Sağlık için belge yönetimi yazılımı
Sağlık belgelerini, özel formları ve incelemeleri tek kontrollü çalışma alanında yönetin.
Klinik personeline hasta yazışmalarını, dış raporları, politikaları ve operasyonel kayıtları bulacakları açık bir yer verin. Folderit; aranabilir dosyaları, yapılandırılmış verileri, sürüm geçmişini ve onay kararlarını bir araya getirir; erişim işi yapan kişilere göre belirlenir.
Dosyaları ve form alanlarını arayın; sonuçları ekibinizin kullandığı ayrıntılarla daraltın.
Zorunlu alanlar ve destekleyici eklerle eForms oluşturun.
İnceleme atayın, yanıtları takip edin ve sorumlu kişilere hatırlatın.
Dağınık formların yerine aranabilir sağlık kayıtları koyun
Bir ek, hikâyenin yalnızca bir bölümünü anlatır. Takipten kim sorumlu? Sonraki kontrol ne zaman yapılmalı? Folderit eForms bu ayrıntıları zorunlu alanlar, tarihler, seçili kullanıcılar ve ekli dosyalarla yapılandırılmış kayıtlar olarak toplamanızı sağlar. Form kayıtları klasörlerde bulunur; aranabilir, incelenebilir ve izinlerle korunabilir.
Olay ve takip kayıtları
Olay tarihi, konum, kategori, olgusal açıklama ve sorumlu inceleyen için alanlar yapılandırın. Kanıtı kayıtla tutun; soruşturma veya düzeltici faaliyet ayrıntılarını istemek için takip görevi kullanın.
Ekipman servis listeleri
Varlık referansını, servis tarihini, yükleniciyi, sonraki servis zamanını ve servis raporunu kaydedin. Ekip her kaydı açmadan listeyi inceleyebilsin diye bu alanları klasör sütunları olarak gösterin.
Yeterlilik belgeleri ve yenileme tarihleri
Mesleki yeterlilik belgelerini, tedarikçi sertifikalarını veya diğer yenileme kanıtlarını sona erme tarihi ve sorumlusuyla tutun. Tarihe dayalı form hatırlatıcıları yapılandırın; örneğin sona ermeden 30 gün önce, sürecinize uygun koşullar ve alıcılarla.
Tailor’da şablonları kuruluşunuzun prosedürlerine göre oluşturun. Her formun gerçekten ihtiyaç duyduğu bilgileri ve her ekibin sahip olması gereken erişimi seçin.
Gönderilen kaydı açık bir sonraki adıma dönüştürün
Tetikleyicileri, koşulları ve görevleri bağlamak için İş akışı düzenleyicisini kullanın. Örneğin şu kurum içi olay takip sürecini yapılandırın:
- Raporu alınPersonel üyesi, gerekli olguları ve destekleyici dosyayı içeren olay eForm’unu kararlaştırılmış klasörde gönderir.
- İnceleyenden takibi tamamlamasını isteyinBir Alanları Doldur görevi seçilen inceleyenden o form kaydındaki atanmış alanları güncellemesini ister. Hangi alanları düzenleyebileceğini ve hangi destekleyici bilgileri görebileceğini yapılandırın.
- Sonucu inceleyinTamamlanmış kaydı onaya gönderin. Başarı, ret ve zaman aşımı yollarını uygun sonraki işlemlere bağlayın; gecikmiş veya reddedilmiş işin tanımlı sorumlusu olsun.
Bu, ekibinizle yapılandırıp test edeceğiniz bir örnektir. İş akışı alıcıları, koşulları ve tamamlanma kuralları açıkça belirlenmelidir.
Politikaları güncel ve okunduğu teyit edilmiş tutun
Prosedürleri inceleyip onaylayın; ardından ilgili sürümü personelin okuma teyidine gönderin. Kimlerin yanıtladığını, kimlerin beklediğini takip edin. Okuma teyidi bir yanıt kaydeder; eğitim ve yetkinlik değerlendirmesi kuruluşunuzun sürecinin parçası olmaya devam eder.
Şunu keşfedin: Folderit’te politika yönetimi.
Kayıt verilerini belgelerde yeniden kullanın
ODT şablonu ve PDF veya DOCX belge oluşturma ile eForm kaydından standart kapak sayfası, servis teyidi veya kurum içi rapor oluşturun. Kullanıma sunmadan önce çıktıyı inceleyin.
Bağlantılı formlar seçili değerleri başka form türünün yeni kaydına da taşıyabilir; bir süreç diğerine geçtiğinde tekrar veri girişini azaltır.
Klinik belgelerini personelin bulma biçimine göre düzenleyin
Anlamlı referanslar ve alanlar kullanın
Belgeleri departmana, kayıt kategorisine veya vaka referansına göre düzenleyin; belge tarihi, sorumlu ekip ve gözden geçirme tarihi gibi üst veriler ekleyin. Hastayla ilgili malzemeleri kurulumunuz için kararlaştırılan erişim ve işleme kuralları içinde tutun.
Örneğin dış rapor listesi vaka referansını, rapor türünü, alınma tarihini ve atanmış inceleyeni gösterebilir. Personel yeterliliklerini ve operasyonel politikaları kendi izin kapsamlarında tutun.
İçerikte arayın ve revizyonları bir arada tutun
OCR içerik araması desteklenen belgelerde ve taramalarda metin bulmaya yardımcı olur. Sonuçları daraltmak için aramayı üst veri ve klasör filtreleriyle birleştirin. Tarama kalitesi, dil ve dosya biçimi nelerin bulunabileceğini etkiler.
Mevcut dosyanın revizyonlarında Yeni sürüm yükle seçeneğini kullanın. Önceki sürümler geçmişiyle birlikte kalır; neyin değiştiğini ve hangi sürümün incelendiğini görmek kolaylaşır.
Erişimi, hesap verebilirliği ve saklamayı günlük işe yerleştirin
Her kişiye ihtiyaç duyduğu erişimi verin
Seçili dosya veya klasörleri adı belirtilmiş kullanıcılarla ve gruplarla paylaşın. İzin düzeyleri yükleme, önizleme, görüntüleme ve düzenlemeyi ayırır; Tailor ayrıntılı izinler ekler. Departmanları veya gizli kayıt türlerini ayırırken devralınan erişimi kontrol edin.
Oturum açmayı kontrol edin ve etkinliği inceleyin
Folderit şifreli bağlantılar ve 256 bit şifrelenmiş depolama sağlar. Yöneticiler iki faktörlü kimlik doğrulamayı, parola kurallarını ve IP kısıtlamalarını yapılandırabilir. Denetim izleri yetkili inceleme için yükleme, önizleme, indirme ve erişim değişikliği gibi etkinlikleri kaydeder.
Doğru saklama takvimini uygulayın
Medium ve Tailor’da saklama otomasyonunu ilgili başlangıç tarihi ve arşivleme veya silme işlemiyle yapılandırın. Süreleri kayıt türüne ve geçerli gereksinimlere göre belirleyin. İncelemenize istisnaları, sürümleri, denetim kayıtlarını ve yedek saklamayı dâhil edin.
Kurulumdan önce kanıtları inceleyin
Folderit’in Güven Merkezi ISO/IEC 27001:2022 ve Cyber Essentials sertifika bilgilerini, güvenlik kontrollerini ve veri işleme belgelerini sağlar. Amaçladığınız kullanım için barındırmayı, kurtarmayı, sözleşme koşullarını ve BAA gereksinimlerini teyit edin.
Koruma altındaki sağlık bilgilerini saklamayı mı planlıyorsunuz? Kullanımdan önce geçerli korumaları ve sözleşmeleri kararlaştırın. Folderit şunları sunar: HIPAA korumaları ve BAA görüşmeleri; yapılandırmanız ve işletim prosedürleriniz de önemlidir. HHS’nin HIPAA ve bulut bilişim rehberi BAA’nın ve sağlık kuruluşunun kendi risk değerlendirmesinin rolünü açıklar.
Sağlık ekibiniz için doğru kurulumu planlayın
Folderit bir EHR veya EMR’nin yanında nasıl yer alır?
Folderit’i belgeler, yapılandırılmış operasyonel kayıtlar ve bunlarla ilgili incelemeler için kullanın. EHR veya EMR’niz, hasta dosyalama ve reçeteleme gibi sağladığı klinik işlevlerin sistemi olmaya devam eder. Hangi kayıtların hangi sisteme ait olduğunu ve personelin bunları nasıl bulacağını kararlaştırın. EHR bağlantısı ve özel görüntüleme iş akışları ayrıca doğrulanmış entegrasyon ve kapsam gerektirir.
Hangi plan formları ve iş akışı otomasyonunu içeriyor?
Tailor; eForms, İş akışı düzenleyicisi, ayrıntılı izinler, SSO ve API erişimini içerir. Medium; basit onay ve okuma teyidi iş akışları, özel üst veriler, numaralandırma ve saklama otomasyonunu içerir. Her planın belirlenmiş kullanıcı ve depolama limitleri vardır. Güncel planları ekip büyüklüğünüz, belge hacimleriniz ve süreç gereksinimlerinizle karşılaştırın.
Folderit’i kendi altyapımızda barındırabilir miyiz?
Evet. Bulut hizmetinin yanı sıra şirket içi kurulum mevcuttur. Kurulumu seçerken altyapı, yedekleme, bakım, destek ve kurtarma sorumluluklarını teyit edin.
Diğer sağlık sistemlerimize bağlanabilir mi?
Folderit API ve entegrasyon seçenekleri sağlar. Bağlantı, iki sistemin desteklediklerine, veri eşlemeye ve uygulamanıza bağlıdır. Belirli sistemi ve amaçlanan devri görüşmeye getirin; mevcut entegrasyonları inceleyin ve sonuca güvenmeden önce doğrulayın.
Kliniğinizin belge sürecini Folderit’te görün
Tek süreç getirin: ekipman listesi, politika incelemesi veya olay takibi. Kaydı, izinleri, görevleri ve hatırlatıcıları birlikte inceleyelim. Demoda kurgusal veya kimlikten arındırılmış örnek malzeme kullanın.