Software di controllo documentale ISO

Il controllo documentale non dovrebbe dipendere da un foglio di calcolo

Un’unità condivisa può conservare una SOP. La parte difficile è controllare ciò che la circonda: chi può modificarla? Chi deve esaminarla? La nuova versione è stata approvata? Chi deve confermare la lettura della modifica? Quando scade la prossima revisione? E che cosa è successo alla versione precedente?

Folderit mantiene questi controlli insieme al documento. Versioni, metadati, permessi, flussi, promemoria, conservazione e cronologia di audit restano collegati, così il controllo documentale diventa parte del lavoro normale anziché qualcosa da ricostruire prima di un audit.

Un ciclo di vita documentale controllato, dalla bozza all’archivio

1. Crea o aggiorna il documento
Carica un documento esistente oppure crea e modifica documenti Microsoft Office tramite l’integrazione Office 365. Le nuove versioni restano con lo stesso documento anziché diventare file chiamati “SOP-final-v2-NEW”.

2. Invialo al processo corretto di revisione e approvazione
Indirizza i documenti attraverso flussi seriali, paralleli o personalizzati. Le diverse fasi possono includere revisione, approvazione, Folderit eSign, conferma di lettura e altre attività.

3. Distribuiscilo alle persone giuste
Dopo il completamento di un flusso, Folderit può spostare automaticamente il documento in un’altra cartella controllata. La destinazione può avere permessi e flussi propri.

4. Raccogli le conferme di lettura quando contano
Quando cambia una SOP, una politica o un’istruzione di lavoro, inviala agli utenti o gruppi pertinenti per conferma di lettura. Folderit registra chi ha confermato il documento e quando.

5. Riesaminalo, conservalo o sostituiscilo
Usa scadenze, promemoria e regole di conservazione per gestire revisioni periodiche, date di scadenza e conservazione delle registrazioni. Quando il documento cambia ancora, le versioni precedenti restano disponibili nella sua cronologia.

Documenti e registrazioni QMS nello stesso sistema

Un QMS non è composto soltanto da documenti Word e PDF controllati. Produce anche registrazioni: incidenti, non conformità, CAPA, rilievi di audit, ispezioni, schede delle attrezzature, valutazioni dei fornitori, richieste di modifica e molto altro.

Folderit eForms permette di crearle come registrazioni strutturate invece di mantenere fogli di calcolo separati. Gli amministratori definiscono i campi che gli utenti devono compilare, compresi testo, date, numeri, selezioni, utenti, relazioni, tabelle e allegati.

Le informazioni inserite diventano metadati ricercabili. Puoi mostrare i campi dei moduli come colonne, filtrare le registrazioni per valore e usare quelle risultanti con gli stessi permessi, flussi, promemoria, impostazioni di conservazione e tracce di audit degli altri elementi Folderit.

Per esempio, potresti creare un modulo di Non conformità interna con reparto, data di rilevazione, gravità, descrizione, responsabile, azione correttiva e data prevista di completamento. La registrazione inviata può poi seguire il flusso di azione correttiva ed essere conservata insieme alle prove di supporto.

Che cosa possono controllare i team qualità in Folderit

Cronologia illimitata delle versioni
Mantieni le versioni precedenti con il documento e visualizzale in anteprima, scaricale o ripristinale quando necessario.

Approvazione, revisione, conferma di lettura e firma elettronica
Costruisci il processo richiesto dal QMS anziché adattare la procedura a un flusso rigido. I flussi possono combinare fasi seriali e parallele e sulla stessa versione possono essere usati flussi differenti.

Flussi automatici
Avvia un flusso quando un documento viene aggiunto a una cartella e spostalo automaticamente al completamento del processo. È utile per separare bozze, documenti in revisione e documenti rilasciati.

Revisione periodica e monitoraggio delle scadenze
Usa date di scadenza, promemoria ricorrenti e rapporti amministrativi per vedere quali documenti richiedono attenzione, senza mantenere un foglio separato.

Numerazione controllata dei documenti
Crea schemi di numerazione usando metadati, affinché SOP, procedure e altri documenti controllati seguano coerentemente le regole aziendali di denominazione e numerazione.

Metadati obbligatori
Definisci metadati come tipo di documento, reparto, responsabile, data di entrata in vigore, data di revisione o livello di riservatezza. I modelli di metadati delle cartelle possono rendere obbligatori i campi.

Permessi di accesso granulari
Offri accesso Solo anteprima, Solo caricamento, Visualizzatore o Editor e applica controlli aggiuntivi per download, condivisione, amministrazione e visibilità della traccia di audit. L’accesso può essere controllato a livello di account, sezione, cartella e singolo elemento.

Traccia di audit e prove dei flussi
Le attività di utenti e sistema vengono registrate e le informazioni di audit possono essere esportate quando servono prove di accessi, modifiche o decisioni dei flussi.

Recupero rapido durante un audit
Trova i documenti per metadati, etichette, date, scadenze o testo integrale. L’OCR rende ricercabili anche PDF scansionati e immagini.

Conservazione dei documenti
Applica periodi di conservazione a singoli elementi o intere cartelle, affinché le registrazioni della qualità seguano la politica senza monitoraggio manuale.

Un esempio pratico di flusso SOP

Una procedura controllata potrebbe iniziare in una cartella Bozze delle procedure. Quando è pronta una nuova versione, il documento viene inviato al responsabile del processo per revisione e poi al responsabile qualità per approvazione.

Dopo l’approvazione, Folderit può spostarlo automaticamente nella cartella Procedure controllate. I dipendenti interessati possono ricevere una richiesta di conferma di lettura della nuova versione. Può essere registrata una data di revisione e inviato un promemoria quando si avvicina il riesame successivo.

Se la procedura viene rivista in seguito, la nuova versione ripete il flusso richiesto mentre le precedenti e la loro cronologia restano disponibili.

Utile non solo per le SOP

• Manuali della qualità, politiche e procedure
• Procedure operative standard (SOP)
• Istruzioni di lavoro e modelli controllati
• Registrazioni di non conformità e CAPA
• Rilievi di audit interni ed esterni
• Rapporti su incidenti e deviazioni
• Formazione e conferme di lettura dei documenti
• Registrazioni di attrezzature, tarature e manutenzione
• Documentazione e valutazioni dei fornitori
• Certificati e altri documenti con scadenze o date di revisione
• Documenti esterni da mantenere sotto accesso controllato

Supporto ai sistemi di qualità e gestione basati su ISO

Folderit può essere configurato attorno ai controlli documentali e delle registrazioni definiti dall’organizzazione per il proprio sistema di gestione. È adatto a team che lavorano con ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO/IEC 27001 e altri standard in cui contano informazioni documentate controllate, tracciabilità e prove.

Il software non impone il funzionamento del QMS. Definisci tipologie documentali, responsabilità, metadati, intervalli di revisione, percorsi di approvazione, regole di accesso e periodi di conservazione; Folderit offre gli strumenti per applicarli coerentemente.

Controlli di sicurezza per documentazione QMS sensibile

• Crittografia AES a 256 bit per i dati a riposo
• Connessioni crittografate per i dati in transito
• Autenticazione a due fattori (2FA), comprese politiche 2FA obbligatorie
• Politiche per le password e whitelist IP
• Integrazione SSO con Microsoft Entra ID, Google e Okta
• Permessi granulari per utenti, gruppi e amministratori
• Traccia di audit delle attività di utenti e sistema
• Tripli backup su infrastruttura AWS
• Filigrana dinamica opzionale per anteprime e download

Scopri la sicurezza Folderit, i flussi di approvazione automatizzati, la firma elettronica e il registro di audit.

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Non devi ricostruire il sistema qualità attorno al software. Portaci la struttura documentale attuale, il processo di approvazione o il foglio delle revisioni: ti mostreremo come gestire lo stesso processo in Folderit.

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