Informativa sulla privacy del sito

1. Che cosa copre questo documento?

Folderit (“noi” o “nostro”) rispetta il diritto alla privacy dei propri utenti e comprende l’importanza di proteggere e trattare le informazioni raccolte nel rispetto della legge e delle migliori pratiche.

Questa informativa sulla privacy è stata redatta per fornire le informazioni a cui hai diritto, se sei una persona fisica, cioè un interessato, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE, ossia il Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”).

Nell’informativa spieghiamo come Folderit raccoglie, utilizza, conserva e comunica le tue informazioni, compresi i dati personali, e forniamo informazioni sui tuoi diritti relativi ai dati personali e al loro trattamento da parte di Folderit.

L’informativa si applica anche alle informazioni che riceviamo quando utilizzi o accedi ai servizi disponibili sul sito www.folderit.com (“Sito”), ai prodotti, ai servizi o alle applicazioni (collettivamente i “Servizi”), oppure quando interagisci con noi in altro modo.

L’informativa include anche informazioni sull’uso dei cookie (sezione 9).

2. Nome e contatti del titolare del trattamento

Se hai un account utente individuale e personale presso di noi, il titolare del trattamento dei tuoi dati personali è Folderit OÜ, con sede legale in Laki 32, Tallinn, Repubblica di Estonia (numero di registrazione 12653434; email: privacy@folderit.com).

Quando Folderit fornisce servizi a un’impresa, l’impresa che ha creato il tuo account Folderit è considerata titolare del trattamento ed è responsabile del rispetto delle leggi e dei regolamenti sulla protezione dei dati. Per ulteriori informazioni, contatta l’impresa interessata.

3. Categorie e fonti dei dati trattati

Per chiarezza, abbiamo suddiviso i dati trattati nelle seguenti categorie:

• dati del profilo (nome completo, lingua, fuso orario, password),
• recapiti (telefono e indirizzo email; l’email funge anche da nome utente per l’accesso),
• dati dell’abbonamento (piani di pagamento, durata dell’abbonamento ecc.),
• dati di fatturazione (indirizzo di fatturazione, metodo di pagamento, fatture emesse, pagamenti, mancati pagamenti e debiti ecc.),
• i tuoi account (creati da te o per te dal titolare dell’account principale),
• dati di utilizzo dell’account (informazioni su file e cartelle che carichi, scarichi, condividi o a cui accedi utilizzando i Servizi),
• dati di utilizzo del sito (indirizzo IP, fornitore di accesso a internet, orari di accesso ai Servizi, applicazioni e funzioni utilizzate, siti visitati, tipo e lingua del browser e dispositivo usato per accedere ai Servizi e utilizzarli),
• dati relativi ai reclami e alle richieste che ci hai inviato.

Riceviamo questi dati principalmente da te quando registri un account, passi a un piano a pagamento o modifichi i dati del profilo.

Alcune informazioni vengono raccolte automaticamente mentre utilizzi i Servizi o visiti il sito. Usiamo diverse tecnologie di tracciamento, come i cookie, per raccogliere informazioni e distinguerti dagli altri utenti del Sito. Per maggiori informazioni, consulta la sezione sui cookie e sulle altre tecnologie di tracciamento qui sotto.

Folderit non raccoglie né tratta intenzionalmente categorie particolari di dati personali, come dati che rivelano origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche o appartenenza sindacale, dati genetici, dati biometrici finalizzati a identificare univocamente una persona fisica, dati sulla salute o sulla vita sessuale o sull’orientamento sessuale.

Se ci fornisci di tua iniziativa tali dati delicati, non possiamo assumerci la responsabilità di trattarli diversamente dalle tue normali informazioni personali.

4. Basi giuridiche e finalità del trattamento

Qualsiasi trattamento di dati personali deve essere lecito e avere quindi una base giuridica. Trattiamo i tuoi dati sulle basi indicate di seguito. Per ciascuna spieghiamo quali dati vengono trattati e per quali finalità.

Trattamento basato sul consenso / GDPR, articolo 6 (1a)

Considerate le categorie di dati e la natura delle attività di trattamento, di norma non abbiamo bisogno del consenso per trattare i tuoi dati, poiché il trattamento si fonda su altre basi previste dall’articolo 6 del GDPR.

Il consenso è necessario per inviarti email di marketing diretto. Se lo hai fornito, ti informeremo periodicamente su servizi e funzionalità, newsletter, offerte, eventi e altre notizie o informazioni riguardanti noi e i nostri partner.

Possiamo inviarti informazioni su servizi e funzionalità simili a quelli già acquistati senza il tuo consenso, sulla base del legittimo interesse.

Puoi revocare il consenso e opporti in qualsiasi momento al trattamento dei dati per marketing diretto. Per informazioni su come esercitare questi diritti, consulta la sezione 10.

Trattamento per l’esecuzione di un contratto / GDPR, articolo 6 (1b)

Questa è la ragione principale per cui raccogliamo e conserviamo i tuoi dati e riguarda l’email, i dati del profilo, dell’abbonamento e di fatturazione e le informazioni sugli account e sul loro utilizzo (vedi anche le categorie della sezione 3). Senza questi dati
non possiamo fornirti i Servizi. Quando ti vengono richiesti, devi quindi fornirceli; altrimenti non possiamo consentirti l’accesso al Servizio desiderato.

Usiamo questi dati per identificarti e autorizzare l’accesso al Sito e ai Servizi, adempiere gli obblighi contrattuali, consentirti di usare le funzioni dei Servizi e comunicare con te sui Servizi e sul Contratto. Ciò comprende avvisi tecnici, aggiornamenti, avvisi di sicurezza, messaggi di assistenza e amministrativi, conferme d’acquisto e fatture, risposte a commenti, domande e richieste e assistenza ai clienti.

Trattamento per adempiere un obbligo di legge / GDPR, articolo 6 (1c)

Dobbiamo rispettare diverse leggi e normative, comprese quelle su fiscalità, contabilità, rendicontazione finanziaria, prevenzione del riciclaggio e del terrorismo e procedimenti giudiziari o amministrativi. In alcuni casi dobbiamo fornire informazioni a funzionari e autorità pubbliche in risposta a richieste legittime. I dati da trattare dipendono dall’obbligo specifico, ad esempio dal tipo di informazioni richieste dall’autorità competente.

Trattamento per il perseguimento del legittimo interesse / GDPR, articolo 6 (1f)

Utilizziamo inoltre i dati personali della sezione 3 per i nostri legittimi interessi quando, in base alla nostra valutazione, tali interessi non sono eccessivi nei tuoi confronti e non sono superati dai tuoi interessi o dai tuoi diritti e libertà fondamentali.

Sulla base di questa valutazione, trattiamo i dati per i nostri legittimi interessi nelle seguenti attività:

invio di email su eventi importanti e imminenti dell’abbonamento, ad esempio la scadenza della prova o dell’abbonamento acquistato, se tali promemoria non sono espressamente concordati nel Contratto,

• invio di email sulle funzioni dei Servizi collegate a quelle acquistate e che potrebbe esserti utile conoscere. Alcune di queste email possono essere considerate marketing diretto: includiamo quindi sempre un link per annullare l’iscrizione all’elenco ed evitare di ricevere
  queste email in futuro,
• consegna di notifiche e inviti via email da altri utenti, ad esempio quando condividono un file con te o collaborano ai file che hai condiviso; puoi modificare facilmente le preferenze di notifica nelle impostazioni dell’account,
• finalità statistiche e analitiche per sviluppare i nostri processi aziendali e Servizi,
• indagine e prevenzione di transazioni fraudolente, accessi non autorizzati ai Servizi o altre attività illecite,
• indagine e gestione dei reclami di altri utenti o di terzi sulle tue attività durante l’utilizzo dei Servizi,
• esecuzione di accordi con altri utenti, fornitori e partner (vedi la sezione 6 sui rapporti con fornitori e partner),
• formulazione e presentazione di pretese legali oppure difesa contro tali pretese.

5. Conservazione e trasferimento delle informazioni, anche fuori dal SEE

Folderit ha sede nella Repubblica di Estonia. Per fornire i Servizi, possiamo però conservare e trattare i dati personali e i contenuti in altre località dello Spazio economico europeo (SEE) o nel tuo paese di origine.

Quando utilizzi i nostri servizi, i contenuti dell’account vengono conservati con triplo backup lato server presso il data center Amazon in Irlanda.

Possiamo trasferire dati personali dal SEE a paesi terzi al di fuori del SEE in relazione all’uso di alcuni fornitori indicati nella sezione 6. In questo caso adotteremo misure di protezione adeguate affinché i destinatari esterni al SEE garantiscano un livello di protezione sostanzialmente equivalente a quello del GDPR.

6. Condivisione e comunicazione delle informazioni

Non condividiamo né comunichiamo dati personali a terzi, a meno che ciò sia consentito dalle basi giuridiche descritte nella sezione 4.

Per il resto, mantieni il controllo delle informazioni che decidi di comunicare o condividere con altri utenti o terzi.

Quando utilizzi le nostre funzioni di collaborazione che consentono di condividere informazioni con terzi, comunichiamo e condividiamo i tuoi dati, tra cui nome, email e altre informazioni del profilo e i contenuti che scegli di condividere, con le persone con cui collabori. Queste persone possono anche modificare e integrare i contenuti condivisi, condividerli al di fuori dei Servizi e concedere ad altri terzi il diritto di visualizzarli.

Possiamo utilizzare fornitori di servizi per svolgere alcune attività o aiutarci a farlo: fornire, mantenere, sviluppare, proteggere e promuovere i Servizi e il sito. Tra questi vi sono fornitori di hosting, servizi email, marketing, assistenza e software di comunicazione, analisi di servizi o siti, pagamenti, recupero crediti, audit e consulenza legale o di altro tipo. Potremmo dover trasferire loro alcuni dati, compresi dati personali. Riceveranno informazioni soltanto quando necessario e soltanto per fornire i servizi richiesti o eseguire il relativo contratto.

Utilizziamo anche un programma di partner rivenditori affiliati per promuovere e vendere i Servizi. I nostri partner rivenditori si impegnano ad assistere i clienti nella registrazione a Folderit e a fornire assistenza e informazioni sui Servizi e sui piani di pagamento. Hanno diritto a una commissione per ogni vendita riuscita avviata da loro. Per questi motivi accedono ai dati dei clienti, come profilo, recapiti, abbonamento e fatturazione, necessari per adempiere i propri obblighi e comprendere i calcoli delle commissioni.

Possiamo inoltre comunicare le tue informazioni a qualsiasi membro del nostro gruppo, ossia qualsiasi società che controlli Folderit, sia controllata da Folderit o sia sottoposta a controllo comune.

Possiamo condividere i tuoi dati personali con terzi per finalità di marketing solo se ciò è conforme alle tue preferenze di marketing.

Possiamo condividere le tue informazioni con un’applicazione di terze parti, se hai scelto di accedere ai Servizi tramite tale applicazione o di consentirle l’accesso ai tuoi dati e all’account. Assicurati di fidarti dell’applicazione e di accettarne le condizioni sulla privacy: non siamo responsabili del trattamento dei dati da parte di applicazioni di terzi.

7. Sicurezza

Adottiamo misure e sforzi ragionevoli, comprese connessioni crittografate SSL, per proteggere i dati personali. Non possiamo però garantire che, durante la trasmissione su internet, l’archiviazione nei nostri sistemi o altri trattamenti sotto la nostra responsabilità, le informazioni siano assolutamente protette da intrusioni, ad esempio di hacker. Ti consigliamo quindi di adottare le misure che ritieni appropriate e necessarie per proteggere account, contenuti e trasmissione dei dati, come crittografia e connessioni sicure per comunicare con i Servizi. È inoltre tua responsabilità mantenere riservati password e altri mezzi di identificazione e non comunicarli ad altri.

Al termine della sessione devi sempre disconnetterti e chiudere il browser. Non ti chiederemo mai di comunicare la password tramite una telefonata o un’email non richiesta.

Devi informarci immediatamente di qualsiasi uso non autorizzato della password o dell’account o di altre violazioni della sicurezza note o sospette (privacy@Folderit.com).

8. Periodo di conservazione dei dati

Conserviamo i dati soltanto per il tempo necessario alle finalità della raccolta oppure più a lungo se richiesto dalla legge. Ad esempio, dobbiamo conservare fatture e altri documenti contabili per sette anni anche dopo la cessazione del contratto.

Per i dati trattati ai fini dell’esecuzione del contratto, applichiamo la conservazione per il periodo di prescrizione previsto dalla legge per la presentazione di pretese: tre anni dalla cessazione del rapporto contrattuale.

Se hai acconsentito all’uso dei dati per marketing diretto, ad esempio newsletter e offerte via email, li utilizzeremo a tale scopo finché non revocherai il consenso (vedi le sezioni 4 e 10).

In alcuni casi abbiamo un legittimo interesse a conservare i dati più a lungo. Ad esempio, se non hai adempiuto correttamente gli obblighi di pagamento, abbiamo interesse a continuare il trattamento dei dati del profilo, dell’abbonamento e di fatturazione per il recupero dei crediti.

Questi periodi di conservazione non si applicano ai dati anonimi, che non sono più considerati dati personali poiché non possono essere collegati a te né direttamente né indirettamente.

9. Cookie

I cookie sono piccoli file di dati inviati al browser e salvati sul disco rigido del computer
quando visiti un sito web.

Utilizziamo cookie funzionali per far funzionare il Sito come ti aspetti. Alcuni cookie funzionali
sono necessari per navigare nel Sito e utilizzare i Servizi. Altri
cookie funzionali ci aiutano a riconoscere e ricordare te e le tue preferenze, come
lingua, regione o stato di accesso.

Utilizziamo cookie analitici per capire come utilizzi il Sito. Gli strumenti di analisi
non ci forniscono informazioni personali che rivelino la tua identità effettiva. Ci comunicano
informazioni come il modo in cui sei arrivato al Sito, se lo hai già visitato, quanto tempo trascorri sul
Sito e quali pagine visiti. Possono anche fornire informazioni generali
sulla parte del mondo in cui si trova un utente.

Puoi impedire il salvataggio dei cookie sul dispositivo modificando le impostazioni di privacy del
browser web.

Bloccare tutti i cookie può contribuire a proteggere la privacy, ma allo stesso
tempo può limitare la tua possibilità di utilizzare i Servizi.

10. I tuoi diritti sul trattamento dei dati personali

Se sei un utente individuale, cioè una persona fisica, hai determinati diritti garantiti dal GDPR in qualità di interessato.

• Diritto di accesso / GDPR, articolo 15
  Hai diritto di ottenere conferma del fatto che trattiamo o meno dati personali che ti riguardano. In caso affermativo, puoi accedere ai dati, ricevere informazioni sui dati e sul trattamento e ottenere gratuitamente una copia dei dati trattati. Se sei un utente registrato di Folderit, puoi accedere ai dati personali entrando nell’account e consultando il profilo.

• Diritto di rettifica / GDPR, articolo 16
  Se i dati personali sono inesatti o incompleti, puoi chiederne la correzione o l’integrazione. Il modo più semplice è modificarli o completarli direttamente nella sezione del profilo dell’account.

• Diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”) / GDPR, articolo 17
  Hai diritto di chiedere la cancellazione dei dati personali e la cessazione del loro trattamento. Lo faremo se non abbiamo alcuna base giuridica per trattarli, ad esempio se revochi il consenso su cui si fondava il trattamento e non sussiste un’altra base giuridica.

• Diritto di limitazione del trattamento / GDPR, articolo 18
  Puoi chiedere di sospendere il trattamento dei dati personali se: (a) ne hai contestato l’esattezza e dobbiamo verificarla; (b) il trattamento è illecito ma non vuoi che i dati vengano cancellati; (c) hai bisogno che conserviamo dati non più necessari per noi perché servono ad accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria; oppure (d) ti sei opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21(1) del GDPR ma dobbiamo verificare l’eventuale prevalenza di nostri motivi legittimi.

• Diritto alla portabilità dei dati / GDPR, articolo 20
  L’articolo 20 dà all’interessato il diritto di ottenere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali forniti al titolare, se trattati sulla base del consenso o per l’esecuzione di un contratto. Su richiesta dell’interessato, il titolare può trasmetterli direttamente a un altro titolare se tecnicamente fattibile.

• Diritto di opposizione / GDPR, articolo 21
  Puoi opporti al trattamento dei dati personali quando si fonda sul nostro legittimo interesse. Possiamo respingere l’opposizione e continuare il trattamento solo dimostrando motivi legittimi cogenti, ossia la prevalenza dei nostri interessi o di quelli di terzi sui tuoi interessi e diritti e libertà fondamentali.
  
  Se trattiamo i dati personali per marketing diretto, puoi opporti in qualsiasi momento e non tratteremo più i dati per tale finalità.

• Diritto di revocare il consenso / GDPR, articolo 7 (3)
  Se trattiamo i dati personali sulla base del consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca e non esclude il nostro diritto di continuare il trattamento per adempiere obblighi di legge o eseguire il contratto concluso con te.

• Diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo / GDPR, articolo 77
  Se ritieni che trattiamo dati personali in violazione del GDPR, puoi proporre reclamo all’autorità di controllo del paese SEE in cui risiedi o lavori o in cui si è verificata la presunta violazione, oppure all’Ispettorato estone per la protezione dei dati (contatti: www.aki.ee/en).

Questa sezione non esclude altri diritti dell’interessato previsti dalle leggi applicabili.

Puoi esercitare alcuni diritti, come accesso e rettifica, tramite l’account utente. Se non riesci o se il diritto non può essere esercitato in questo modo, contattaci ai recapiti della sezione 2. Faremo quanto ragionevolmente possibile per facilitare l’esercizio dei tuoi diritti.

11. Modifiche all’informativa sulla privacy

Possiamo modificare periodicamente questa informativa. La versione più recente è disponibile sul Sito con la data dell’ultimo aggiornamento. In caso di modifiche sostanziali, informeremo gli utenti tramite il Sito e/o
via email.

Se non accetti l’informativa modificata, interrompi l’utilizzo dei Servizi e risolvi il Contratto inviando una comunicazione email a privacy@folderit.com.