Glossario della gestione documentale
Qui trovi definizioni chiare dei principali termini relativi a gestione documentale, flussi di lavoro, sicurezza e altro ancora. Che tu stia esplorando le funzioni di Folderit o cercando termini del settore, questo glossario ti guida nel mondo di una gestione documentale efficiente e sicura.
Archiviazione ibrida (cloud e on-premises)
L’archiviazione ibrida combina storage in cloud e infrastruttura on-premises. Offre scalabilità e accesso remoto del cloud insieme a controllo e sicurezza dei server locali. I documenti possono essere conservati, consultati e gestiti nei due ambienti in base alle esigenze aziendali o di conformità.
Caricamento massivo dei documenti
Il caricamento massivo è una funzione dei sistemi di gestione documentale che consente di caricare più file o cartelle con un’unica azione anziché singolarmente. È comune nell’inserimento di nuovi clienti, nelle migrazioni e nella digitalizzazione dei documenti cartacei. In genere supporta vari formati, etichettatura in blocco e organizzazione automatica delle cartelle.
Classificazione dei documenti
La classificazione organizza i documenti in categorie definite in base a contenuto, sensibilità o funzione aziendale. Determina chi può accedere a ogni documento, per quanto tempo deve essere conservato e quali controlli si applicano durante il ciclo di vita, costituendo la base della governance documentale e della conformità.
Condivisione esterna dei documenti
La condivisione esterna è la distribuzione controllata di file a persone esterne all’organizzazione, come clienti, auditor, collaboratori o fornitori. A differenza degli allegati e-mail, applica permessi, scadenze e tracce di audit a ogni documento, mantenendo tracciabili le informazioni sensibili anche dopo l’uscita dai sistemi interni.
Conformità documentale al GDPR
La conformità documentale al GDPR consiste nel gestire, conservare e trattare i documenti secondo il Regolamento generale sulla protezione dei dati. Questa legge UE disciplina la gestione dei dati personali, garantendo i diritti a riservatezza, trasparenza e controllo sulle informazioni. Documenti con nomi, indirizzi e-mail, identificativi, dati sanitari o altri elementi personali devono essere gestiti con sicurezza rigorosa e responsabilità.
Controllo dei documenti obsoleti
Il controllo dei documenti obsoleti identifica, ritira e archivia i documenti superati per impedirne l’uso accidentale, mantenendoli per finalità legali, di audit o conoscitive. È richiesto da ISO 9001, clausola 7.5.3.2, che prevede un’identificazione adeguata dei documenti obsoleti conservati per qualsiasi motivo. Un controllo efficace combina stato chiaramente indicato, accesso limitato, cronologia delle versioni e regole automatiche di conservazione.
Controllo delle modifiche ai documenti
Il controllo delle modifiche ai documenti è il processo formale per richiedere, esaminare, approvare e registrare modifiche a documenti controllati, come procedure, politiche e specifiche. Richiede una revisione autorizzata prima della pubblicazione e mantiene una registrazione di chi ha modificato cosa, quando e perché.
Controllo delle versioni
Il controllo delle versioni gestisce nel tempo le modifiche a documenti, file o dati. Registra ogni cambiamento, chi lo ha eseguito, quando e perché. Aiuta a seguire le modifiche, ripristinare versioni precedenti e mantenere un flusso collaborativo organizzato.
Conversione in PDF ricercabile
La conversione in PDF ricercabile trasforma PDF scansionati o basati su immagini in file con testo indicizzabile e ricercabile. Utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), che rileva caratteri stampati o manoscritti e rende il testo leggibile dal computer. Dopo la conversione, gli utenti trovano contenuti tramite parole chiave, filtri o metadati, come in qualsiasi documento di testo.
Data di entrata in vigore del documento
La data di entrata in vigore è quella in cui un documento controllato diventa ufficialmente valido e vincolante nell’organizzazione. Segna il momento da cui il personale deve seguire la versione nuova o rivista, che sostituisce la precedente. È un requisito fondamentale del controllo documentale ISO e delle prove di audit.
Deduplicazione dei contenuti
La deduplicazione identifica e rimuove file o registrazioni duplicate in un DMS. Invece di conservare più file identici o quasi identici, il sistema mantiene un’unica istanza e sostituisce i duplicati con riferimenti o collegamenti. Questo riduce il disordine, risparmia spazio e migliora l’accuratezza dei documenti digitali.
Documentazione del rapporto di lavoro
La documentazione del rapporto di lavoro copre l’intero ciclo del dipendente, dalla candidatura al colloquio di uscita; un DMS mantiene ogni versione sotto un unico profilo di metadati.
Docuware
DocuWare è un sistema completo di gestione documentale elettronica (DMS) e una piattaforma di automazione dei flussi progettata per digitalizzare e gestire le informazioni aziendali. Offre solide capacità di integrazione ed è adatto a vari settori, come finanza, risorse umane e vendite.
Dovere di diligenza sui rifiuti
Il dovere di diligenza sui rifiuti è la responsabilità legale di gestire in sicurezza i rifiuti controllati, dalla produzione allo smaltimento.
EDRMS
Un EDRMS (Electronic Document and Records Management System) è un software che gestisce sia il ciclo attivo dei documenti aziendali — creazione, revisione, approvazione e controllo delle versioni — sia la conservazione formale delle registrazioni: classificazione, archiviazione, regole di conservazione ed eliminazione giustificabile.
Flusso di acquisizione
Un flusso di acquisizione è il processo automatizzato di raccolta, digitalizzazione e classificazione dei documenti quando entrano in un sistema di gestione documentale. Comprende documenti cartacei scansionati e file digitali ricevuti via e-mail, moduli web o caricamenti esterni. Gestisce estrazione, etichettatura con metadati, instradamento e archiviazione, spesso senza intervento umano.
Gestione dei modelli
La gestione dei modelli comprende creazione, conservazione, distribuzione e manutenzione di modelli standardizzati in un DMS. Sono utilizzati per contenuti frequenti come contratti, rapporti, lettere, fatture e comunicazioni interne, affinché ogni documento parta da struttura, formattazione e blocchi di contenuto corretti.
Gestione del ciclo di vita dei documenti
La gestione del ciclo di vita dei documenti (DLM) gestisce un documento dalla creazione all’eliminazione. Copre tutte le fasi della sua vita e assicura che venga creato, conservato, aggiornato, utilizzato e infine eliminato secondo regole definite.
Gestione delle registrazioni
La gestione delle registrazioni è il processo sistematico di creazione, organizzazione, archiviazione, protezione e infine eliminazione delle registrazioni durante tutto il ciclo di vita.
Gestione documentale aziendale
La gestione documentale aziendale è il sistema organizzato, esteso a tutta l’impresa, per conservare, proteggere, tracciare e consultare i documenti durante l’intero ciclo di vita.
Gestione documentale digitale
La gestione documentale digitale riunisce ogni file in un unico spazio sicuro e ricercabile, permettendo di trovare informazioni in secondi anziché minuti, risparmiando denaro, rassicurando gli auditor e soddisfacendo i clienti allo stesso tempo.
M-files
M-Files è una piattaforma di gestione documentale e delle informazioni basata su AI e metadati. Organizza i contenuti in base al contesto — che cosa sono — anziché alla posizione in cui sono conservati.
Modulo elettronico
Un modulo elettronico è un modello web che raccoglie dati e li archivia direttamente nel DMS, completo di validazione, attivazione dei flussi e cronologia delle versioni.
Monitoraggio delle conferme di lettura
Il monitoraggio delle conferme di lettura registra, con data e ora, che determinate persone hanno ricevuto, letto e confermato un documento, come una politica, una procedura o un avviso di sicurezza. Sostituisce l’invio e-mail non tracciato con prove verificabili di chi ha confermato cosa e quando. Per le organizzazioni che operano secondo ISO 9001, ISO 27001, GDPR o HIPAA, fornisce le prove che gli auditor si aspettano quando chiedono come il personale sia stato informato dei documenti controllati.
Nota di trasferimento dei rifiuti (WTN)
Una nota di trasferimento dei rifiuti (WTN) è un documento legale che registra il passaggio di rifiuti non pericolosi da una parte a un’altra nel Regno Unito. Descrive i rifiuti, identifica entrambe le parti e registra i dettagli del trasferimento. Le imprese devono conservarla per almeno due anni.
Organizzazione intelligente delle cartelle
L’organizzazione intelligente crea e organizza automaticamente le cartelle in base a regole, metadati o contenuto dei documenti. Elimina la creazione manuale delle cartelle e lo smistamento dei file, posizionando dinamicamente i documenti nel DMS secondo tipologia, reparto, data o nome del cliente.
Permessi di accesso
I permessi di accesso definiscono chi può visualizzare, modificare, eliminare o condividere un documento in un sistema di gestione documentale. Sono assegnati in base a ruoli, reparti o impostazioni individuali. Agiscono come custodi digitali che proteggono i dati sensibili da accessi o modifiche non autorizzati.
Preparazione all’e-discovery
La preparazione all’e-discovery indica la capacità di identificare, raccogliere, preservare, esaminare e produrre documenti elettronici in risposta a richieste legali o indagini delle autorità. Richiede una gestione proattiva delle informazioni elettroniche (ESI), affinché siano facilmente ricercabili, sicure e recuperabili entro scadenze rigorose.
Registrazioni immutabili
Le registrazioni immutabili sono documenti o file che, una volta creati e conservati, non possono essere modificati, eliminati o manomessi. Sono bloccati per preservarne lo stato originale, garantendo integrità e verificabilità a lungo termine. In un DMS, l’immutabilità viene applicata mediante protezioni di sistema e controlli di accesso che impediscono modifiche a contenuti e metadati.
Residenza dei dati
La residenza dei dati è il luogo fisico o geografico in cui i dati di un’organizzazione vengono conservati e trattati. Conta perché il paese determina leggi, autorità di regolamentazione e poteri di accesso governativi applicabili, rendendo la residenza una questione centrale per conformità GDPR, scelta dei fornitori e verifiche di sicurezza IT.
Ricerca federata
La ricerca federata permette di cercare in più archivi di dati da un’unica interfaccia. Invece di interrogare ogni piattaforma separatamente, invia una ricerca a tutti i sistemi collegati e riunisce i risultati. È come una barra di ricerca universale per l’intero ecosistema digitale.
Sicurezza dei documenti
La sicurezza dei documenti è la pratica di proteggerli da accesso, alterazione, furto o distruzione non autorizzati. Comprende tecnologie e procedure che garantiscono l’accesso o la modifica solo alle persone autorizzate, mantenendo riservatezza, integrità e disponibilità delle informazioni essenziali.
Sistema di gestione delle registrazioni
Un sistema di gestione delle registrazioni (RMS) è un software per organizzare, conservare, tracciare e controllare le registrazioni aziendali durante l’intero ciclo di vita, dalla creazione e archiviazione alla conservazione e all’eliminazione finale. È un centro che assicura la corretta gestione, protezione e facile reperibilità di ogni registrazione, digitale o fisica.
Sistema DMS
Un sistema DMS, abbreviazione di sistema Document Management System, è una soluzione software per conservare, organizzare, recuperare e proteggere documenti digitali. Sebbene l’espressione sia tecnicamente ridondante, poiché DMS significa già Document Management System, è ampiamente usata nelle ricerche e nelle conversazioni aziendali.
Software di gestione dei contratti
Il software di gestione dei contratti è un sistema digitale che aiuta a creare, approvare, firmare, conservare, monitorare, rinnovare e chiudere i contratti in un unico posto. Centralizza i documenti e automatizza i passaggi dell’intero ciclo di vita, dalla prima bozza all’archiviazione.
Software di gestione del contenzioso
Il software di gestione del contenzioso è una piattaforma digitale che aiuta i team legali a organizzare, tracciare e gestire tutte le componenti di una causa. Riunisce documenti, scadenze, comunicazioni, prove e flussi in un sistema strutturato, per gestire le pratiche più efficientemente e con meno errori. È un centro di comando per l’attività contenziosa.
Software di gestione delle versioni dei file
Il software di gestione delle versioni traccia e salva automaticamente ogni revisione di un file. Invece di sovrascrivere i documenti a ogni modifica, conserva la cronologia completa delle versioni precedenti, che gli utenti possono esaminare, confrontare o ripristinare in qualsiasi momento. È un archivio digitale che ricorda ogni passaggio del file.
Sospensione della cancellazione
Una sospensione della cancellazione impedisce che un documento venga modificato, eliminato o cancellato definitivamente, indipendentemente dal normale calendario di conservazione. Prevale sulle politiche di eliminazione automatica, mantenendo il contenuto intatto durante un’indagine legale, normativa o interna. Una volta revocata la sospensione, il documento riprende il normale ciclo di vita.
Traccia di audit
Una traccia di audit è un registro dettagliato di ogni azione eseguita in un sistema di gestione documentale. Comprende creazione, accesso, modifica, eliminazione e condivisione dei documenti e persino i tentativi di accesso. Questi registri offrono una cronologia delle attività, aiutando a monitorare l’uso dei dati, rilevare anomalie e mantenere la trasparenza.