Belge iş akışı otomasyonu yazılımı

Belge iş akışları kolaylaştı: onayları, incelemeleri, okuma teyitlerini ve imzaları, dünyanın en kullanıcı dostu belge yönetim sistemi Folderit ile otomatikleştirin.

Basit belge iş akışlarını dakikalar içinde kurun. Daha gelişmiş iş süreçleri için görsel iş akışı oluşturucuyu kullanın:

Folderit’te bağlantılı aşamalarla görsel iş akışı oluşturucu

Dört iş akışı. Tek bağlantılı süreç.

Folderit dört temel iş akışı türünü ve bunlara dayanan özelleştirilebilir iş akışı yöntemlerini destekler; her biri belge yaşam döngüsünün belirli aşamasını ele almak için geliştirilmiştir. Bunları ayrı ayrı kullanın veya birbirine bağlayın; böylece tek belge inceleme, onay, imzalama ve okuma teyidinden tek otomatik akışta geçebilir.

Belge onay iş akışları

E-posta peşinde koşmadan kişilerden veya tanımlı gruplardan resmî, denetlenebilir onaylar alın.

Faturalar, sözleşmeler, satın alma siparişleri, politikalar, insan kaynakları belgeleri ve ilerlemeden önce bağlayıcı karar gerektiren her şey için belge onay iş akışlarını dakikalar içinde kurun. Onaylayanlar belgeyi, özel notunuzu, destekleyici dosyaları ve diğer katılımcıların tam listesini görür. Onaylayabilir, reddedebilir veya devredebilir; kararlarını açıklayan yorum veya ek bırakabilirler.

Belge reddedilirse revize sürüm yükleyip yeni onaya gönderin. Folderit’in sürümlemesi dosyanın tüm geçmişini korur; turlar arasında hiçbir şey kaybolmaz. Her karar zaman damgalanır ve denetim izi içine kaydedilir. Onaylanan ve reddedilen belgeler, asıl dosyaya dokunulmadan tam iş akışı özeti eklenmiş PDF’ler olarak dışa aktarılabilir.

Belge inceleme iş akışları

Her belge bağlayıcı karar gerektirmez. Bazen önce doğru kişilerin bakması yeterlidir.

İnceleme iş akışları, onaya veya imzalamaya geçmeden önce belgeleri bir veya daha fazla inceleyene yönlendirmenizi sağlar. Kalite kontrolü, uyum kontrolleri, editoryal inceleme veya geri bildirimin önemli, resmî onayın ise gerekli olmadığı kurum içi değerlendirmelerde kullanın.

Folderit’teki tüm iş akışları gibi incelemeler de paralel, sıralı veya özel adım yapılandırmalarını destekler; herkese aynı anda gönderebilir veya inceleyenleri belirli sıraya koyabilirsiniz. Her işlem zaman damgası ve inceleyenin kimliğiyle kaydedilir; böylece temiz bir denetim izi oluşur ve elle kayıt tutmanız gerekmez.

Belge okuma teyidi iş akışları

Belgenin yalnızca teslim edildiğinin değil, okunup anlaşıldığının teyidine mi ihtiyacınız var?

Okuma teyidi iş akışları, belgenin alındığını ve anlaşıldığını kimin teyit ettiğine ilişkin yapılandırılmış, denetlenebilir kayıt sağlar. Bu, pasif teslimatın yeterli olmadığı her kurumsal belge otomasyonu kullanımında temel yetenektir.

Tipik kullanım alanları; insan kaynakları politikaları, iş sağlığı ve güvenliği prosedürleri, eğitim malzemeleri, SOP’ler ve düzenleyici duyurulardır: personelin veya üçüncü tarafların doğru bilgilendirildiğini göstermeniz gereken her yer. Her okuma teyidi zaman damgası ve katılımcı kimliğiyle kaydedilir. Tam kayıt özet PDF olarak indirilebilir; asıl belge değişmez. Böylece denetimler, ISO incelemeleri veya GDPR uyum kontrolleri için kanıt üretmek kolaylaşır. Ayrıca kullanıcı gruplarını kullanarak tüm ekiplere aynı anda okuma teyidi iş akışları gönderebilirsiniz.

eSign iş akışları: elektronik imzalar

Folderit eSign, Tailor planına dâhil sınırsız elektronik imza sunar; üçüncü taraf hizmeti veya imza başı ücret gerekmez.

Normalde ıslak imza gereken her yerde eSign iş akışlarını kullanın: sözleşmeler, NDA’lar, tedarikçi anlaşmaları, müşteri onayları, işe başlangıç belgeleri. Kurum dışındaki tarafların Folderit hesabına ihtiyacı yoktur; güvenli e-posta bağlantısı alıp doğrudan gelen kutularından imzalarlar. Bu, karma ekipler ve dış karşı taraflar için pratik belge otomasyonu çözümüdür.

Zaten DocuSign mı kullanıyorsunuz? Folderit bunu da destekler; mevcut DocuSign aboneliğinizle Medium ve Tailor planlarında kullanılabilir. Tek imza sağlayıcısına bağlı değilsiniz. Nitelikli elektronik imza isteyen kuruluşlar için Folderit, devletin verdiği elektronik kimlik kartlarıyla eID (XAdES/ASIC-E) imzalamayı da destekler.

İş akışını sürecinize göre kurun

İş akışı başlatın

Bir iş akışını şu yollarla başlatın:

  • Herhangi bir dosyada doğrudan tek tıkla.
  • Klasörde — eklenen tüm yeni belgeler iş akışlarını otomatik tetikler.
  • Tekrarlanan iş süreci için oluşturulmuş yeniden kullanılabilir bir iş akışı şablonundan.
  • Önceden tanımlı aşamalar, kurallar ve katılımcılar içeren kayıtlı görsel iş akışı otomasyonundan.

(Klasör adresini biliyorsanız belgeleri bu klasörlere doğrudan e-postayla bile gönderebilirsiniz.)

Katılımcı sırasını belirleyin

  • Paralel — Tüm katılımcılar aynı anda davet edilir.
  • Sıralı — Her katılımcı yalnızca önceki görevini tamamladıktan sonra davet edilir.
  • Özel — Paralel ve Sıralı adımları birleştirmenizi sağlar. Örneğin paralel çalışan üç kişiyle başlayabilir, tamamladıklarında son onaylayan olması gereken farklı bir grupla (hatta tek kişiyle) sonraki adıma geçebilirsiniz.

Klasör düzeyinde otomasyon için iş akışı yöntemini ve katılımcıları burada seçersiniz:

Belge iş akışları: onay, eSign, okuma teyidi, inceleme

Her görevi tamamlamayı kolaylaştırın

Tüm DMS’ler arasında en hızlı görev tamamlama süresi

Gartner testine göre Folderit sınıfındaki en hızlı iş akışı görevi tamamlamayı sunar. Belge inceleme, onay, imzalama veya okuma teyidi için olsun, Folderit bunu gerçekleştirir; hem de hızla.

Onay iş akışında karar verenin gördüğü görünüm budur. Dosyayı önizleyip indirebilir, özel notu okuyabilir ve iş akışına başka kimlerin katıldığını görebilir. Yorum bırakabilir, kararına dosya ekleyebilir ve görevi onaylamayı, reddetmeyi veya başka kullanıcıya devretmeyi seçebilir.

Belge iş akışları: karar verme

Davetlilere tam bağlamı verin

  • Gösterin: belge üst verileri — isterseniz son tarihler, kategoriler veya proje bilgileri gibi.
  • Gösterin: ilişkili öğeler — isterseniz daha iyi kararlar için destekleyici belgeler ve referanslar.
İş akışı katılımcılarına üst verileri ve ilişkili öğeleri gösterme seçenekleri

Herkes katılabilir

Kuruluşunuzun içinde veya dışında olsun:

  • Kayıtlı kullanıcılar tüm görevleri takip etmek, yönetmek ve incelemek için tam pano erişimi alır.
  • Kayıtlı olmayan kullanıcılar e-posta üzerinden güvenle katılabilir.
  • Tüm iş akışı geçmişi kaydedilir ve denetlenebilir.

Görev devri ve tatil modu

  • Görev için doğru kişi değil misiniz? Devredin; başka birine.
  • Tatile mi çıkıyorsunuz? Profilinizden uzakta olacağınız süreyi ayarlayıp bir iş akışı vekili atayın.

Kararları ve ilerlemeyi görünür tutun

Kuruluşunuzdaki bekleyen iş akışlarını görün

  • Görün: tüm bekleyen iş akışları — kuruluşunuz genelinde.
  • Bir şeyin nerede ve neden takıldığını ve ne zaman başladığını anında bilin.
Belge iş akışı yönetim panosu

Her belgenin durumunu görün

Her belge, klasör görünümünde açık durum simgeleriyle güncel iş akışı durumunu gösterir:

Belge iş akışı durumları

Bir belge tek akışta tüm belge iş akışı yöntemlerinden geçebilir. Örneğin bu belge, simgelerin gösterdiği gibi hem imzalanmış hem okunduğu teyit edilmiştir:

Belge iş akışı durum simgeleri

İş akışı özetlerini indirin

Reddedilen veya onaylanan dosyalar iş akışı özetleri içeren PDF’lere dönüşebilir. Asıl belge değişmez.

  • Bir şey reddedilirse akışı yeniden başlatmak için güncel sürümler ekleyin.
  • Özet sayfaları şunları içerir:
    • Zaman damgalı kararlar
    • Yorumlar
    • Görev devirleri
  • İndirin:
    • Tam belge ve özet sayfaları
    • Yalnızca özetler
    • Veya yalnızca asıl dosya
Belge onay iş akışı özeti dışa aktarımı

Belge iş akışlarınızı kolaylaştırmaya hazır mısınız?

Folderit’i deneyin

Sunulanlar: sınırsız yerleşik onay ve elektronik imzalama, en hızlı görev tamamlama ve sıfır sıkıntı.