Software di generazione documentale
Crea PDF e documenti Word dai dati che il team raccoglie già.
Folderit Document Generator trasforma un eForm compilato in un documento usando un modello riutilizzabile. Prepara contratti, lettere, certificati e rapporti con testi e identità visiva coerenti, poi conserva i file completati nello stesso sistema per revisione, firma e archiviazione.
Il tuo modello + i valori del modulo → un PDF o un documento Word modificabile. Guarda la guida video qui sotto.
Perché generare documenti in Folderit?
Smetti di riscrivere gli stessi datiNomi, indirizzi, date e altri valori provengono dalla registrazione eForm compilata. I segnaposto li inseriscono nei punti corretti, riducendo le copie manuali che possono lasciare un vecchio nome cliente o una vecchia data in un nuovo file.
Mantieni coerenti testo e impaginazioneIl modello definisce testo, logo, tabelle e layout. Chi genera il documento fornisce i valori tramite il modulo e sceglie il formato, anziché ricostruire ogni volta il documento.
Usa una registrazione per documenti differentiA un eForm possono essere collegati più modelli documentali. Per esempio, prepara un contratto cliente e un riepilogo separato, poi generali entrambi dalla stessa registrazione compilata.
Gestisci ciò che accade dopoSalva il file generato in Folderit per utilizzare permessi, cronologia delle versioni, tracce di audit e flussi. Il documento può proseguire verso revisione o firma senza passare a un altro sistema di gestione documentale.
Dai dati del modulo a un documento completo
- Scegli le informazioni da raccogliere. Crea o seleziona in Folderit un eForm con campi come nome del cliente, indirizzo, referente e condizioni di pagamento. Ogni modulo compilato crea una registrazione contenente quei valori.
- Prepara il modello documentale. Crea un file ODT in LibreOffice Writer o un altro editor che salvi ODT. Aggiungi testi, identità visiva e segnaposto copiati esattamente dall’elenco Campi del modulo disponibili di Folderit.
- Collega il modello e scegli i formati. In Strumenti amministrativi → Modelli di modulo, aggiungi il modello documentale all’eForm pertinente. Carica l’ODT, imposta uno schema per il nome del file e attiva PDF, DOCX o entrambi. Per questa configurazione serve l’accesso amministratore.
- Genera e verifica il risultato. Apri una registrazione compilata e scegli Genera PDF o Genera DOCX. Folderit inserisce i valori nel modello. Usa le opzioni disponibili per salvare il risultato in Folderit, scaricarlo o inviarlo via e-mail dal sistema.
Un esempio sempliceImmagina una scheda cliente con il nome “Northfield Studio” e condizioni di pagamento di 30 giorni.
Modello: Il presente accordo è stipulato con {{ client_name }}. I termini di pagamento sono di {{ payment_terms }} giorni.
Testo generato: Il presente accordo è stipulato con Northfield Studio. I termini di pagamento sono di 30 giorni.
Valori esemplificativi. Usa i segnaposto esatti forniti per il tuo eForm. Puoi inserirli anche nel nome del file generato.
La guida alla generazione dei documenti illustra impostazioni dei modelli, segnaposto e risoluzione dei problemi.
Che cosa potrebbe generare il tuo team?
Inizia da un documento la cui struttura rimane sostanzialmente invariata mentre cambiano nomi, date e altri dettagli. Ecco esempi configurabili:
Contratti con i clientiRaccogli nome, numero di registrazione, indirizzo, contatti e condizioni di pagamento del cliente. Genera un accordo con il testo preparato dal team e organizzane la revisione prima della firma. Scopri la generazione di contratti dai moduli di richiesta.
Lettere HR e documenti di inserimentoUsa campi come nome del dipendente, mansione, reparto e data di inizio per preparare una lettera di offerta o un documento di inserimento. Salva il risultato con i permessi appropriati della cartella del dipendente. Esplora l’automazione dei documenti di inserimento HR.
Certificati di formazioneRaccogli nome del partecipante, corso, data di completamento e riferimento del certificato. Genera un PDF personalizzato con il tuo layout. Il team responsabile della formazione conferma il completamento; il modello fornisce il documento. Scopri la generazione di certificati PDF.
Rapporti sugli incidenti e richieste interneTrasforma una registrazione strutturata di evento, luogo, data, responsabile e descrizione in un rapporto coerente. Un modello separato può presentare valori selezionati come riepilogo interno, dalla stessa registrazione.
Mantieni il file generato nel tuo flusso
Generare il documento è un passaggio. Una bozza di accordo può richiedere ancora approvazione; una lettera HR può richiedere una firma. Una volta salvato in Folderit, il file diventa un documento gestito che può entrare in flussi di revisione e approvazione oppure in un processo di firma elettronica.
Scegli chi può accedervi, mantieni la cronologia delle versioni e verifica l’attività nella traccia di audit. Applica condivisione e conservazione appropriate. Questi controlli si configurano nel processo documentale: generare un file non lo approva né lo firma automaticamente.
Prova l’intero percorso con una registrazione di esempio. Genera ogni formato previsto, controlla che i segnaposto siano sostituiti e verifica interruzioni di pagina, tabelle e nomi dei file. Poi testa archiviazione, invio e-mail e gli eventuali flussi successivi. Esamina i piani disponibili e i controlli di sicurezza quando scegli la configurazione.
Prima di iniziare
Possiamo generare sia PDF sia documenti Word?
Sì. Attiva PDF, DOCX o entrambi nelle impostazioni del modello. Il PDF è utile per distribuire; DOCX offre un documento Word modificabile. Gli utenti vedono le opzioni abilitate per quel modello.
Possiamo caricare un documento Word come modello?
Il modello caricato in Folderit deve essere un file ODT. Preparalo in un editor che possa salvare ODT e controlla impaginazione e segnaposto prima del caricamento. DOCX è un formato di output, non il formato del modello usato da questa configurazione.
L’invio del modulo crea automaticamente il documento?
Nel flusso documentato, l’invio dell’eForm crea una registrazione. Un utente apre poi quella registrazione e sceglie Genera PDF o Genera DOCX. Invio del modulo e generazione del documento sono passaggi distinti.
Possiamo creare più tipi di documento da un modulo?
Sì. Collega più modelli documentali a un eForm, poi scegli quello appropriato quando generi da una registrazione compilata. Ogni modello ha impaginazione, schema del nome del file e formati disponibili propri.
Che cosa fare se manca un campo o il layout è sbagliato?
Verifica che il campo sorgente contenga un valore e che il segnaposto corrisponda esattamente all’elenco Campi del modulo disponibili di Folderit. Mantieni i segnaposto uniti. Per problemi di layout, semplifica l’ODT e controlla entrambi i formati. La guida alla configurazione include una checklist di test e passaggi di risoluzione dei problemi.
Inizia da un documento che il team crea ogni settimana.