Dijital kayıt yönetimi yazılımı
Belgeleri ve yapılandırılmış kayıtları birlikte yönetin. Folderit dijital formları, aranabilir üst verileri, onayları ve saklama ayarlarını tek yerde birleştirir.
Olay listesi oluşturun, personel kayıtlarını düzenleyin veya sözleşmeleri destekleyici dosyalarıyla birlikte tutun. Ekibiniz ihtiyaç duyduğu bilgileri alabilir, doğru kaydı bulabilir ve zaman içinde ona ne olduğunu görebilir.
Kayıtlarınızın ihtiyaç duyduğu bilgileri alın
Yararlı kaydın bağlama ihtiyacı vardır: neyle ilgili olduğu, kimin sorumlu olduğu ve hangi tarihlerin önemli olduğu. Folderit bu bilgileri dosyaların yanında saklamanızı veya doğrudan elektronik formla toplamanızı sağlar.
eForms ile kayıtlar oluşturun
Tarihler, açılır listeler, kullanıcı alanları, zorunlu değerler ve dosya ekleri içeren yeniden kullanılabilir form oluşturun. Gönderim, kullanıcının formu açtığı klasörde yapılandırılmış kayıt oluşturur. Verileri tutmak için ayrı Word belgesi gerekmez.
Olay referansı ve departman gibi alan değerleriyle kayıt adı düzeni belirleyin. İnsanların her kaydı açmadan temel bilgileri okuyabilmesi için önemli alanları klasör sütunları olarak ekleyin. eForms’un nasıl çalıştığını görün.
Mevcut dosyaları ve e-postaları getirin
Belgeleri yükleyin, seçili e-postaları ve ekleri Outlook eklentisiyle kaydedin veya gelen dosyalar için klasörün e-posta içe aktarma adresini etkinleştirin.
Belgeleri e-postayla gönderebilen tarayıcı veya başka sistem de bu adresi kullanabilir. Hedefi seçin; üst veri, erişim ve otomasyon ayarlarını aldığınız kayıtlara uygun yapılandırın.
Ekipler genelinde tutarlı alanlar kullanın
Farklı formlardaki uyumlu alanları aynı mevcut üst veri alanına bağlayın. Örneğin sözleşme formuyla hizmet vakası formundaki müşteri adı ortak klasör sütununda görünebilir. Her kayıt kendi değerini tutar.
Bağlantıyı alanı oluştururken seçin; iki alana aynı etiketi vermek onları bağlamaz. Ortak üst veriler, formlar arası listeleri ve aramaları daha kullanışlı yapar.
Kayıtlara referans numarası verin
Belgeler veya form kayıtları için sıra ve tarih bileşenleriyle otomatik numaralandırma yapılandırın. Tek form numaralandırma şeması birden fazla form şablonunu kapsayabilir.
Numaralandırma, gösterilen kayıt adı düzeninden ayrıdır; Medium ve Tailor planlarında kullanılabilir.
Doğru kaydı bulun ve zamanında takip edin
Bildiklerinize göre arayın
Şu özelliği kullanın: arama filtreleri — form türü, departman, müşteri, tarih veya diğer üst veri değerleri için. Onaylarla veya diğer iş akışı görevleriyle ilişkili kayıtlar gerektiğinde görev filtreleri ekleyin.
Derin Arama, PDF, DOCX, PNG ve JPG dâhil desteklenen belgelerde ve taramalarda dizine eklenen içeriği de arar. OCR doğruluğu tarama kalitesine ve dile bağlıdır; XLSX içeriği OCR içerik aramasına dâhil değildir.
Arama sonuçlarını üst verilerle Excel veya CSV’ye aktarın. Sonuçlar kullanıcının erişim izni olan kayıtlarla sınırlı kalır.
Kayıt tarihlerini hatırlatıcılara dönüştürün
Belgeler veya form kayıtları için sıra ve tarih bileşenleriyle otomatik form hatırlatıcıları — tarih alanından önce veya sonra, isteğe bağlı koşullar ve seçili alıcılarla. Kurallar yeni kayıtların yanı sıra mevcutlara da uygulanabilir.
Örneğin yalnızca durum Etkin iken sözleşme bitişinden 30 gün önce hatırlatma gönderin. Kullanıcı, grup, e-posta adresi veya uygun alıcı alanı seçin; mesaja kayıt değerlerini ekleyin.
Bu, son tarihleri birinin güncel tutmayı hatırlaması gereken ayrı ajanda yerine kayıt kurulumunun parçası yapar.
Saklama süresi bittiğinde ne olacağını tanımlayın
Folderit dosyaları varsayılan olarak süresiz tutar. Medium ve Tailor planlarında mevcut saklama otomasyonuyla süreyi, başlangıç tarihini ve yapılacak işlemi seçersiniz.
- Başlangıç noktasını seçin.Saklama geri sayımının ne zaman başlayacağını belirlemek için oluşturma, son değişiklik veya onay zamanı gibi ilgili üst veri tarihini kullanın.
- Son işlemi seçin.Dosyaları arşiv klasörüne taşıyın, geri dönüşüm kutusuna gönderin veya kalıcı silin. Arşivleme mevcut klasör yapısını koruyabilir.
- Kapsamı ve istisnaları belirleyin.Ayarları klasöre ve isteğe bağlı alt klasörlerine uygulayın. Farklı süre gereken tek dosya veya klasörlerde devralınan ayarları geçersiz kılın.
Klasör listesinde Saklama sonunu gösterin ve bu tarihe yaklaşan dosyaları görmek için Pano ve Raporlar’ı kullanın. Hangi sürelerin ve işlemlerin uygun olduğuna kuruluşunuz karar verir; Folderit yapılandırdığınız ayarları uygular.
Erişimi kontrol edin ve geçmişi bağlantılı tutun
Kimin ne yapabileceğini seçin
Kayıtları ihtiyaç duyan kişiler veya gruplarla paylaşın. Tailor’ın özel izinleri önizleme, indirme, sürüm güncelleme, paylaşma ve silme gibi işlemleri ayırmanızı sağlar.
Dinamik filigran ayrıca satın alınan bir eklentidir. Kurulum ve koruma ayrıntıları için Folderit güvenliğini ve şirket içi kurulum seçeneğini inceleyin.
Kararları kayıtla birlikte tutun
Şu özelliği kullanın: belge iş akışları — inceleme, onay, okuma teyidi ve imzalama için. Katılımcıları paralel, sıralı veya özel aşamalarla belirleyin; isteğe bağlı olarak başarıyla tamamlandıktan sonra öğeyi başka klasöre taşıyın.
İş akışı ayrıntıları katılımcıları, kararları, yorumları ve zaman damgalarını gösterir. Sürecinize uygun imzalama yöntemini ve planı seçin.
Dosya sürümlerini bir arada tutun
Yerine geçecek dosyayı yeni dosya sürümü olarak yükleyerek önceki sürümleri ortak üst verilerle koruyun. Sürüm listesi güncel dosyayı belirtir ve iş akışı görevinin hangi sürüme ait olduğunu gösterir.
Önceki sürümün onayı, yeni sürümün onaylı olduğu anlamına gelmez. Süreciniz gerektiriyorsa revize edilmiş dosyayı ayrı onaya gönderin.
Etkinlik geçmişini bulun ve dışa aktarın
Yöneticiler genel denetim izini tarih, kullanıcı, kapsam ve işleme göre filtreleyebilir; örneğin belirli dönemdeki indirmeleri veya silmeleri incelemek için.
İnceleme için denetim günlüğünü XLSX, ODS veya CSV’ye aktarın. Bu, ekibinize kendi politikaları ve prosedürleriyle birlikte inceleyebileceği etkinlik kaydı verir.
Ekibinizin her hafta kullandığı tek listeyle başlayın
Bunlar kuruluşunuza uyarlayabileceğiniz örnek yapılandırmalardır.
Olay listesi
Olay tarihi, konum, departman, açıklama, sorumlu kişi ve fotoğrafları toplayın. Temel alanları zorunlu yapın; inceleme hazırlarken departmana veya tarihe göre filtreleyin.
Sözleşme listesi
Sözleşmeyi ekleyerek karşı tarafı, sorumluyu, durumu ve bitiş tarihini kaydedin. Görüşmelerin aynı kayda atıfta bulunması için yenileme hatırlatıcısı ve numaralandırma şeması yapılandırın.
Ekipman kayıtları
Varlık kimliğini, konumunu, sorumlu kişiyi ve servis tarihlerini formda tutun. İnceleme formu, mevcut ekipman kaydını seçmek için İlişki alanı kullanarak her incelemeyi varlığına bağlayabilir.
Bir kayıt türünün alanlarında, erişiminde ve gözden geçirme tarihlerinde anlaşarak başlayın. Departman geneline uygulamadan önce kurulumu gerçek kullanımı temsil eden birkaç kayıtla test edin.
Kayıtlarınızın Folderit’te nasıl çalışacağını görün
Demoya örnek liste, form veya saklama süreci getirin ya da kendiniz kurmayı deneyin.
Ekibiniz için planları ve dâhil özellikleri karşılaştırın.