Sanal veri odası yazılımı
Kimlerin görebileceğini, neler yapabileceğini ve erişimin ne zaman sona ereceğini kontrol ederken gizli belgeleri kurum dışındaki inceleyenlerle paylaşın.
Folderit sanal veri odası araçlarını belge yönetim sisteminize getirir: adı belirtilmiş kullanıcı izinleri, yalnızca önizleme erişimi, denetim izleri ve isteğe bağlı dinamik filigran. Dosyaları hazırlayın, tanımlı inceleme klasörü paylaşın ve iş ilerledikçe gözetimi sürdürün.
Her inceleyene görevinin gerektirdiği erişimi verin
Durum tespiti incelemesi nadiren her alıcının her dosyayı görmesini gerektirir. Seçili dosyaları, klasörleri veya bölümleri adı belirtilmiş kullanıcılarla veya gruplarla paylaşın; her biri için izin düzeyi seçin. Kurum içi çalışma belgelerini açıklanmasına izin verilen malzemelerden ayırın.
| Alıcının ihtiyacı | Kullanılacak erişim |
|---|---|
| İndirmeden okuma | ÖnizleyiciDesteklenen belgeleri indirme, yazdırma, metin kopyalama veya düzenleme kontrolleri olmadan önizleyin. |
| Çalışması için kopya tutma | GörüntüleyiciSaklanan kaynağı değiştirmeden veya silmeden önizleyin, indirin ve yazdırın. |
| Belgeleri hazırlama ve revize etme | DüzenleyiciKurum içi ekibinizin paylaşılan kaynakta düzenleme ve silme haklarıyla sürümleri ve üst verileri güncellemesine izin verin. |
Şunları görün: izin düzeylerinin ayrıntıları. Tailor tek tek işlemler için özel izinler ekler. Önizleme kısıtlamaları birinin ekranının fotoğrafını çekmesini önlemez.
İnceleyenleri gruplar hâlinde yönetin
Dış hukuk danışmanları veya alıcının finans ekibi gibi incelemeye katılan kişiler için gruplar oluşturun. Her kullanıcı grubuyla yalnızca ilgili klasörleri paylaşın; erişim üyeliğe bağlı olsun.
Önizlemelerin kime ait olduğunu belli edin
Bu filigran eklentisiyle önizlemelerde görüntüleyenin kullanıcı adı belge boyunca çapraz gösterilir; üst veya alt bilgide erişim tarihi, saati ve dosya adı bulunur. Ayarlanabilir opaklık içeriğin okunabilir kalmasına yardımcı olur.
Örnek: alıcı incelemesi. İşlem ekibiniz belgeleri kurum içi klasörde hazırlar. Açıklanmasına izin verilmiş mali tabloları alıcının finans grubuyla Önizleyici olarak paylaşırsınız; indirmesi onaylı çizelgeler Görüntüleyici erişimi kullanır. Ayrı hukuk klasörü hukuk inceleyenlerine gider. Bu örnek yapılandırmadır; alıcıları davet etmeden önce açıklama kapsamına karar verin.
İnceleme bittiğinde etkinliği görün ve erişimi kapatın
Denetim izini inceleyin
Yöneticiler genel denetim günlüğünü tarih, kullanıcı, kaynak kapsamı ve işleme göre filtreleyebilir. Proje kayıtlarınızın yanında incelemek için sonuçları XLSX, ODS veya CSV’ye aktarın.
Etkinliğin hesaba bağlı olması gerektiğinde adı belirtilmiş kullanıcı paylaşımını kullanın. Anonim herkese açık bağlantı ziyareti, ziyaretçinin kimliğini belirlemez.
Erişim son tarihi belirleyin
Kullanıcının veya grubun paylaşım izninin sona ermesi için tarih ve saat atayın. Bu, süre sınırlı inceleme veya danışmanın işi için kullanışlıdır.
Sona erme dosyayı değil, o paylaşım iznini kaldırır. Diğer erişim yollarını da kontrol edin: alıcı başka grup, üst klasör veya ayrı paylaşım kaydıyla erişmeye devam edebilir.
Erişim kontrolü insanların nasıl oturum açtığına da bağlıdır. Yöneticiler Güvenlik Politikası üzerinden iki faktörlü kimlik doğrulamayı zorunlu kılabilir, parola kuralları belirleyebilir ve IP kısıtlamaları yapılandırabilir. Folderit şifreli bağlantılar ve 256 bit şifrelenmiş depolama sağlar; kuruluşunuzun gereksinimlerine göre Güven Merkezini inceleyin.
Odayı incelemeye göre kurun
- Açıklama yapısını tanımlayınKurumsal, Finans, Sözleşmeler ve Personel gibi klasörlerle başlayın. Her alana kurum içi sorumlu atayın ve hangi belgelerin dış incelemeye hazır olduğuna karar verin.
- Açık bir belge kümesi hazırlayınTutarlı adlar kullanın ve doğru sürümün paylaşıldığını kontrol edin. Folderit’in sürüm geçmişi revizyonları bir arada tutar; zaten açıklanmış dosyaları değiştirmeden önce kurum içi inceleme süreci belirleyin.
- İnceleyenin deneyimini kontrol edinAmaçlanan izinlere sahip yetkili test inceleyeni davet edin. Tüm grubu eklemeden önce klasör görünürlüğünü, belge önizlemelerini, izin verilen indirmeleri ve erişim sona ermesini kontrol edin. Dosya biçimlerinizin beklendiği gibi önizlendiğini teyit edin.
- Kaydı kapatın ve saklayınEtkinliği inceleyin, kalan erişimi kaldırın ve kuruluşun neyi tutması gerektiğine karar verin. Arşivleme ve saklama kurum dışı incelemeyi bitirmekten ayrı kararlardır.
Birleşme ve satın almalar
Tanımlı alıcı grupları için finansal, hukuki ve operasyonel malzemeleri düzenleyin. Daha fazla bilgi için: birleşme ve satın almalarda veri odası kullanımı.
Durum tespiti
Danışmanlara izinlerle ve erişim son tarihiyle tanımlı bir belge kümesi verin. Daha fazla bilgi için: durum tespiti kullanım alanları.
Startup yatırım toplama
Yatırımcı malzemelerini aşamalı hazırlayın ve her alıcının neye erişebileceğini seçin. Daha fazla bilgi için: startuplar için veri odaları.
İnceleyenleri davet etmeden önce netleştirilecek sorular
Folderit’i veri odası olarak kullanmanın avantajı nedir?
İnceleme, belgeleri düzenleyip yönettiğiniz sistemin içinde yer alabilir. Dosyaları kurum içinde hazırlayabilir, seçili kümeyi tanımlı izinlerle açıklayabilir ve kayıtları sonrasında saklayabilirsiniz. Bu, kuruluşunuz hem sürekli belge yönetimine hem ara sıra kurum dışı incelemelere ihtiyaç duyuyorsa özellikle yararlıdır.
Hangi plana ihtiyacımız var, filigran dâhil mi?
Dinamik filigran ayrıca satın alınan eklentidir ve varsayılan planların hiçbirine dâhil değildir. Tailor ayrıntılı özel izinler ekler. Planlarda belirlenmiş kullanıcı ve depolama limitleri de vardır; oda planlarken inceleyen sayısını ve gereken özellikleri güncel fiyatlandırmayla teyit edin. Gerekiyorsa filigran dâhil amaçlanan kurulumunuzun demosunu isteyin.
Kurum dışındaki inceleyenlerin Folderit hesabına ihtiyacı var mı?
Adı belirtilmiş kullanıcı paylaşımı, alıcıların kayıt olup oturum açmasını gerektirir. Bir herkese açık bağlantı hesapsız erişim sağlar; ancak URL’ye sahip herkes kullanabilir. Erişimin ve denetim kayıtlarının kimliğe bağlı olması gereken gizli incelemelerde adı belirtilmiş kullanıcı paylaşımını seçin.
Birinin zaten indirdiği dosyayı geri alabilir miyiz?
Erişimi bitirmek, kaldırılan izin üzerinden yeni erişimi önler; indirilmiş kopyaları geri alamaz. Alıcıların yalnızca belge okuması gerekiyorsa Önizleyici erişimi ve filigranı değerlendirin. Bu kontroller, kuruluşunuzun gerektirdiği gizlilik sözleşmeleri ve prosedürlerle birlikte açıklama politikanızı destekler.
İnceleme sürecinizi Folderit’te görün
Neleri paylaşmanız gerektiğini, kimlerin inceleyeceğini ve hangi kontrollerin önemli olduğunu anlatın. Kullanımınız için izinleri, filigranı ve plan seçeneklerini birlikte inceleyelim.