Gestione documentale per commercialisti
Mantieni file clienti, approvazioni delle fatture e carte di lavoro annuali in un sistema documentale organizzato.
Folderit offre ai contabili un luogo per raccogliere, trovare, esaminare e conservare i documenti del lavoro. Controlla l’accesso cliente per cliente, mantieni le revisioni e registra le approvazioni accanto ai file.
Usalo per documenti fiscali, ricevute, paghe, lettere d’incarico e prove di audit, con flussi e registrazioni strutturate per lo studio.
Dai a ogni cliente un luogo chiaro per inviare documenti
Organizza per cliente, esercizio e incarico. Separa gli invii dalle carte interne e dai risultati finali e assegna accesso alla sola area necessaria.
Raccogli file nelle cartelle cliente
Condividi la cartella di ingresso con il permesso Solo caricamento. Il cliente invia senza vedere contenuti altrui, creando un’area semplice per ricevute, estratti e prove fiscali.
Per inviare documenti usa Visualizzatore con download e stampa oppure Solo anteprima per formati supportati senza download. Mantieni la modifica a chi gestisce il lavoro.
Ricevi via e-mail
Attiva un indirizzo specifico della cartella per allegati da clienti, scanner o sistemi. Il mittente deve usare A o Cc, non Ccn. Chi conosce l’indirizzo può inviare: condividilo solo con i mittenti previsti.
Il componente aggiuntivo Outlook Folderit salva anche e-mail e allegati selezionati nella cartella pertinente.
Raccogli dettagli insieme al file
Usa eForms in Tailor per spese, richieste fornitori o schede clienti. Includi periodo, contabile responsabile e allegati. I campi obbligatori aiutano a ricevere le informazioni necessarie.
Un modulo crea una registrazione ricercabile. Definisci chi invia, vede e modifica e collegala a un’approvazione dove opportuno.
Struttura esemplificativa: Cliente → 2026 → Documenti ricevuti / Carte di lavoro / Risultati approvati. Condividi i ricevuti come Solo caricamento, le carte con il team e i risultati come Visualizzatore. Verifica l’ereditarietà per dati riservati.
Dalla fattura alla decisione registrata
In Folderit, i flussi di approvazione funzionano in parallelo, sequenza o fasi personalizzate. I revisori approvano, respingono o chiedono chiarimenti, con decisioni e commenti registrati.
- Acquisisci fattura e contestoCarica o invia alla cartella. Aggiungi fornitore, numero, cliente o entità, periodo e revisore come metadati o raccoglili in un eForm.
- Completa le informazioni mancantiPer una registrazione eForm, un’attività Compila campi chiede al contabile riferimento dell’ordine o centro di costo prima dell’approvazione. Aggiorna campi del modulo, non metadati di un normale PDF.
- Indirizza la decisioneInvia all’approvatore autorizzato. In Tailor configura condizioni e percorsi di successo, errore e timeout nel Workflow Designer. Testa ogni percorso con invii rappresentativi.
- Passa il lavoro approvato al processo successivoConfigura lo spostamento in una cartella approvata o pronta. Registrazione contabile e pagamento restano nel gestionale salvo integrazione configurata e verificata.
È un esempio, non un servizio conti fornitori preconfigurato. Definisci autorità, campi ed eccezioni secondo le procedure dello studio.
Approva e firma gli incarichi
Invia lettere d’incarico o altri documenti per approvazione e firma. Folderit eSign è incluso in Tailor; DocuSign è un’altra opzione con requisiti propri.
Genera documenti ricorrenti per i clienti
Usa la generazione dei documenti per compilare un ODT con dati eForm e produrre PDF o DOCX. Prepara lettere, conferme o copertine coerenti e verifica prima del rilascio.
Trova le prove e chiarisci la versione di lavoro
Cerca oltre il nome
Ricerca approfondita trova testo nei formati supportati, come PDF, DOCX, PNG e JPG. Cerca fornitore o riferimento e filtra per cartella, data o metadati.
L’OCR dipende da scansione e lingua. XLSX non è incluso: usa nomi e metadati significativi per i fogli di calcolo.
Mantieni revisioni e storia
Carica una revisione come nuova versione del file. Le precedenti restano consultabili. Gli indicatori mostrano a quale si applica l’approvazione: approvare la vecchia non approva la nuova.
Usa l’integrazione Microsoft 365 per creare e modificare Word, Excel e PowerPoint supportati, registrando i salvataggi nella cronologia.
| Campo | Esempio |
|---|---|
| Cliente / entità | Example Trading Ltd |
| Periodo di rendicontazione | 2026 T4 |
| Tipo di documento | Fattura fornitore, estratto, carta di lavoro fiscale |
| Riferimento | Fattura fornitore INV-1048 |
| Contabile responsabile | Membro del team assegnato all’incarico |
Applica i modelli di metadati di cartella per coerenza e mostra i campi come colonne. La numerazione automatica fornisce un riferimento interno; mantieni il numero originale del fornitore in un campo proprio.
Per la chiusura annuale: conserva prove, bozze e risultati in luoghi definiti. Assegna revisori, verifica la versione inviata e usa promemoria per l’azione successiva. I metadati descrivono: non contabilizzano né calcolano saldi.
Controlla l’accesso clienti e prepara la revisione
Imposta accessi e login
Condividi cartelle specifiche con personale e clienti assegnati. Folderit offre connessioni crittografate e storage a 256 bit. Gli amministratori impongono 2FA, password e IP tramite la Politica di sicurezza.
Tailor aggiunge granularità e SSO. Esamina il Trust Center rispetto ai requisiti dello studio.
Definisci l’ambito degli auditor
Condividi cartelle selezionate con revisori nominativi e imposta la scadenza dell’accesso quando serve. Gli amministratori filtrano il registro di audit per utente, data, ambito o azione ed esportano XLSX, ODS o CSV.
La revoca non recupera copie scaricate. Controlla altri accessi alla chiusura.
Applica il calendario di conservazione
In Medium e Tailor configura l’automazione della conservazione per cartelle o file. Scegli data iniziale e azione: archivio, cestino o eliminazione definitiva.
Usa requisiti applicabili ed eccezioni. Un periodo universale non copre tutti i clienti, paesi e tipi di documento.
Mantieni visibile il lavoro futuro
Imposta promemoria singoli o ricorrenti per utenti o gruppi. Le attività appaiono nei pannelli dei destinatari e i rapporti amministrativi aiutano su approvazioni, documenti scadenti e fine conservazione.
Documenti in scadenza usa il metadato Scadenza. I termini dei flussi si configurano separatamente.
Scegli la configurazione per lo studio
Folderit sostituisce il software contabile?
Folderit gestisce documenti, registrazioni strutturate e processi. Mantieni libro mastro, riconciliazioni, calcoli fiscali e pagamenti negli strumenti dedicati. Usa Folderit per prove e decisioni.
Può collegarsi alla piattaforma contabile?
Folderit offre API e integrazioni tramite Zapier e Make. La connessione dipende da eventi e azioni supportati nei due sistemi, mappatura e configurazione. Esamina le opzioni di integrazione e testa il passaggio prima di affidarti al risultato. L’integrazione Folderit Zapier è attualmente in beta pubblica.
Quale piano comprende i flussi contabili?
Medium include flussi semplici di approvazione e conferma, metadati personalizzati, numerazione e conservazione automatizzata. Tailor aggiunge Workflow Designer, eForms, Folderit eSign, permessi granulari, SSO e API. I piani prevedono quantità definite di utenti e spazio: verifica i prezzi attuali rispetto a personale, accessi clienti e processi.
I clienti possono inviare documenti senza un account Folderit?
La condivisione nominativa richiede registrazione. L’e-mail alla cartella permette invii senza login a un indirizzo attivo. Un link pubblico è diverso: chiunque abbia l’URL vede il contenuto. Usa identità nominative quando serve.
Aziende diverse possono avere spazi propri?
I subaccount aziendali hanno sezioni, membri, amministratori e gruppi propri. La ricerca avviene separatamente. Scegli tra cartelle clienti in un account e subaccount secondo i confini amministrativi.
Possiamo ospitare Folderit internamente?
Oltre al cloud è disponibile l’implementazione on-premises è disponibile. Discuti con Folderit hosting, responsabilità operative ed eventuali ambienti dedicati prima di scegliere l’implementazione.
Prova un incarico cliente in Folderit
Porta una cartella di esempio e una revisione. Mostreremo raccolta, accessi, decisioni e recupero delle prove.