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Definir substitutos para fluxos de trabalho

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Atribua um substituto para cobrir os tipos de fluxo de trabalho selecionados pelo usuário por um período definido. Isso é útil quando um colega está ausente e outra pessoa precisa cuidar de suas responsabilidades no fluxo de trabalho.

Configure a substituição de Gerenciar usuários na conta Folderit relevante.

Adicionar um substituto

  1. Abra Gerenciar usuários em Ferramentas do administrador.
  2. Encontre o usuário que precisa de um substituto. Clique no ícone de engrenagem na linha e escolha Adicionar substituição.
  3. Na janela Substitutos, clique em Adicionar um substituto.

Atalho: Se o usuário não tiver nenhum substituto configurado, clique no ícone de duas setas ao lado do nome para abrir o formulário Adicionar substituto diretamente.

Escolha a pessoa, o período e os fluxos de trabalho

  1. Insira o Endereço de e-mail do substituto no campo Substituto.
  2. Definir A partir de e Até, incluindo os horários de início e término. Verifique se a conta exibida é a conta que você pretende configurar.
  3. Em Fluxos de trabalho, selecione os tipos que o substituto deve abranger: Aprovação, Confirmação de leitura, eSign, eID, Preencher campos e/ou Review. Todos os seis são selecionados inicialmente; limpe tudo o que não se aplica.
  4. Clique em Salvar.
Add substitute form with numbered highlights for the substitute email, From and To dates, workflow choices, and Save button.
1. E-mail do substituto · 2. Data/hora de início e término · 3. Tipos de fluxo de trabalho · 4. Salvar. Este exemplo habilita apenas Review.

Exemplo: Um colega está ausente durante o dia e precisa de cobertura para análise de documentos. Insira o endereço de e-mail do colega responsável, defina o período de ausência e deixe apenas Review marcado.

Verifique a substituição

Assim que a substituição for salva, o ícone de duas setas do usuário fica azul. Clique nele para ver uma visualização rápida do nome, endereço de e-mail e período do substituto.

Blue two-arrows icon and open preview showing the configured substitute and substitution period.
As setas destacadas abrem a visualização do substituto e do período.

A coluna Situação, como Ativo ou Convidado, descreve o status do usuário. Use a visualização das setas para verificar os detalhes da substituição.

Editar ou remover um substituto

Abra o menu de engrenagem → Adicionar substituição do usuário novamente. A janela Substitutos lista o substituto, as datas A partir de e Até e a conta.

  1. Para alterar a atribuição, clique em Editar, atualize o e-mail, as datas/horas ou as opções de fluxo de trabalho e clique em Salvar.
  2. Para removê-lo, clique no ícone de lixeira (Remover) ao lado da entrada. Verifique os detalhes na janela de confirmação e clique em Remover.

A visualização da lista e das setas mostra as datas. Abra Editar quando precisar verificar os horários exatos de início e término.