Muhasebe için belge yönetimi
Müşteri dosyalarını, fatura onaylarını ve yıl sonu çalışma kâğıtlarını tek bir düzenli belge sisteminde tutun.
Folderit, muhasebecilere çalışmalarını destekleyen belgeleri toplamak, bulmak, incelemek ve saklamak için bir yer sağlar. Her müşterinin erişimini kontrol edin, revizyonları bir arada tutun ve onay kararlarını dosyaların yanında kaydedin.
Büronuza uygun iş akışları ve yapılandırılmış kayıtlarla vergi belgeleri, makbuzlar, bordro kayıtları, hizmet ilişkisi mektupları ve denetim kanıtları için kullanın.
Her müşteriye belge gönderebileceği açık bir yer sağlayın
Müşteriye, mali yıla ve işe göre tutarlı bir yapı oluşturun. Gelen belgeleri kurum içi çalışma kâğıtlarından ve tamamlanmış teslimatlardan ayırın; ardından her alıcıya ihtiyaç duyduğu alana erişim verin.
Dosyaları müşteri klasörlerinde toplayın
Bir belge kabul klasörünü Yalnızca yükleme izniyle paylaşın. Müşteriler diğer kullanıcıların eklediği içeriği görmeden belge gönderebilir. Bu, makbuzlar, hesap özetleri ve vergi kanıtları için basit bir belge gönderim alanı sağlar.
Giden belgelerde müşterilerin indirmesine veya yazdırmasına izin veriliyorsa Görüntüleyici’yi, indirme kontrolleri olmadan desteklenen önizlemeler için Önizleyici’yi kullanın. Düzenleme haklarını işi yöneten kişilerde tutun.
Dosyaları e-postayla alın
Müşterilerden, tarayıcılardan veya diğer sistemlerden gelen ekler için klasöre özel bir e-posta adresi etkinleştirin. Gönderen, hedef adresi Gizli yerine Kime veya Bilgi alanına yazmalıdır. Adresi bilen herkes bu adrese dosya gönderebilir; bu nedenle adresi amaçlanan gönderenlerle paylaşın.
Ekibiniz Folderit Outlook eklentisi ile seçili e-postaları ve ekleri ilgili klasöre de kaydedebilir.
Ayrıntıları dosyayla birlikte toplayın
Şunu kullanın: eForms — Tailor’da masraf talepleri, tedarikçi talepleri veya müşteri bilgi kayıtları için. Raporlama dönemi, sorumlu muhasebeci ve destekleyici ekler için alanlar ekleyin. Zorunlu alanlar, kişilerin sürecinizin gerektirdiği bilgileri göndermesine yardımcı olur.
Form aranabilir bir kayıt oluşturur. Kimlerin gönderebileceğini, görüntüleyebileceğini ve düzenleyebileceğini yapılandırın; ardından uygun olduğunda bir onay iş akışına bağlayın.
Örnek müşteri yapısı: Müşteri → 2026 → Gelen belgeler / Çalışma kâğıtları / Onaylı teslimatlar. Gelen belgeleri müşteriyle Yalnızca yükleme, Çalışma kâğıtlarını atanmış ekiple ve Onaylı teslimatları müşteriyle Görüntüleyici izniyle paylaşın. Yapıyı gizli kayıtlar için kullanmadan önce devralınan izinleri kontrol edin.
Faturaları kabul aşamasından kayıtlı karara taşıyın
Folderit’in onay iş akışları paralel, sıralı veya özel aşamalarla çalışabilir. İnceleyenler onaylayabilir, reddedebilir veya açıklama isteyebilir; kararlar ve yorumlar iş akışı kaydında tutulur.
- Faturayı ve bağlamını kaydedinDosyayı belge kabul klasörüne yükleyin veya e-postayla gönderin. Tedarikçi, fatura numarası, müşteri veya tüzel kişi, raporlama dönemi ve sorumlu inceleyeni üst veri olarak ekleyin ya da bir fatura eForm’unda toplayın.
- Eksik bilgileri tamamlayınBir eForm kaydı için Alanları Doldur görevi bir muhasebeciden onaydan önce satın alma siparişi referansını veya masraf merkezini eklemesini isteyebilir. Bu işlem form alanlarını günceller; sıradan bir PDF’nin üst verilerini düzenlemez.
- Kararı yönlendirinTamamlanan kaydı yetkili onaylayana gönderin. Tailor’da İş akışı düzenleyicisinde koşulları ve ayrı başarı, başarısızlık ve zaman aşımı yollarını yapılandırın. Her yolu, gerçek kullanımı temsil eden gönderimlerle test edin.
- Onaylı işi sonraki sürece devredinBaşarılı bir iş akışını belgeyi onaylı veya işleme hazır klasörüne taşıyacak şekilde yapılandırın. Bir entegrasyon yapılandırıp doğrulamadığınız sürece muhasebe kaydı ve ödeme, muhasebe sisteminizde yapılan işlemler olarak kalır.
Bu, önceden yapılandırılmış bir tedarikçi ödemeleri hizmeti değil, örnek bir kurulumdur. Onay yetkisini, zorunlu alanları ve istisnaların ele alınmasını büronuzun prosedürlerine göre tanımlayın.
Hizmet ilişkisi belgelerini onaylayın ve imzalayın
Hizmet ilişkisi mektuplarını veya diğer belgeleri önce onaya, ardından elektronik imzaya gönderin. Folderit eSign Tailor’a dâhildir; DocuSign entegrasyonu da kendi hizmet gereksinimleri olan başka bir seçenektir.
Tekrarlanabilir müşteri belgeleri oluşturun
Şunu kullanın: belge oluşturma — bir ODT şablonunu eForm kaydındaki değerlerle doldurmak ve PDF veya DOCX çıktısı üretmek için. Hizmet ilişkisi mektuplarını, teyit belgelerini veya kapak sayfalarını tutarlı bir düzende hazırlayın; ardından yayımlamadan önce oluşan sonucu inceleyin.
Kanıtları bulun ve üzerinde çalışılan sürümü net tutun
Dosya adının ötesinde arama yapın
Derin Arama PDF, DOCX, PNG ve JPG dâhil desteklenen belgelerde ve taramalarda metin bulabilir. Tedarikçi adı veya referans arayın; ardından sonuçları klasör, tarih veya üst verilere göre daraltın.
OCR doğruluğu, taramanın kalitesine ve seçilen dile bağlıdır. XLSX içeriği OCR içerik aramasına dâhil değildir; bu nedenle elektronik tablolar için anlamlı dosya adları ve üst veriler kullanın.
Revizyonları geçmişleriyle birlikte tutun
Bir revizyonu mevcut dosyanın yeni sürümü olarak yükleyin. Önceki sürümler başvuru için erişilebilir kalır. Görev göstergeleri, onayın hangi sürüme uygulandığını gösterir; önceki bir sürümü onaylamak daha sonra yüklenen sürümü onaylamaz.
Desteklenen Word, Excel ve PowerPoint belgelerini oluşturmak ve düzenlemek için Microsoft 365 entegrasyonunu kullanın; kaydedilen değişiklikler sürüm geçmişine işlenir.
| Alan | Örnek |
|---|---|
| Müşteri / tüzel kişi | Example Trading Ltd |
| Raporlama dönemi | 2026 4. çeyrek |
| Belge türü | Tedarikçi faturası, banka hesap özeti, vergi çalışma kâğıdı |
| Referans | Tedarikçi faturası INV-1048 |
| Sorumlu muhasebeci | İşe atanmış ekip üyesi |
Listenin tutarlı kalması için klasör üst veri şablonlarını uygulayın ve yararlı alanları liste sütunları olarak gösterin. Otomatik belge numaralandırma kurum içi bir referans sağlayabilir; tedarikçinin özgün fatura numarasını ayrı alanında tutun.
Yıl sonu çalışmaları için: destekleyici kanıtları, taslak tabloları ve nihai teslimatları tanımlı konumlarda tutun. İnceleyenleri atayın, onaya gönderilen sürümü kontrol edin ve sonraki gerekli işlem için hatırlatıcıları kullanın. Üst veriler kaydı tanımlar; kendileri işlem kaydetmez veya bakiye hesaplamaz.
Müşteri erişimini kontrol edin ve kayıtları incelemeye hazırlayın
Erişim ve oturum açma kurallarını belirleyin
Belirli klasörleri atanmış personelle ve müşteri kullanıcılarla paylaşın. Folderit şifreli bağlantılar ve 256 bit şifrelenmiş depolama sağlar. Yöneticiler, iki faktörlü kimlik doğrulamayı zorunlu kılabilir; parola kurallarını ve IP kısıtlamalarını Güvenlik Politikası üzerinden yapılandırabilir.
Tailor ayrıntılı izinler ve SSO seçenekleri ekler. Büronuzun güvenlik gereksinimlerine göre Güven Merkezini inceleyin.
Denetçilere tanımlı bir inceleme kapsamı verin
Seçili kanıt klasörlerini adı belirtilmiş inceleyenlerle paylaşın ve gerektiğinde erişim sona erme tarihi belirleyin. Yöneticiler denetim günlüğünü kullanıcı, tarih, kapsam veya işleme göre filtreleyip XLSX, ODS veya CSV olarak dışa aktarabilir.
Bir paylaşım iznini sonlandırmak, indirilmiş kopyaları geri almaz. Bir incelemeyi kapatırken diğer erişim yollarını kontrol edin.
Saklama takviminizi uygulayın
Medium ve Tailor’da klasörler veya tek tek dosyalar için saklama otomasyonunu yapılandırın. Süreyi başlatan tarihi ve sondaki işlemi seçin: bir klasöre arşivleme, geri dönüşüm kutusuna taşıma veya kalıcı silme.
Süreleri, istisnalar dâhil büronuz için geçerli gereksinimlere göre belirleyin. Evrensel bir saklama süresi her müşteriyi, yargı alanını ve belge türünü kapsayamaz.
Yaklaşan işleri görünür tutun
Kullanıcılar veya gruplar için tek seferlik ya da yinelenen hatırlatıcılar ayarlayın. İş akışı görevleri alıcıların panolarında görünür; yönetim raporları ise bekleyen onayları, son tarihi gelen belgeleri ve yaklaşan saklama süresi sonlarını incelemeye yardımcı olur.
Son Tarihi Gelen Belgeler raporu, belgenin Son Tarih üst verisini kullanır. İş akışı son tarihleri ayrıca yapılandırılır.
Büronuza uygun kurulumu seçin
Folderit muhasebe yazılımımızın yerini alır mı?
Folderit belgeleri, yapılandırılmış kayıtları ve bunların çevresindeki süreçleri yönetir. Büyük defterinizi, mutabakatı, vergi hesaplamalarını ve ödemeleri bu görevler için tasarlanmış muhasebe araçlarında tutun. Folderit’i destekleyici kanıtları ve kararları düzenlemek için kullanın.
Muhasebe platformumuza bağlanabilir mi?
Folderit, Zapier ve Make dâhil otomasyon platformları üzerinden entegrasyonlar ve bir API sunar. Çalışan bir bağlantı; her iki sistemde desteklenen tetikleyicilere ve işlemlere, veri eşlemesine ve yapılandırmanıza bağlıdır. Entegrasyon seçeneklerini inceleyin ve planlanan aktarımı ona güvenmeden önce test edin. Folderit’in Zapier entegrasyonu şu anda herkese açık betadadır.
Hangi plan muhasebe iş akışlarını içeriyor?
Medium; basit onay ve okuma teyidi iş akışlarını, özel üst verileri, numaralandırmayı ve saklama otomasyonunu içerir. Tailor; İş akışı düzenleyicisini, eForms’u, Folderit eSign’ı, ayrıntılı izinleri, SSO’yu ve API erişimini ekler. Planların belirlenmiş kullanıcı ve depolama limitleri vardır; bu nedenle personeliniz, müşteri erişimi ve iş akışı ihtiyaçlarınız doğrultusunda güncel fiyatlandırmayı kontrol edin.
Müşteriler Folderit hesabı olmadan belge gönderebilir mi?
Adı belirtilmiş kullanıcılarla klasör paylaşımı, kayıtlı bir kullanıcı gerektirir. Klasöre e-posta gönderimi, bir kişinin oturum açmadan etkinleştirilmiş kabul adresine dosya göndermesini sağlar. Herkese açık paylaşım bağlantısı farklı bir mekanizmadır: URL’ye sahip herkes paylaşılan içeriğe erişebilir. Erişimin kimliğe bağlı olması gerektiğinde adı belirtilmiş kullanıcıları kullanın.
Ayrı işletmelerin kendilerine ait alanları olabilir mi?
İşletme alt hesapları kendi bölümlerine, ekip üyelerine, yöneticilerine ve gruplarına sahiptir. Arama her alt hesap içinde ayrı yapılır. Tek hesap içindeki müşteri klasörlerinin mi yoksa ayrı alt hesapların mı yönetim sınırlarınıza daha uygun olduğuna karar verin.
Folderit kendi altyapımızda barındırılabilir mi?
Bulut hizmetinin yanı sıra şirket içi kurulum da mevcuttur. Kurulumu seçmeden önce barındırmayı, işletim sorumluluklarını ve özel ortam gereksinimlerini Folderit ile görüşün.
Folderit’te tek bir müşteri işiyle deneyin
Örnek bir müşteri klasörü ve bir inceleme süreci getirin. Belgelerin nasıl toplanacağını, erişimin nasıl atanacağını, kararların nasıl kaydedileceğini ve kanıtların nasıl yeniden bulunacağını gösterelim.