Soluzione di firma elettronica
Approva, firma e gestisci i documenti in un unico posto. Folderit eSign collega le firme elettroniche alle persone, decisioni e registrazioni che le circondano.
Invia documenti a colleghi, clienti o fornitori e scegli chi firma per primo. I destinatari esterni possono esaminare e firmare nel browser senza creare un account Folderit.
Firme eSign native illimitate nel piano Tailor. Nessun costo aggiuntivo per firma. Visualizza i piani.
Perché i team scelgono Folderit eSign
Approvazione prima della firmaCombina un flusso di approvazione interno con la firma elettronica. Il responsabile acquisti può verificare un accordo con un fornitore prima che raggiunga i firmatari autorizzati. Le decisioni restano collegate al documento.
Costi di firma prevedibiliTailor include firme eSign native illimitate, senza costo aggiuntivo per ogni firma raccolta. È utile quando accordi e documenti del personale fanno parte del lavoro quotidiano. L’abbonamento dipende dalla configurazione del piano scelta.
Semplice per i destinatari esterniClienti e fornitori ricevono un invito e-mail sicuro. Possono leggere e firmare nel browser, senza account Folderit, account separato presso un fornitore di firma o hardware speciale.
Una registrazione che puoi ritrovare dopoIl documento firmato e la cronologia del flusso restano insieme. Esamina partecipanti, commenti e date e configura lo spostamento dei file completati in una cartella scelta dopo il successo del flusso.
Dal documento alla registrazione firmata
- Prepara la richiesta. Apri il documento, avvia Folderit eSign e aggiungi i destinatari. Includi una breve istruzione e scegli se possono vedere metadati ed elementi correlati. L’opzione di firma diventa disponibile quando l’anteprima è pronta.
- Scegli l’ordine di firma. Usa la firma parallela per invitare tutti insieme, seriale quando una persona deve firmare prima della successiva, oppure fasi personalizzate per combinare gruppi di destinatari in una sequenza definita.
- Esamina, firma e segui l’avanzamento. I destinatari aprono l’invito, selezionano la pagina, posizionano la firma e scelgono Firma. Possono anche chiedere chiarimenti, commentare o rifiutare. Segui l’avanzamento nei dettagli del documento e conserva il file completato con la cronologia.
Gli utenti registrati trovano le richieste anche nelle attività Folderit. Consulta la guida alla configurazione eSign per le impostazioni dettagliate.
Integra la firma nel lavoro quotidiano
Configura il processo secondo le responsabilità dell’organizzazione. Per esempio:
Accordi con i fornitoriFai esaminare l’accordo agli acquisti, poi invita fornitore e direttore nell’ordine richiesto. Dopo la firma, sposta il file nella cartella dei contratti e mantieni collegati i documenti di supporto.
Documenti dei dipendentiLascia che HR prepari il documento e organizzi l’approvazione interna prima della firma del dipendente e del rappresentante del datore. Conserva il file con permessi appropriati della cartella del dipendente. Esplora la gestione documentale HR per il processo più ampio.
Contratti clienti e accettazione dei progettiRiutilizza un flusso di firma per accordi ricorrenti o documentazione di progetto. Dai al cliente istruzioni chiare su ciò che accetta. Risolvi le richieste di chiarimento prima del completamento, conservando commenti e cronologia delle firme con il documento.
Configura un processo ripetibile
I modelli di flusso salvano destinatari, ordine di firma, istruzioni e visibilità. Usali quando il team deve avviare deliberatamente ogni richiesta. Per file già pronti alla firma, l’automazione a livello di cartella può avviare un flusso predefinito ogni volta che un nuovo file viene aggiunto a una cartella configurata.
Per un processo più ampio, il Workflow Designer combina firma con condizioni, approvazioni, conferme di lettura e spostamenti. Un accordo può passare dall’approvazione della direzione alla firma e poi all’archivio dopo il successo. Puoi configurare anche cosa accade se un’attività fallisce o scade. Scopri l’automazione dei flussi documentali.
Mantieni le regole di accesso nella configurazione. Scegli quali metadati ed elementi correlati possono vedere i destinatari e usa i permessi di documenti e cartelle per controllare l’accesso nel DMS. Folderit offre connessioni crittografate, archiviazione a 256 bit, autenticazione a due fattori e tracce di audit. Esamina i controlli di sicurezza e il Trust Center per i dettagli.
Prima di iniziare
Quale piano include firme illimitate?
Tailor include firme native Folderit eSign illimitate senza costo aggiuntivo per firma. Controlla i piani attuali per la configurazione di utenti e spazio e le altre funzioni incluse.
Clienti e fornitori hanno bisogno di un account?
No. I destinatari esterni possono aprire l’invito e-mail sicuro e firmare nel browser senza registrarsi a Folderit.
Possiamo usare un altro metodo di firma?
Folderit supporta anche l’integrazione DocuSign e il le firme elettroniche eID. Sono metodi distinti con requisiti propri. Le firme native Folderit eSign illimitate non includono un abbonamento a un servizio terzo.
Come scegliamo il metodo corretto?
Identifica documenti, paesi e standard richiesti per verifica dell’identità o firma. Discutine con il team legale o di conformità e conferma il metodo appropriato con Folderit. eSign nativo e firma eID non vanno considerati intercambiabili.
Possiamo prima testare il processo?
Sì. Usa la prova gratuita di 14 giorni per testare documento di esempio, approvazione interna, firmatario esterno e ordine di firma preferito. Verifica la destinazione del file completato. Per processi con più reparti o requisiti specifici, richiedi una demo.
Prova il tuo prossimo flusso di firma in Folderit.