Metodi personalizzati per i flussi di lavoro

I metodi personalizzati consentono agli amministratori di adattare il comportamento standard dei flussi di Folderit alla terminologia e al processo decisionale dell’organizzazione.

Ad esempio, un flusso standard di approvazione può essere presentato come Management Review, Controllo qualità, Revisione legale o un altro processo interno. Il comportamento di approvazione rimane invariato, ma puoi personalizzare nome del metodo, pulsanti, etichette dei risultati, messaggi, colori, regole di delega e accesso ai file.

Dove gestire i metodi personalizzati

Vai a:
Strumenti di amministrazione → Flussi di lavoro → Metodi

Questa pagina contiene:

• Metodi di base — i metodi standard di Folderit;
• Metodi personalizzati — i metodi creati specificamente per l’organizzazione.

Abilitare o disabilitare i metodi standard

I metodi standard disponibili possono essere abilitati o disabilitati per l’intero spazio di lavoro.

Ad esempio, se l’organizzazione non usa DocuSign o eID, puoi disabilitarli affinché non compaiano più quando gli utenti creano flussi.

Disabilitare un metodo lo rimuove dalle opzioni disponibili per l’organizzazione. Non sostituisce né modifica i metodi personalizzati esistenti basati su quel metodo.

Fai clic su Salva dopo aver modificato i metodi abilitati.

Creare un metodo personalizzato

Fai clic su + Custom nella parte superiore della pagina Metodi.

1. Scegli un metodo di base

Seleziona il metodo Folderit di cui il nuovo metodo deve usare il comportamento.

I metodi di base disponibili possono includere:

• Approvazione
• Presa visione
• DocuSign
• eSign
• eID
• Compila i campi

Il metodo di base selezionato determina le azioni disponibili e il comportamento del flusso.

Ad esempio:

• un metodo basato sull’approvazione può includere azioni di approvazione, rifiuto e richiesta di chiarimenti;
• un metodo basato sulla presa visione contiene normalmente una sola azione di conferma;
• un metodo basato su eSign segue il processo di firma elettronica;
• un metodo basato sulla compilazione dei campi chiede al destinatario di completare o aggiornare i campi di un record del modulo.

2. Inserisci l’etichetta predefinita

L’etichetta predefinita è il nome che gli utenti vedranno selezionando il metodo in un flusso.

Esempi:

• Management Review
• Approvazione legale
• Controllo qualità
• Conferma della politica
• Autorizzazione al rilascio

3. Configura la delega

Abilita Consenti delega se i destinatari possono delegare l’attività a un altro utente.
Disabilitalo se il destinatario assegnato deve completarla personalmente.

4. Configura l’accesso ai file del flusso

Scegli l’accesso all’elemento concesso al destinatario.

Le opzioni disponibili possono includere:

• Nessun accesso
• Anteprima
• Visualizzatore
• Redattore
• Personalizzato

Usa questa impostazione per controllare se l’attività concede di per sé accesso alla visualizzazione, al download o alla modifica del file.

5. Personalizza i testi dei titoli del flusso

Fai clic su Customize title texts per cambiare i messaggi mostrati per i diversi stati.

Possono includere messaggi per:

• un’attività attiva;
• un’attività delegata;
• una richiesta di chiarimenti;
• una decisione di accettazione;
• una decisione di rifiuto.

Dove supportato, puoi usare segnaposto come il nome del richiedente o del destinatario.

6. Personalizza le azioni disponibili

Le azioni dipendono dal metodo di base selezionato.

Per ogni azione disponibile puoi configurare:

• se l’azione è abilitata;
• colore del pulsante;
• etichetta del pulsante;
• etichetta del risultato;
• ordine delle azioni.

Ad esempio, un metodo basato sull’approvazione potrebbe usare:

• Restituisci per modifiche al posto di Rifiuta;
• Richiedi ulteriori informazioni al posto di Richiedi chiarimenti;
• Accetta al posto di Approva.

Puoi personalizzare anche le etichette dei risultati, ad esempio:

• Restituito per modifiche
• Informazioni richieste
• Accettato

7. Salva il metodo

Fai clic su Salva per creare il metodo personalizzato.

Il metodo comparirà nell’elenco Metodi personalizzati, dove potrà essere abilitato, disabilitato o modificato.

Dove usare i metodi personalizzati

Una volta abilitati, i metodi personalizzati possono essere usati in Folderit ovunque siano disponibili metodi di flusso, inclusi:

• flussi manuali avviati dal menu Flusso di lavoro di un elemento;
• automazione dei flussi a livello di cartella;
• automazioni visuali dei flussi;
• modelli di flusso di lavoro;
• flussi personalizzati in più fasi.

Questo permette di usare coerentemente la stessa terminologia e lo stesso comportamento specifici dell’organizzazione nei processi manuali e automatici.

Esempio: metodo di approvazione personalizzato

Un’organizzazione può creare un metodo chiamato Management Review basato sull’approvazione.

Potrebbe usare:

• Restituisci per modifiche al posto di Rifiuta;
• Richiedi ulteriori informazioni al posto di Richiedi chiarimenti;
• Accetta al posto di Approva;
• messaggi di titolo personalizzati;
• accesso di anteprima al file;
• delega abilitata.

Gli utenti selezionerebbero quindi Management Review ovunque il metodo sia disponibile, mentre Folderit continuerebbe a usare la logica standard di approvazione sottostante.

Esempio: metodo personalizzato basato sulla compilazione dei campi

Compila i campi chiede al destinatario di completare o aggiornare alcuni o tutti i campi di un record eForm esistente. Puoi usarlo come metodo di base quando serve un nome specifico, come Completa i dettagli dell’incidente o Aggiungi informazioni finanziarie.

Segui i passaggi di creazione sopra, scegliendo Compila i campi come Metodo base. Inserisci il nome personalizzato in Nome del flusso di lavoro, quindi configura Consenti delega e Accesso al file per i partecipanti per il processo.

Usa Personalizza i messaggi del flusso di lavoro per adattare il testo mostrato ai destinatari. In Opzioni di decisione, l’azione di completamento è Compila i campi. L’etichetta predefinita del pulsante è Compila i campi e quella del risultato è Campi compilati. Puoi personalizzare colore ed etichette, ad esempio:

• Nome del flusso di lavoro Completa i dettagli dell’incidente
• Etichetta del pulsante Invia i dettagli dell’incidente
• Etichetta del risultato Dettagli dell’incidente completati

Fai clic su Salva e verifica che il metodo sia abilitato. Potrai selezionarlo per un destinatario in un flusso manuale, in un modello o in un passaggio Richiedi azione del generatore di automazioni dove il metodo è disponibile per il record.

Il metodo personalizzato conserva il comportamento sottostante di compilazione dei campi. Configura Filtro campo visibile: e Campi modificabili: separatamente per ogni destinatario nella richiesta del flusso. Queste scelte determinano quali campi il destinatario può vedere e modificare e sono distinte dall’impostazione di accesso al file del partecipante. Consulta Flussi di compilazione dei campi per selezione dei campi e istruzioni ai destinatari.

NOTA: i metodi personalizzati cambiano la presentazione e la configurazione del flusso, ma rimangono basati sul metodo standard scelto.
Il metodo di base determina il comportamento sottostante. La personalizzazione consente di cambiare terminologia, azioni disponibili, accessi e presentazione senza creare un motore di flusso completamente nuovo.