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Assegnare sostituti per i flussi di lavoro

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Assegna un sostituto per gestire determinati tipi di flusso di un utente durante un periodo definito. È utile quando un collega è assente e un’altra persona deve occuparsi delle sue responsabilità nei flussi.

Configura la sostituzione da Gestisci gli utenti nello spazio di lavoro Folderit interessato.

Aggiungi un sostituto

  1. Apri Gestisci gli utenti sotto Strumenti di amministrazione.
  2. Trova l’utente che necessita di un sostituto. Fai clic sull’icona a ingranaggio della sua riga e scegli Aggiungi sostituzione.
  3. Nella finestra Sostituti, fai clic su Aggiungi un sostituto.

Scorciatoia: se l’utente non ha un sostituto configurato, fai clic sull’icona con due frecce accanto al nome per aprire direttamente il modulo Aggiungi un sostituto.

Scegliere persona, periodo e flussi

  1. Inserisci l’Indirizzo email del sostituto nel campo Sostituto.
  2. Imposta Da e A, inclusi gli orari iniziale e finale. Verifica che lo spazio di lavoro visualizzato sia quello che desideri configurare.
  3. Sotto Flussi di lavoro, seleziona i tipi da affidare al sostituto: Approvazione, Presa visione, eSign, eID, Compila i campi e/o Review. Inizialmente sono selezionati tutti e sei; deseleziona quelli non pertinenti.
  4. Fai clic su Salva.
Modulo Aggiungi sostituto con evidenziazioni numerate per email del sostituto, date Da e A, scelta dei flussi e pulsante Salva.
1. Email del sostituto · 2. Data e ora iniziali e finali · 3. Tipi di flusso · 4. Salva. Questo esempio abilita solo Review.

Esempio: Un collega è assente per la giornata e deve essere sostituito nella revisione dei documenti. Inserisci l’email del collega che lo sostituirà, imposta il periodo di assenza e lascia selezionato solo Review.

Verificare la sostituzione

Dopo il salvataggio, l’icona con due frecce dell’utente diventa blu. Fai clic per vedere un’anteprima del nome, dell’email e del periodo del sostituto.

Icona blu con due frecce e anteprima aperta che mostra il sostituto configurato e il periodo di sostituzione.
Le frecce evidenziate aprono l’anteprima del sostituto e del periodo.

La colonna Stato, con valori come Attivo o Invitato, descrive lo stato dell’utente. Usa l’anteprima delle frecce per verificare i dettagli della sostituzione.

Modificare o rimuovere un sostituto

Apri nuovamente il menu a ingranaggio → Aggiungi sostituzione dell’utente. La finestra Sostituti elenca sostituto, date Da e A e spazio di lavoro.

  1. Per modificare l’assegnazione, fai clic su Modifica, aggiorna email, date/orari o flussi selezionati e fai clic su Salva.
  2. Per rimuoverla, fai clic sull’icona del cestino (Rimuovi) accanto alla voce. Controlla i dettagli nella finestra di conferma, poi fai clic su Rimuovi.

L’elenco e l’anteprima delle frecce mostrano le date. Apri Modifica per controllare gli orari esatti di inizio e fine.