt en gång. |
OCR-språk och eForm-poster: Update Record låter dig välja OCR-språk för fil eller mapp. Lämna tomt för befintlig inställning. I Request Field Completion och Update eForm Record väljer du mapp och eForm-typ för att bläddra bland matchande poster, eller anger/kopplar exakt post-UID.
Offentliga länkar och återkallning: Offentliga länkar kan inte pausas eller inaktiveras. Använd Revoke Share med exakt resurs- och delnings-UID för att ta bort en. En ersättningslänk får en ny URL. Folderit kan returnera PENDING för en fungerande offentlig länk; statusen bevisar inte att länken är inaktiv.
Stäm av händelser och granska styrning
Använd Reconcile Events för en kontrollerad kompletterande läsning. För ett första enbart tidsbaserat fönster anger du From inom de senaste 30 dagarna och lämnar båda granskningsmarkörerna tomma. Vid senare läsning tömmer du From och använder antingen returnerat numeriskt gransknings-ID eller UID, inte båda. Maximum Results, Maximum Pages och Page Size begränsar läsningen. Spara returnerad markör först när efterföljande hantering lyckats och fortsätt medan Window Complete är false. Åtgärden garanterar inte att efterföljande skrivningar sker exakt en gång.
Governance Event kontrollerar det granskningsflöde som anslutet konto får läsa och filtrerar sedan valda händelsefamiljer och valfritt post-UID. Observerar signerings-, bevarande- och dokumentspråkshändelser som stöds; den signerar inte, raderar inte permanent, inför inget rättsligt bevarandekrav och ändrar inte bevarande. Inspect Permissions rapporterar endast behörighetsflaggor som stöds för samma anslutning. En utelämnad flagga bevisar inte att åtkomst nekas.
List Field Copy Jobs bevakar endast befintliga fältvärdeskopieringsbatcher, inte alla bakgrundsjobb i Folderit. Status och resultat kräver ett verkligt batch-ID. Tom historik bevisar inte att ett jobb är klart. Läsåtgärden skickar aldrig in och försöker aldrig köra om ett kopieringsjobb.
Välj omfattning för regelbundna kontroller
Mapp- och postväljare sparar exakta UID. Det valfria fältet Browse Records in Folder begränsar urvalslistan till direkta underobjekt; det ändrar inte exakt bevakad post. Välj ett aktuellt kopplat metadatafält efter namn eller använd Custom-läge med ett borttaget fälts gemensamma definitions-UID för granskningshistorik. Dokumentdatumläge kräver Folder UID och tomt Record UID; påminnelseläge kräver Record UID och tomt Folder UID. Gör kompletteringsfönstret längre än kontrollintervallet. Ofullständig sidläsning eller åtkomstfel är misslyckad läsning, inte tom framgång.
Bevaka postaktivitet utan råa API-anrop
Använd Record Event när automatiseringen ska reagera på flera slags dokument- eller mappaktivitet, som namnbyte, flytt, metadataändring, taggändring, delning, papperskorg eller återställning. Använd en av de mer specifika utlösarna New Folderit File, New Folder eller New File Version när din Zap behöver en viss händelsefamilj och enklare utdata.
Folderit-utlösare kontrollerar regelbundet enligt intervallet i användarens Zapier-abonnemang. Stabila händelse- och postidentifierare låter Zapier undertrycka oförändrade händelser vid senare kontroller. Händelseläsning och komplettering begränsas för att skydda kontot mot obegränsat API-arbete.
Läs och sök i Folderit utan att ändra poster
Använd Get Record Details för ett känt Folderit-UID, List Folder Contents för att granska en mapp, Find Record för en enkel sökning och Advanced Search Records när flera filter behövs. Använd Get Audit Trail för aktuell aktivitet, inte aktuell poststatus.
Åtgärderna följer det anslutna Folderit-kontots behörigheter. En länk från Zapier ger inte åtkomst: den som öppnar den måste redan ha nödvändig Folderit-behörighet.
Behörighetssäkert beteende när inget matchar
Folderit kan avsiktligt ge samma åtkomstnekande svar för en otillgänglig post som för en post som användaren inte får se. Exakta läsningar och sökningar behandlar därför det dokumenterade, behörighetsmässigt oskiljbara svaret 403 eller 404 som ingen träff där det är lämpligt, utan att avslöja känsliga posters existens. Andra behörighets-, validerings-, anropsgräns- och serverfel förblir synliga fel så att din Zap inte fortsätter med ofullständiga data.
Hantera dokument med säkra, verifierbara åtgärder
Använd Duplicate Record när en Zap behöver en kontrollerad arbetskopia eller återanvändbar mappstruktur. Åtgärden håller känsligare alternativ som arbetsflöden, delningar, påminnelser och relationer avstängda tills skaparen uttryckligen aktiverar dem. Använd Manage Tags och Update Typed Metadata för exakt, strukturerad klassificering utan gissade namn eller inkompatibla nya fält.
För samarbete kräver Create or Update Share och Create or Update Public Link uttryckliga åtkomstval och verifierar slutläget. Revoke Share riktar sig mot exakt resurs- och delnings-UID och kräver inskriven bekräftelse. En returnerad Folderit-länk eller delning kringgår aldrig åtkomstkontrollerna.
Använd Lock or Unlock File för att samordna redigering utan att ta över någon annans lås utan vidare. Använd List File Versions före eller efter Add File Version när en Zap behöver verifierad versionshistorik. Använd Create or Update Reminder och List Reminders för avgränsad, postspecifik uppföljning med uttryckliga datum-, tidszons- och mottagarvärden där det stöds.
Åtgärderna använder det anslutna Folderit-kontots behörigheter. Ändringar validerar aktuell status före skrivning och läser sedan tillbaka resultatet. Din Zap bör förgrena sig utifrån returnerat resultat i stället för att anta att en ändring lyckades.
Automatisera arbetsflöden, uppgifter och eForms
Använd Workflow Event för en gemensam, granskningsbar utlösare för uppgiftshändelser som stöds. Välj bara nödvändiga händelsetyper och avgränsa till en post där det går. Regelbundna kontroller följer användarens Zapier-abonnemang. Returnerat gransknings-UID är stabilt för oförändrade händelser så att Zapier normalt kan ta bort dubbletter. Kontrollera mottagarsteget vid test; stabila ID garanterar inte att efterföljande effekter sker exakt en gång.
Använd Find Workflow Request för en synlig uppgift och Get Workflow Status för ett arbetsflödes förlopp på en viss post. Använd Create General Task när din Zap ska tilldela en validerad läsbekräftelse, ett godkännande, en signatur, återkoppling eller annan stödd uppgift till en exakt mottagare. Folderit kan neka en upprepad mottagar-/metodkombination. Åtgärden visar konflikten och skapar ingen dubblett.
För strukturerade poster väljer du formuläret i Create eForm Record eller Update eForm Record för att läsa in namngivna fält. Värden valideras mot formulärets exakta fält-UID och typer. Uppdateringar har alternativen Leave unchanged, Set value och uttryckligt Clear value. Advanced JSON finns kvar för komplexa värden och befintliga konfigurationer. List eForm Types visar exakta typ- och fält-UID vid behov. Find eForm Record läser en exakt eller filtrerad post, Manage Related Records hanterar exakta postrelationer utan att radera någon post, och List Task Attachments returnerar endast säkra bilagemetadata.
Använd Request Field Completion för att be en mottagare fylla i valda eForm-fält. Redigerbara fält måste också vara synliga. Förfallodatumet är informativt; en automatisk tidsgräns avbryter begäran när den nås. Kontrollera returnerade inställningar och uppgiftsstatus före nytt försök efter ett osäkert resultat.
Åtgärderna använder anslutet Folderit-kontos behörigheter. Ändringar gör högst ett skrivförsök och verifierar exakta identiteter eller värden. Behåll din Zap avstängd under test, använd tillfälliga ofarliga data och förgrena utifrån resultatet i stället för att anta att en uppgifts- eller poständring lyckades.
Säkerhet och aktuella gränser
- Workflow Event är en utlösare med regelbundna kontroller, inte en omedelbar webhook. Intervallet beror på användarens Zapier-abonnemang.
- Läsning av uppgifter, arbetsflöden, eForms, relationer och bilagor visar bara data som är tillgängliga för ansluten Folderit-användare.
- Skapande av allmänna uppgifter avvisar oklara resultat i stället för att upprepa ändringen och riskera dubbletter.
- eForm-skrivningar kräver exakta typ- och fält-UID och avvisar fältstrukturer som inte stöds eller är inkompatibla före skrivning.
- Relationshantering raderar aldrig någon av posterna.
- Uppgiftsbilagor visar bara metadata; signerade hämtningslänkar och hemligheter för mottagarsvar exponeras inte.
- Körning av uppgiftsmallar, svar på förtydligande/delegering, godkännande-/avslagsåtgärder, radering av enskilda eForm-poster och uppladdning av uppgiftsbilagor ingår inte eftersom säkra autentiserade/återställbara API-kontrakt inte har verifierats.
- Send API Request är fortsatt ett expertalternativ. Välj helst guidade åtgärder för validering, normaliserad utdata, avgränsat arbete och säkrare standardvärden.
Starta en automatisering när en ny fil läggs till
- Välj Folderit DMS och händelsen New Folderit File som första steg.
- Anslut ditt Folderit-konto.
- Ange mappidentifieraren i Folderit Root UID.
- Sätt Include files in subfolders? till True om filer i underliggande mappar också ska ingå. Låt det vara False för att endast bevaka vald mapp.
- Testa steget. Om du behöver en ny testpost lägger du en ofarlig testfil i vald mapp och använder Find new records.
- Lägg till en åtgärd i mottagarappen. Koppla filnamn, UID, mappsökväg eller andra tillgängliga utdatafält till åtgärden.
- Testa med ofarliga exempeldata, granska resultatet och aktivera din Zap.
Detta är en utlösare med regelbundna kontroller, inte omedelbar körning efter uppladdning. Intervallet beror på ditt Zapier-abonnemang. Den upptäcker nya filer och ska inte användas för allmän avisering vid varje ändring av befintliga dokument.
Utlösaren returnerar filinformation. Filens URL kan vara tom om API:et inte returnerar någon, och en länk ger inte mottagaren åtkomst till ett privat dokument. Kontrollera testets faktiska utdata innan den kopplas till ett annat program.
Importera en fil till Folderit
Kontrollera automatiska arbetsflöden före import: Ett Folderit-arbetsflöde som startas när en ny fil skapas kan gå igång direkt, innan senare Zap-steg skriver metadata eller utvärderar filter. Att stänga av din Zap efter ett enskilt importtest ångrar inte Folderit-arbetsflödet. Använd en tillfällig testplats utan automatiska arbetsflöden eller be administratören bekräfta avsett utlösarbeteende före test.
Börja med en utlösare i källappen, lägg till Folderit DMS och välj Import File. Koppla källappens utdata till dessa fält:
| Fält | Vad du ska ange |
|---|---|
| File | Källfilobjektet eller en direkt HTTPS-hämtningslänk som Zapier kan nå. En sida som endast visar en förhandsvisning är ingen filhämtning. |
| Source Document ID | En stabil identifierare för källdokumentet. Använd samma värde när samma dokument bearbetas igen. |
| Imported File Name | Filnamnet som ska sparas i Folderit, inklusive filändelse. |
| Imported File MIME Type | Innehållstypen, till exempel application/pdf. |
| Source File Size (Legacy, Optional) | Valfri äldre uppgift om källstorlek i byte. Nya flöden för kontrollerade dokument kan lämna detta tomt. |
| Source Created At / Source Modified At | Källdokumentets tidsstämplar för skapande och ändring, helst i ISO 8601-format. |
| Source Document URL | Källdokumentets referensadress. Den är separat från den hämtningsbara filen i File. |
| Folderit Folder | Bläddra eller sök bland det anslutna kontots mappar och välj mål. |
| Folderit Path | Valfri undermappsökväg under målet, till exempel Invoices/2026. Lämna tomt för att använda själva målmappen. |
| Source Document Name / Source Revision | Valfri dokumentstyrningsinformation som skrivs tillsammans med importerad fil. |
Kontrollerade dokumentpubliceringar
För kontrollerad publicering sätter du Use controlled-release safeguards? till True och anger ett stabilt Release ID. Du kan även koppla Exported At, välja Subsequent Release Behavior och sätta Stop the Zap if import fails? till True. Importen använder mål, källdokument-ID och publicerings-ID för att känna igen en redan sparad matchande publicering vid sekventiell bearbetning. En matchande omkörning kan returnera duplicate utan att lägga till fil eller version. Det är ingen atomär unikhetsgaranti: samtidiga körningar kan båda skapa en fil eller mapp innan de ser varandras resultat. Använd en enda skrivande process för samma mål och källidentitet och granska oklara resultat före nytt försök.
Testa först med en tillfällig fil. Granska returnerade värden för Status, Message, Duplicate Release och Ready for Workflow. Ett verifierat dubblettresultat behåller befintligt Folderit-fil-UID och returnerar Duplicate Release: trueoch Ready for Workflow: falseså att senare arbetsflödessteg kan filtreras bort säkert. Andra importer kan returnera created, updated, skippedeller failed. Att steget slutförs bevisar inte i sig att importen lyckades.
Avancerade API-arbetsflöden
New Record kontrollerar en Folderit API GET-slutpunkt efter poster. Send API Request skickar en begäran med vald HTTP-metod, slutpunktssökväg och valfria JSON-parametrar. Händelserna är avsedda för användare som känner till Folderits API-dokumentation. Ange slutpunktens sökväg efter /v2/accounts/{account UID}, till exempel /entities/all. För New Record väljer du ett stabilt unikt Result ID Path så att poster känns igen mellan kontroller.
Felsökning
- Kan inte ansluta: kontrollera Client ID, Client Secret, Account UID och API-åtkomst med administratören. Anslut kontot igen om uppgifterna har ändrats.
- Inga nya filer: kontrollera mapp-UID och undermappsinställning, lägg till en ny testfil och invänta kontrollintervallet. Tidigare bearbetade filer startar normalt inte samma Zap igen.
- Importen misslyckas: granska Status och Message, kontrollera alla nödvändiga källfält och att File kan hämtas. Använd en liten testfil för att isolera hämtnings- eller storleksproblem.
- En åtgärd kördes inte: öppna Zap History och granska berört steg och eventuella filter. Kontrollera att din Zap är påslagen och att kontot har tillgängliga uppgifter.
Vid arbetsflödesfel kontaktar du Zapier Support från kontot som kör din Zap så att de kan granska historiken. För Folderit API-åtkomst eller mappbehörigheter, kontakta Folderit. Ange händelsenamn, feltext och tidpunkt men aldrig inloggningsuppgifter eller konfidentiellt dokumentinnehåll.