Software di gestione dei record digitali

Crea registrazioni con eForms

Crea un modulo riutilizzabile con date, menu a discesa, campi utente, valori obbligatori e allegati. L’invio crea una registrazione strutturata nella cartella da cui è stato aperto. Non serve un documento Word separato per i dati.

Imposta il nome della registrazione usando valori dei campi, come riferimento dell’incidente e reparto. Mostra i campi importanti come colonne per leggere i dettagli senza aprire ogni registrazione. Scopri come funzionano gli eForms.

Porta con te file ed e-mail esistenti

Carica documenti, salva e-mail e allegati selezionati con il componente aggiuntivo Outlook, oppure attiva l’indirizzo di importazione e-mail della cartella per i file in arrivo.

Anche scanner o sistemi che inviano documenti via e-mail possono usare l’indirizzo. Scegli la destinazione e configura metadati, accessi e automazioni per i documenti ricevuti.

Usa campi coerenti tra team

Collega campi compatibili di moduli diversi allo stesso metadato esistente. Per esempio, il nome cliente da un modulo contratto e uno di assistenza può apparire nella stessa colonna condivisa. Ogni registrazione mantiene il proprio valore.

Scegli il collegamento creando il campo: due etichette uguali non lo creano. I metadati condivisi rendono più utili elenchi e ricerche tra moduli.

Assegna un numero di riferimento

Configura la numerazione automatica per documenti o registrazioni, con sequenza e componenti di data. Uno schema può coprire più modelli di modulo.

La numerazione è distinta dallo schema del nome visualizzato ed è disponibile in Medium e Tailor.

Cerca con ciò che sai

Usa filtri di ricerca per tipo di modulo, reparto, cliente, data o altro valore. Aggiungi filtri di attività per registrazioni associate ad approvazioni o altri compiti.

La ricerca approfondita include contenuti indicizzati di documenti e scansioni supportati, come PDF, DOCX, PNG e JPG. L’accuratezza OCR dipende da qualità e lingua; il contenuto XLSX non è incluso.

Esporta i risultati con metadati in Excel o CSV. Restano limitati alle registrazioni accessibili all’utente.

Trasforma le date in promemoria

Configura promemoria automatici dei moduli prima o dopo un campo data, con condizioni facoltative e destinatari scelti. Le regole possono valere anche per registrazioni esistenti.

Per esempio, invia un promemoria 30 giorni prima della scadenza di un contratto solo se lo stato è Attivo. Scegli utente, gruppo, e-mail o campo destinatario idoneo e includi i valori nel messaggio.

Le scadenze diventano parte della configurazione, non un’agenda separata da mantenere a memoria.

Scegli chi può fare cosa

Condividi con persone o gruppi pertinenti. Tailor offre permessi personalizzati per separare anteprima, download, aggiornamento delle versioni, condivisione ed eliminazione.

La filigrana dinamica è un’opzione acquistabile separatamente. Per implementazione e protezione consulta la sicurezza Folderit e l’opzione on-premises.

Mantieni le decisioni con la registrazione

Usa flussi documentali per revisione, approvazione, conferma di lettura e firma. Imposta partecipanti in parallelo, serie o fasi personalizzate e facoltativamente sposta l’elemento dopo il completamento riuscito.

I dettagli mostrano partecipanti, decisioni, commenti e date. Scegli il metodo di firma e il piano adatti al processo.

Mantieni insieme le versioni

Carica la sostituzione come nuova versione del file per preservare le precedenti con metadati condivisi. L’elenco identifica il file corrente e la versione associata a ogni attività.

Un’approvazione della versione precedente non approva la nuova. Invia il file rivisto alla propria approvazione quando richiesto.

Trova ed esporta la cronologia delle attività

Gli amministratori possono filtrare la traccia di audit globale per data, utente, ambito e azione, per esempio per esaminare download o eliminazioni in un periodo.

Esporta in XLSX, ODS o CSV. Il team può esaminare le attività accanto alle proprie politiche e procedure.