Kurum içi politika yönetimi yazılımı
Politikaları düzenli tutun, değişiklikleri onaya yönlendirin ve okuması gereken belgeleri kimlerin okuduğunu teyit ettiğini görün.
Folderit, politika yönetimi yazılımını günlük belge yönetimiyle birleştirir. Politika sorumluları sürüm geçmişi, gözden geçirme hatırlatıcıları ve onay iş akışlarıyla çalışırken çalışanlar okuma teyidi talepleri alır ve yayımlanmış politikaları bulabilecekleri açık bir yere sahip olur.
Taslak politikadan kayıtlı okuma teyidine
Bir politika yönetim sistemi; belgeyi, sorumlusunu ve belgeyle ilgili işlemleri bir araya getirir. Folderit, her politika için ayrı bir e-posta yazışması tutmadan bu sürecin dört bölümünü koordine etmenize yardımcı olur.
Politika sorumlularına bir çalışma alanı sağlayın
Taslakları, yazım ve incelemeden sorumlu kişilerle paylaşılan bir klasörde tutun. Revizyonları bir arada tutmak ve gerektiğinde önceki sürümlere ulaşmak için sürüm geçmişini kullanın.
Çalışanlara yönelik politika kütüphanesini taslak çalışmalarından ayırın. Yeni bir sürümün yüklenmesi onu güncel dosya yapar; otomatik olarak onaylanmış bir yayına dönüştürmez.
Kararı doğru kişilerin vermesini sağlayın
Bir politikayı paralel veya sıralı olarak onaya gönderin. Örneğin Hukuk ve İnsan Kaynakları, bir departman yöneticisi son kararı vermeden önce taslağı inceleyebilir.
Onaylayanlar kabul edebilir, reddedebilir veya açıklama isteyebilir. Uygun iş akışı kurulumuyla başarılı tamamlanma, belgeyi başka bir klasöre taşıyabilir. Bunu etkinleştirmeden önce yayının hedef klasörünü ve izinlerini belirleyin.
Çalışanlardan okuduklarını teyit etmelerini isteyin
Seçili kullanıcılar veya gruplar için bir okuma teyidi iş akışı başlatın. Alıcılar Folderit’te bir görev görür ve bildirim ayarlarına bağlı olarak e-posta bildirimi alabilir.
Belgeyi açıp “Okunduğu teyit edildi” seçeneğini seçerler. Kimlerin davet edildiğini ve yanıt verdiğini görmek için iş akışını inceleyebilir, ardından yanıtı beklenen kişilerle iletişime geçebilirsiniz.
Politikayı sorumlusuna geri getirin
Tarih, saat, alıcı ve mesaj içeren bir gözden geçirme hatırlatıcısı ayarlayın. Hatırlatıcılar yinelenebilir; bir belgede farklı kişiler veya tarihler için birden fazla hatırlatıcı bulunabilir.
Politika değiştiğinde yeni sürümü inceleyin ve gereken durumlarda yeni bir okuma teyidi talebi gönderin. Yapılandırılmış bir klasördeki okuma teyidi otomasyonu, belge veya yeni sürüm eklendiğinde tetiklenebilir.
Onayı ve okuma teyidini birbirinden ayrı tutun. Onay, bir politikanın yayımlanmasına ilişkin kararı kaydeder. Okuma teyidi ise alıcının politikaya verdiği yanıtı kaydeder. Tek başına okuma teyidi, kişinin politikayı anladığını veya eğitimi tamamladığını kanıtlamaz.
İnsanların gerçekten kullanabileceği bir politika listesi oluşturun
Politikaları departmana veya konuya göre düzenleyin; ardından tutarlı bir alan kümesi için özel üst verileri ve klasör şablonlarını kullanın. Sorumluların her dosyayı açmadan listeyi tarayabilmesi için yararlı alanları klasör sütunları olarak gösterin.
| Alan | Örnek ve amaç |
|---|---|
| Politika referansı | HR-014 — sorular ve ilişkili prosedürler için tutarlı bir referans. |
| Sorumlu | İnsan kaynakları müdürü — politikayı güncel tutmaktan sorumlu kişi. |
| Departman veya hedef kitle | Tüm çalışanlar — gerçek paylaşım izinlerinden ayrı olan hedef kitle. |
| Yürürlük tarihi | 1 Kasım 2026 — kuruluşun politikanın yürürlüğe girmesini amaçladığı tarih. |
| Gözden geçirme tarihi | 1 Kasım 2027 — sorumlunun güncelleme gerekip gerekmediğini değerlendirmesi gereken tarih. |
| Politika durumu | Taslak, incelemede, yayımlandı veya yenisiyle değiştirildi — ekibinizin tanımladığı ve güncel tuttuğu etiketler. |
Bunlar önerilen alanlardır; otomatik yayımlama kuralları değildir. Bir tarih veya durum etiketi eklemek tek başına politikayı yayımlamaz, izinleri değiştirmez veya hatırlatıcı oluşturmaz. Bu işlemleri ayrıca yapılandırın.
Çalışanların doğru politikayı bulmasına yardımcı olun
Arama yapın: belge adlarında, üst verilerde ve desteklenen dosyaların içeriklerinde. Bir çalışan, erişim izni bulunan malzemeler içinde politika referansı veya “uzaktan çalışma” gibi bir ifade arayabilir.
Düzenleme haklarını sorumlularda tutun
Politika düzenleyicilerini okuyuculardan ayırmak için izinleri kullanın. Yayımlanmış kütüphaneyi ilgili kullanıcı gruplarıyla paylaşın; çalışanlar işe başladığında, ekip değiştirdiğinde veya ayrıldığında grup üyeliklerini gözden geçirin.
Kimin onayladığını, kimin okuduğunu teyit ettiğini ve nelerin değiştiğini yanıtlayın
İş akışı kaydını politikayla birlikte tutun
İş akışı ayrıntıları katılımcıları, kararları ve zaman damgalarını gösterir. Okuma teyidi ilerlemesi, davet edilen alıcıları ve tamamlanan yanıtları gösterir; kayıtlarınız için indirilebilir bir özet sunar.
Görev durumunu ilgili dosya sürümüyle karşılaştırın. Etkin bir onay sırasında daha yeni bir sürüm yüklenirse mevcut onay önceki sürümle ilişkili kalır; yerine yüklenen sürümü onaylamaz.
Düzenli gözetim için raporları kullanın
Yöneticiler, onay bekleyen belgeleri incelemek ve raporları dışa aktarmak için Pano ve Raporlar’ı kullanabilir. Denetim günlüğü sistem etkinliklerinin ayrı bir kaydını sağlar.
Son Tarihi Gelen Belgeler raporu, belgenin Son Tarih üst verisini kullanır. Herhangi bir özel Gözden Geçirme Tarihini veya iş akışı son tarihini otomatik olarak raporlamaz. Gözden geçirme sürecinize uygun alanları ve raporları seçin.
Örnek: uzaktan çalışma politikasını güncelleme. İnsan Kaynakları revizyonu taslak alanında hazırlar, Hukuk ekibi inceler ve yetkili sorumlu onaylı dosyayı politika kütüphanesinde yayımlar. İnsan Kaynakları, hedef çalışanlar için okuma teyidini başlatır, bekleyen yanıtları kontrol eder ve sonraki gözden geçirme hatırlatıcısını planlar. Şirket genelinde uygulamaya geçmeden önce izinleri ve iş akışını küçük bir grupla test edin.
Folderit’te politika yönetimine ilişkin sorular
Bu, paylaşılan klasör ve e-postaya kıyasla neyi iyileştiriyor?
Paylaşılan bir klasör, insanlara politikaları saklayacakları bir yer verir. Folderit bu dosyaların çevresine onay kararları, okuma teyidi talepleri, sürüm geçmişi ve hatırlatıcılar ekler. Sorumlular, gelen kutuları ve elektronik tablolardaki yanıtları uzlaştırmak yerine ilerlemeyi doğrudan belge üzerinden kontrol edebilir.
Hangi plan politika onayı ve okuma teyidini içeriyor?
Medium; basit onay ve okuma teyidi iş akışlarını, özel üst verileri ve otomatik saklamayı içerir. Tailor, daha gelişmiş süreçler için İş akışı düzenleyicisini, ayrıntılı izinleri, SSO’yu ve diğer özellikleri ekler. Her planın belirlenmiş kullanıcı ve depolama limitleri vardır; ekibinizin büyüklüğü ve iş akışı gereksinimleri için güncel planları kontrol edin.
Onay ve okuma teyidi tek bir süreç olarak çalışabilir mi?
Evet. Folderit, onayın ardından okuma teyidi gibi yöntemleri birleştiren çok aşamalı iş akışlarını destekler. Tailor’da İş akışı düzenleyicisi adımları bağlamanızı ve başarı, başarısızlık veya zaman aşımından sonra ne olacağını belirlemenizi sağlar. Reddedilen bir taslağın çalışanlara gönderilmemesi için yayımlama yolunu yapılandırın ve test edin.
Bir politika elektronik imza gerektirebilir mi?
Evet, kuruluşunuz gerektiriyorsa imzalama politika sürecinin bir parçası olabilir. Folderit eSign Tailor’a dâhildir. Toplamanız gereken kanıtlara göre görevin onay, okuma teyidi veya imza gerektirip gerektirmediğini seçin.
Yazılım bizi mevzuata uyumlu hâle getirir mi?
Folderit; erişim kontrolleri, iş akışı kayıtları ve gözden geçirme hatırlatıcılarıyla belgelenmiş bir politika sürecini destekler. Uyum yine de politika içeriğinize, geçerli gereksinimlere, personel eğitimine ve sürecin nasıl işletildiğine bağlıdır. Daha kapsamlı bir belge kontrol programı için: ISO belge kontrolü.
Tek bir politika ve gerçek hedef kitlesiyle başlayın
Bir politika, onay adımları ve politikayı okuduğunu teyit etmesi gereken kişileri getirin. Listenin nasıl düzenleneceğini, iş akışının nasıl yapılandırılacağını ve oluşan kayıtların Folderit’te nasıl kontrol edileceğini gösterelim.