Przejdź do treści głównej
Jak możemy pomóc?

Wyznaczanie zastępców w przepływach pracy

← Wszystkie tematy

Wyznacz zastępcę, który przez określony czas będzie obsługiwać wybrane typy zadań danego użytkownika. Przydaje się to podczas nieobecności współpracownika, gdy inna osoba musi przejąć jego obowiązki związane z obiegiem dokumentów.

Skonfiguruj zastępstwo w sekcji Zarządzanie użytkownikami na odpowiednim koncie Folderit.

Dodaj zastępcę

  1. Otwórz Zarządzanie użytkownikami pod Narzędzia administracyjne.
  2. Znajdź użytkownika, który potrzebuje zastępcy. Kliknij ikonę koła zębatego w jego wierszu i wybierz Dodaj zastępstwo.
  3. W oknie Zastępcy kliknij Dodaj zastępcę.

Skrót: Jeśli użytkownik nie ma skonfigurowanego zastępstwa, kliknij ikonę dwóch strzałek obok jego nazwy, aby bezpośrednio otworzyć formularz Dodaj zastępcę.

Wybierz osobę, okres i przepływ pracy

  1. W polu Zastępca należy wpisać Adres e-mail zastępcy.
  2. Ustaw Od i Do, łącznie z czasem rozpoczęcia i zakończenia. Sprawdź, czy wyświetlone konto jest kontem, które zamierzasz skonfigurować.
  3. W Przepływy pracy wybierz typy, które powinien obejmować zastępca: Zatwierdzenie, Potwierdzenie zapoznania się, eSign, eID, Wypełnij pola, i/lub Review. Początkowo wybranych jest cała szóstka; usuń wszystkie, które nie mają zastosowania.
  4. Kliknij Zapisz.
Add substitute form with numbered highlights for the substitute email, From and To dates, workflow choices, and Save button.
1. Adres e-mail zastępcy · 2. Data i godzina rozpoczęcia oraz zakończenia · 3. Typy przepływu pracy · 4. Zapisz. W tym przykładzie włączona jest tylko opcja Review.

Przykład: Kolega jest nieobecny na jeden dzień i potrzebuje zastępstwa w celu przeglądu dokumentów. Wpisz adres e-mail współpracownika, ustaw okres nieobecności i pozostaw zaznaczoną tylko opcję Review.

Sprawdź zastępstwo

Po zapisaniu zastępstwa ikona dwóch strzałek przy użytkowniku zmienia kolor na niebieski. Kliknij ją, aby zobaczyć imię i nazwisko zastępcy, jego adres e-mail oraz okres zastępstwa.

Blue two-arrows icon and open preview showing the configured substitute and substitution period.
Podświetlone strzałki otwierają podgląd zamiennika i okresu.

Kolumna Status, np. Aktywny lub Zaproszony, opisuje status użytkownika. Skorzystaj z podglądu strzałek, aby sprawdzić szczegóły zamiany.

Edytuj lub usuń zastępcę

Ponownie otwórz menu koła zębatego → Dodaj zastępstwo przy danym użytkowniku. Okno Zastępcy pokazuje zastępcę, daty Od i Do oraz konto.

  1. Aby zmienić przypisanie, kliknij Edytuj, zaktualizuj adres e-mail, daty/godziny lub opcje przepływu pracy i kliknij Zapisz.
  2. Aby go usunąć, kliknij ikonę kosza (Usuń) obok wpisu. Sprawdź szczegóły w oknie potwierdzenia, a następnie kliknij Usuń.

Podgląd listy i strzałek pokazuje daty. Otwórz Edytuj, jeśli chcesz sprawdzić dokładny czas rozpoczęcia i zakończenia.