Modelli di flusso di lavoro
I modelli consentono di salvare processi frequenti di approvazione, presa visione, firma e altri flussi, così gli utenti possono avviarli senza ricrearli ogni volta.
Sono utili per approvazioni di acquisti, firma di contratti, presa visione di politiche, revisione di fatture, inserimento del personale, gestione di incidenti, rilascio di documenti e altri processi ripetibili.
Creare un modello di flusso
Vai a:
Strumenti di amministrazione → Flussi di lavoro → Modelli → Aggiungi modello di flusso di lavoro
Inserisci un nome chiaro che aiuti gli utenti a capire lo scopo del flusso. Ad esempio: ‘Purchase Request Approval and Signing’
Scegliere l’ordine del flusso
Seleziona come deve procedere il flusso:
- Parallelo — tutti i destinatari ricevono le attività contemporaneamente.
- Sequenziale — ogni destinatario riceve l’attività solo quando quello precedente ha terminato.
- Personalizzato — crea più fasi e combina elaborazione parallela e seriale nello stesso flusso.
Usa Personalizzato quando un elemento deve essere prima esaminato da più persone e poi passato a un altro destinatario per la firma o un’altra azione.
Selezionare i metodi del flusso
Scegli i metodi utilizzabili nel modello:
- Approvazione
- Presa visione
- eSign
- Qualsiasi metodo personalizzato creato per lo spazio di lavoro
Puoi combinare metodi diversi nello stesso flusso personalizzato. Ad esempio, più destinatari possono approvare una richiesta d’acquisto nella fase 1, seguita da un’attività eSign per il direttore finanziario nella fase 2.
Scegliere dove usare il modello
In Disponibile per seleziona i tipi di elemento per cui rendere disponibile il modello:
- File — rende il modello disponibile per singoli file.
- Cartella — rende il modello disponibile per cartelle e automazioni dei flussi a livello di cartella.
- Collegamento — rende il modello disponibile per elementi di tipo link.
Puoi anche limitare il modello a un tipo di dati eForm specifico, come Rapporto di incidente o Richiesta d’acquisto. In questo modo gli utenti vedono solo i modelli pertinenti all’elemento su cui lavorano.
Aggiungere destinatari
Fai clic su + User o + Group per aggiungere destinatari al flusso.
Per ogni destinatario:
- Inserisci o seleziona il destinatario.
- Scegli il metodo che deve completare.
- Aggiungi una nota facoltativa che spieghi cosa esaminare o fare.
- Seleziona quali informazioni può vedere.
Le opzioni di visibilità includono:
- Mostra i metadati:
- Mostra gli elementi correlati:
- Mostra elenco destinatari a questo destinatario
Le note possono essere diverse per ogni partecipante. Ad esempio, al responsabile di reparto può essere chiesto di confermare l’esigenza operativa e alla funzione finanziaria di verificare il budget disponibile.
Creare un flusso personalizzato
In un flusso personalizzato, i destinatari sono disposti in fasi numerate.
I destinatari nella stessa fase lavorano in parallelo. La fase successiva inizia solo dopo il completamento corretto di quella attuale.
Nell’esempio seguente:
- La fase 1 contiene tre destinatari per l’approvazione.
- La fase 2 contiene un destinatario eSign.
- L’attività eSign inizia solo quando la fase 1 soddisfa la regola di accettazione.
Configurare regole di accettazione e rifiuto
Per una fase con più destinatari in parallelo, fai clic sull’icona delle impostazioni nel riepilogo della fase per definire quante accettazioni servono e quanti rifiuti ne causano il fallimento.
Puoi scegliere quante accettazioni richiedere:
- Tutti i destinatari
- Numero fisso
- Percentuale
Puoi anche scegliere quando la fase deve fallire in base ai rifiuti:
- Numero fisso
- Percentuale
Ad esempio:
Richiede 2 accettazioni · fallisce con 2 rifiuti
Con tre revisori, la fase riesce quando due destinatari qualsiasi approvano e fallisce quando due rifiutano. In base all’esito, il flusso prosegue alla fase successiva oppure si arresta.
Una fase con un solo destinatario non richiede una soglia di accettazione separata, perché quel destinatario deve completare l’attività assegnata.
Riordinare o rimuovere destinatari
Usa la maniglia di trascinamento accanto a un destinatario per cambiarne la posizione o spostarlo tra le fasi.
Usa l’icona del cestino per rimuovere un destinatario.
Prima di salvare, controlla gli indicatori numerati per verificare che tutti i destinatari siano raggruppati nelle fasi corrette.
Salvare il modello
Fai clic su Salva quando la struttura è completa.
Il modello potrà essere selezionato quando si avvia un flusso su un file, una cartella, un link o un record eForm supportato. Potrà anche essere usato nell’automazione dei flussi, ove applicabile.
Esempio d’uso
Una richiesta d’acquisto può seguire questo processo:
- Il responsabile di reparto, la funzione finanziaria e gli acquisti ricevono le attività di approvazione contemporaneamente.
- Due approvazioni qualsiasi sono sufficienti per proseguire.
- Due rifiuti interrompono il processo.
- Dopo le approvazioni necessarie, il direttore finanziario riceve l’elemento per la firma eSign finale.
Questo riduce i ritardi inutili garantendo la revisione e l’autorizzazione finale richieste.