Arbetsflöden för läsbekräftelse
Varje dokument i systemet kan skickas till andra användare för läsbekräftelse. Det passar utmärkt för att distribuera dokument som säkerhetsanvisningar som vissa personer måste läsa och bekräfta, och där en granskningsbar logg krävs för ISO-efterlevnad eller andra ändamål.
De inbjudna får en e-postavisering, men kan också se förfrågan i sin Folderit-översikt bland eventuella godkännande- och signeringsförfrågningar. De kan sedan förhandsgranska eller ladda ned dokumentet och klicka på ”Bekräfta läsning” för att lämna sin läsbekräftelse.
Ett arbetsflöde för läsbekräftelse kan startas för ett enskilt dokument. Du kan också ställa in en hel mapp så att det fördefinierade arbetsflödet startas automatiskt när ett dokument eller en ny version läggs till.
Konfigurera ett automatiskt arbetsflöde för läsbekräftelse i en mapp
Klicka på en mapp och välj ARBETSFLÖDE i verktygsfältet. En dialogruta med arbetsflödesinställningar öppnas.
Välj AKTIV och sedan LÄSBEKRÄFTELSE som metod. Fyll vid behov i fältet för instruktion/beslutstext. Informationen visas för de inbjudna i vyn för läsbekräftelse och kan därför innehålla en instruktion. Ange e-postadresserna till de användare du vill bjuda in för att få deras läsbekräftelser. Ange en adress per rad och klicka på den blå plusikonen för att lägga till fler adressfält eller användargrupper i arbetsflödet. Klicka på SKAPA för att starta automatiseringen.
Starta ett arbetsflöde för läsbekräftelse för ett enskilt dokument
Klicka på dokumentet i systemet och använd den blå knappen för att starta arbetsflödet för läsbekräftelse i kolumnen till höger. Lägg vid behov till en instruktion/beslutstext och ange e-postadresserna till alla som ska ingå i arbetsflödet. Ange en e-postadress per fält. Du kan lägga till fält med den blå plusikonen. Klicka på STARTA för att skicka dokumentet.
Vad ser den inbjudna personen?
Först visas en e-postavisering/inbjudan, om personen inte har valt bort detta i sina aviseringsinställningar.
När personen klickar på dokumentets namn öppnas vyn för läsbekräftelse i systemet.
Följa förloppet för läsbekräftelser
Arbetsflödets status är synlig i systemet för alla som har åtkomst till dokumentet. Den visas med en ögonikon: gul = arbetsflödet är inte klart/grön = arbetsflödet är klart.
Klicka på dokumentet och öppna sedan visningen av arbetsflödet för läsbekräftelse för att se detaljer om förloppet, till exempel vilka som har bjudits in och vilka som redan har bekräftat läsningen. Du kan också ladda ned dokumentet med en extra slutsida som visar allas läsbekräftelser, eller ladda ned sammanfattningen som en separat fil.
