Software di archiviazione dei file
Mantieni facile da trovare il lavoro concluso. Il software di archiviazione Folderit riunisce documenti, conservazione e accessi in un archivio ricercabile.
Conserva file di progetti chiusi, contratti firmati, documenti finanziari e vecchie registrazioni con il contesto necessario in futuro. Organizzali per reparto, cliente o progetto e permetti agli autorizzati di trovare il file senza cercare tra vecchie unità ed e-mail.
Dai una posizione chiara ai file conclusi
L’archivio funziona quando tutti sanno cosa vi appartiene e come recuperarlo. Parti da una struttura adatta al lavoro e aggiungi date e identificativi riconoscibili.
- Importa file e cartelle.Carica file singoli o strutture di cartelle esistenti. Folderit accetta file fino a 50 GB. Il supporto alla conservazione supera quello per anteprime e OCR: i formati specialistici possono richiedere l’applicazione originale.
- Aggiungi metadati utili.Usa numero progetto, reparto, controparte e data di completamento. Configura modelli di metadati delle cartelle e mostra i campi principali come colonne, senza codificare tutto nel nome del file.
- Decidi quando archiviare il lavoro.Sposta i file conclusi nell’archivio o configura un flusso che sposti l’elemento dopo approvazione riuscita. Se dipende dal tempo trascorso, usa una regola di conservazione con destinazione in archivio.
Esempio: chiusura di un progetto. Conserva consegna firmata, disegni finali e rapporto conclusivo sotto il riferimento del progetto. Fai approvare i documenti ai responsabili e usa la cartella di destinazione configurata. Verifica l’accesso affinché il team consulti l’archivio, ma solo gli incaricati lo aggiornino.
Trova un vecchio documento senza conoscerne il nome
Cerca per contesto o contenuto
Cerca in nomi e metadati oppure usa Ricerca approfondita nei documenti e scansioni supportati. Combina cliente, riferimento progetto o reparto con filtri di cartella o data.
OCR e ricerca nei contenuti supportano PDF, DOCX, PNG e JPG. Qualità della scansione e lingua incidono sull’accuratezza; il contenuto XLSX non è incluso nell’OCR.
Mantieni collegate le informazioni di supporto
Usa Elementi correlati per collegare contratti ai documenti di supporto o cartelle di progetto alle registrazioni pertinenti. Segui il collegamento dai dettagli senza mantenere copie duplicate.
I risultati rispettano i permessi. Puoi esportarli con metadati in Excel o CSV per preparare elenchi di verifica.
Permetti di consultare senza modificare
Separa lettura e modifica
Concedi ai lettori accesso Visualizzatore per visualizzare in anteprima e scaricare senza cambiare o eliminare il contenuto conservato. Usa Solo anteprima quando qualcuno deve consultare i formati supportati in Folderit senza download o stampa.
Tailor offre permessi personalizzati per singole azioni come aggiornare versioni, condividere o eliminare. Imposta una scadenza dell’accesso per una persona o gruppo quando deve terminare a una data precisa.
Vedi versioni e attività
Quando un autorizzato sostituisce un file, la cronologia delle versioni mantiene le precedenti insieme alla corrente e ai metadati condivisi. I controlli permettono download o ripristino delle vecchie versioni.
Gli amministratori filtrano il registro di audit per utente, data, ambito o azione ed esportano XLSX, ODS o CSV. Si vede chi ha scaricato un documento o quando è stato eliminato.
Imposta le regole di sicurezza del team. In Folderit, le impostazioni delle politiche di sicurezza includono 2FA obbligatoria e restrizioni IP. La filigrana dinamica è un’opzione acquistabile separatamente. Esamina i dettagli di sicurezza e privacy rispetto alle esigenze aziendali.
Gestisci la conservazione e mantieni una via di esportazione
Scegli quanto restano i file
I file sono conservati indefinitamente per impostazione predefinita. Con l’automazione della conservazione in Medium e Tailor scegli periodo, campo data iniziale e azione finale.
L’azione può archiviare in una cartella, spostare nel cestino o eliminare definitivamente. L’archiviazione può preservare la gerarchia. Le regole si estendono alle sottocartelle con eccezioni individuali.
Mostra Fine conservazione nell’elenco e controlla le scadenze vicine in Dashboard e rapporti. Scegli periodi e azioni secondo la politica aziendale.
Scarica i file quando servono
Scarica file o cartelle selezionati per un destinatario autorizzato, una consegna o una copia locale. I file singoli mantengono il formato, le cartelle sono confezionate in ZIP.
Puoi anche scaricare file e cartelle di un account. Per grandi archivi usa sezioni più piccole, evitando un download sovradimensionato. Audit e metadati di ricerca hanno esportazioni proprie.
Per ospitare il sistema nella tua infrastruttura, esplora Folderit on-premises.
Domande da chiarire prima della migrazione
In che cosa un archivio differisce da un backup?
Un archivio mantiene i file organizzati e disponibili per consultazione. Il backup recupera dati persi o danneggiati. Struttura, accessi e conservazione hanno scopi diversi dal recupero: pianifica entrambi. Folderit offre download per copie locali oltre alle protezioni del servizio ospitato descritte nella pagina sicurezza.
Archiviare un file lo rende di sola lettura?
Una cartella chiamata Archivio non impedisce modifiche da sola. Configura accessi di persone e gruppi. Visualizzatore e Solo anteprima impediscono a quei destinatari di cambiare il contenuto, mentre gli editor conservano i diritti concessi. Verifica l’accesso della destinazione nella configurazione.
Posso mantenere la struttura esistente?
Sì. Folderit supporta il caricamento delle cartelle e l’opzione Archivia in una cartella può preservare la gerarchia. Per importazioni ZIP, segui le indicazioni sui gruppi nella guida di caricamento. Prova prima una cartella rappresentativa, verificando file, metadati e accessi prima di spostare grandi archivi.
E se servono anche moduli e registrazioni attive?
La stessa piattaforma supporta la gestione digitale delle registrazioni con eForms, valori ricercabili e flussi. Gestisci registrazioni correnti e file conclusi nello stesso sistema, con strutture e accessi diversi.
Rendi l’archivio più utile
Prova Folderit con un campione di file o porta struttura e requisiti di conservazione alla demo.
Vedi i piani e le funzioni incluse.