Automazione dei flussi documentali
Flussi documentali semplici: automatizza approvazioni, revisioni, conferme di lettura, e firme con Folderit, il sistema di gestione documentale più semplice da usare al mondo.
Configura flussi semplici in pochi minuti. Per processi più avanzati usa il costruttore visuale:
Quattro flussi. Un processo connesso.
Folderit supporta quattro tipi principali, oltre a metodi personalizzabili basati su di essi, ciascuno per una fase del ciclo documentale. Usali da soli o collegati per passare da revisione ad approvazione, firma e conferma in un flusso automatico.
Flussi di approvazione documentale
Ottieni approvazioni formali e verificabili da persone o gruppi senza solleciti e-mail.
Configura in minuti approvazioni per fatture, contratti, ordini, politiche, HR e ogni documento che richiede una decisione vincolante. Gli approvatori vedono documento, nota personale, allegati di supporto e altri partecipanti. Possono approvare, respingere o delegare e aggiungere commento o allegato per motivare la decisione.
Se respinto, carica una revisione e richiedi una nuova approvazione. Il versioning Folderit mantiene intatta la cronologia tra le varie fasi. Ogni decisione ha data e ora ed entra nella traccia di audit. I documenti approvati o respinti si esportano in PDF con riepilogo completo aggiunto, senza modificare l’originale.
Flussi di revisione documentale
Non tutto richiede una decisione vincolante: a volte serve prima lo sguardo giusto.
Invia a uno o più revisori prima di approvazione o firma. Usa questi flussi per qualità, conformità, revisione editoriale o controlli interni dove conta il feedback ma non serve approvazione formale.
Come tutti i flussi Folderit, supportano fasi parallele, seriali o personalizzate. Invita tutti insieme o in ordine preciso. Ogni azione è registrata con data e identità, offrendo una chiara traccia di audit senza registrazioni manuali.
Flussi di conferma di lettura
Devi sapere che un documento sia stato letto e compreso, non solo consegnato?
I flussi di conferma offrono una registrazione strutturata e verificabile di chi ha confermato ricezione e comprensione. Sono essenziali per automazione documentale enterprise quando la consegna passiva non basta.
Utilizzi tipici sono politiche HR, sicurezza, formazione, SOP e avvisi normativi, dove occorre dimostrare che personale o terzi siano informati. Ogni conferma ha data e identità. La registrazione si scarica come PDF riassuntivo, lasciando intatto l’originale, per audit, controlli ISO e GDPR. Puoi usare anche gruppi di utenti per inviare a interi team.
Flussi eSign: firme elettroniche
Folderit eSign offre illimitate firme elettroniche incluse in Tailor, senza servizio terzo o costo per firma.
Usa eSign dove servirebbe una firma autografa: contratti, NDA, fornitori, accettazioni clienti e inserimento. Gli esterni non devono avere un account Folderit: ricevono un link sicuro e firmano dalla posta, una soluzione pratica per team misti e controparti esterne.
Usi già DocuSign? Folderit lo supporta in Medium e Tailor con il tuo abbonamento esistente. Non sei vincolato a un solo fornitore. Per firme qualificate, Folderit supporta anche eID (XAdES/ASIC-E) per carte d’identità elettroniche governative.
Adatta il flusso al processo
Avvia un flusso
Avvia un flusso:
- Direttamente su un file con un clic.
- Su una cartella: ogni nuovo documento attiva automaticamente il flusso.
- Da un modello di flusso riutilizzabile per processi ricorrenti.
- Da un’automazione visuale salvata con fasi, regole e partecipanti predefiniti.
(Puoi anche inviare documenti per e-mail direttamente alla cartella conoscendone l’indirizzo.)
Imposta l’ordine dei partecipanti
- Parallelo – Tutti sono invitati insieme.
- Seriale – Ognuno viene invitato dopo il completamento del precedente.
- Personalizzato – Combina parallelo e seriale: tre persone lavorano insieme, poi il gruppo successivo o un unico approvatore finale.
Qui scegli metodo e partecipanti per l’automazione di cartella:
Rendi ogni attività facile
Il completamento più rapido tra tutti i DMS
Secondo un test Gartner, Folderit offre il completamento più rapido della sua classe. Revisione, approvazione, firma o conferma: Folderit le realizza velocemente.
Questa è la vista dell’approvatore: anteprima e download, nota personale e altri partecipanti. Può commentare, allegare un file alla decisione e approvare, respingere o delegare a un altro utente.
Offri il contesto completo
- Mostra i metadati del documento come scadenze, categorie o progetto se lo desideri.
- Mostra i elementi correlati, documenti di supporto e riferimenti, se lo desideri, per decisioni migliori.
Chiunque può partecipare
Dentro o fuori l’organizzazione:
- Gli utenti registrati hanno pieno accesso al pannello per seguire, gestire ed esaminare tutte le attività.
- Gli utenti non registrati partecipano in sicurezza tramite e-mail.
- Tutta la cronologia è registrata e verificabile.
Delega e modalità ferie
- Non sei la persona giusta? Delega l’attività a qualcun altro.
- Vai in ferie? Imposta l’assenza e nomina un sostituto per i flussi dal profilo.
Mantieni visibili decisioni e progressi
Vedi i flussi pendenti in tutta l’organizzazione
- Vedi tutti i flussi in sospeso nell’organizzazione.
- Scopri subito dove e perché qualcosa è bloccato, e da quando.
Vedi lo stato di ogni documento
Nella cartella ogni documento mostra icone chiare del flusso corrente:
Un documento può attraversare tutti i metodi di flusso in un unico processo. Questo, per esempio, è firmato e confermato, come indicano le icone:
Scarica i riepiloghi
I file respinti o approvati diventano PDF con riepiloghi del flusso, lasciando intatto l’originale.
- Aggiungi versioni aggiornate per ripartire dopo un rifiuto.
- Le pagine riepilogative includono:
- Decisioni con data e ora
- Commenti
- Deleghe
- Scarica:
- Documento completo e riepiloghi
- Solo riepiloghi
- Oppure solo l’originale
Pronto a semplificare i flussi?
Con approvazioni e firme integrate illimitate, il completamento più rapido, e zero frustrazione.