Folderit eSign

Folderit eSign låter dig skicka dokument för elektronisk signering direkt från Folderit utan extern signeringsleverantör eller särskild hårdvara.

Folderit eSign finns i Tailor-planen och innehåller ett obegränsat antal elektroniska signaturer utan extra kostnad per signatur.

Dokument kan skickas till registrerade Folderit-användare eller externa mottagare som saknar Folderit-konto. Externa mottagare får en säker e-postinbjudan och kan granska och signera dokumentet i webbläsaren.

Olika sätt att starta ett Folderit eSign-arbetsflöde

Du kan använda Folderit eSign på flera sätt:

• Arbetsflöde för en enskild fil – starta en signeringsprocess manuellt för ett enskilt dokument.
• Automatisering på mappnivå – starta automatiskt ett fördefinierat signeringsarbetsflöde när en fil läggs till i en konfigurerad mapp.
• Arbetsflödesmall – använd en återanvändbar signeringsprocess med fördefinierade mottagare, signeringsordning, instruktioner och andra inställningar. Läs mer om att skapa och använda arbetsflödesmallar.
• Arbetsflödesdesigner – lägg in elektronisk signering som ett steg i en större automatiserad process med utlösare, villkor, godkännanden, läsbekräftelser, filflyttningar eller andra åtgärder. Läs mer om Arbetsflödesdesigner.

Starta Folderit eSign för en enskild fil

Öppna dokumentets detaljvy och välj Folderit eSign bland de tillgängliga arbetsflödesåtgärderna.

Alternativet Starta Folderit eSign-arbetsflöde blir tillgängligt när Folderit har skapat en förhandsvisning av dokumentet. Om det inte syns direkt efter uppladdningen väntar du tills förhandsvisningen är klar och uppdaterar sidan. Se Förhandsgranska filer för mer information.

1. Öppna dokumentet du vill skicka för signering.
2. Starta arbetsflödet Folderit eSign .
3. Lägg vid behov till en anteckning som förklarar vad mottagarna ska granska eller signera.
4. Välj arbetsflödets ordning: Parallell, Serielleller Anpassad.
5. Lägg till enskilda mottagare eller användargrupper.
6. Välj om mottagarna får se dokumentets metadata och relaterade objekt.
7. Aktivera vid behov Flytta efter ett lyckat arbetsflöde och välj målmappen.
8. Klicka på Starta för att skicka signeringsinbjudningarna.

Välj signeringsordning

• Parallell – alla mottagare får sina signeringsuppgifter samtidigt.
• Seriell – mottagarna bjuds in en i taget i angiven ordning.
• Anpassad – mottagarna kan ordnas i flera steg. Mottagare i samma steg får sina uppgifter samtidigt, och nästa steg börjar när det aktuella är klart.

I processer som kräver ett formellt beslut före signering kan Folderit eSign kombineras med ett arbetsflöde för godkännande. Det kan också följas av ett arbetsflöde för läsbekräftelse när mottagarna måste bekräfta att de har läst det färdiga dokumentet.

Vad mottagaren ser

Varje mottagare får en e-postinbjudan med en säker länk till signeringsuppgiften. Registrerade användare hittar även begäran bland sina uppgifter i Folderit.

Mottagaren kan:

• förhandsgranska eller ladda ned dokumentet;
• läsa avsändarens anteckning;
• välja önskad sida och placera sin signatur;
• lägga till en kommentar eller valfri bilaga;
• signera dokumentet;
• avböja begäran;
• begära förtydligande innan ett slutligt beslut;
• delegera uppgiften om delegering är tillåten.

Externa mottagare behöver inte skapa ett Folderit-användarkonto. De kan öppna den säkra inbjudningslänken och slutföra signeringen i webbläsaren.

Placera och bekräfta signaturen

Mottagaren väljer först sidan där signaturen ska visas och klickar sedan på önskad plats i dokumentets förhandsvisning. Efter placeringen rullar mottagaren till de tillgängliga åtgärderna och klickar på Signera för att slutföra uppgiften.

Mottagaren bör noggrant granska dokumentet och signaturens placering före bekräftelsen, eftersom signeringen slutför det tilldelade arbetsflödessteget.

Automatisera Folderit eSign

Automatisering på mappnivå

En mapp kan konfigureras så att samma eSign-arbetsflöde startas automatiskt när ett nytt dokument läggs till. Det är användbart för återkommande processer som anställningsavtal, kontrakt, samtyckesblanketter eller standardiserade kunddokument.

Konfigurera automatiseringen i mappens arbetsflödesinställningar, välj Folderit eSign som metod, lägg till mottagarna, välj signeringsordning och spara arbetsflödet.

Arbetsflödesmallar

Använd en arbetsflödesmall när samma signeringsprocess startas regelbundet men inte ska börja automatiskt för varje fil i en mapp.

En mall kan lagra signeringsordning, mottagare, instruktioner, synlighetsinställningar och annan arbetsflödeskonfiguration så att användarna inte behöver bygga upp processen varje gång.

Arbetsflödesdesigner

En Arbetsflödesdesigner kan använda Folderit eSign som del av en större process. Ett dokument kan till exempel först kräva ledningens godkännande, därefter skickas för elektronisk signering och slutligen flyttas till en arkivmapp när processen har slutförts.

Följ signeringens förlopp

Arbetsflödesstatusen visas i dokumentets detaljvy. Du kan granska mottagare, aktuellt steg, slutförda åtgärder, kommentarer och tidsstämplar.

När arbetsflödet är slutfört förblir det signerade dokumentet och dess arbetsflödeshistorik kopplade till objektet i Folderit och ger ett granskningsbart underlag för signeringsprocessen.

För signeringsarbetsflöden i Folderit – Folderit eSign, eID och DocuSign – används Avvisaför åtgärden att avböja och dess aviseringar. Arbetsflöden för godkännande använder fortfarande Avvisa.