ISO belge kontrolü yazılımı

Belge kontrolü bir elektronik tabloya bağlı olmamalı

Paylaşımlı bir sürücüde bir SOP saklanabilir. Zor olan, belgenin çevresindeki süreçleri kontrol etmektir: Kimler düzenleyebilir? Kimlerin incelemesi gerekir? Yeni sürüm onaylandı mı? Değişikliği kimlerin okuduğunu teyit etmesi gerekir? Bir sonraki gözden geçirme ne zaman yapılmalı? Önceki sürüme ne oldu?

Folderit bu kontrolleri doğrudan belgeyle birlikte tutar. Sürümler, üst veriler, izinler, iş akışları, hatırlatıcılar, saklama ve denetim geçmişi birbirine bağlı kalır. Böylece belge kontrolü, denetimden önce yeniden oluşturulan bir süreç olmak yerine günlük işlerin bir parçası hâline gelir.

Taslak aşamasından arşive kadar kontrollü bir belge yaşam döngüsü

1. Belgeyi oluşturun veya güncelleyin
Mevcut bir belgeyi yükleyin veya Office 365 entegrasyonu üzerinden Microsoft Office belgeleri oluşturup düzenleyin. Yeni sürümler, “SOP-final-v2-NEW” adlı ayrı dosyalara dönüşmek yerine aynı belgeyle birlikte kalır.

2. Doğru inceleme ve onay sürecine gönderin
Belgeleri sıralı, paralel veya özel iş akışlarına yönlendirin. Farklı adımlar inceleme, onay, Folderit eSign, okuma teyidi ve diğer iş akışı görevlerini içerebilir.

3. Doğru kişilerin erişimine açın
Bir iş akışı tamamlandıktan sonra Folderit belgeyi otomatik olarak başka bir kontrollü klasöre taşıyabilir. Hedef klasörün kendi izinleri ve iş akışları olabilir.

4. Gereken durumlarda okuma teyidi alın
Bir SOP, politika veya iş talimatı değiştiğinde, okuduklarını teyit etmeleri için ilgili kullanıcılara veya gruplara gönderin. Folderit belgeyi kimin, ne zaman okuduğunu teyit ettiğini kaydeder.

5. Gözden geçirin, saklayın veya yenisiyle değiştirin
Periyodik gözden geçirmeleri, son geçerlilik tarihlerini ve kayıt saklamayı yönetmek için son tarihleri, hatırlatıcıları ve saklama kurallarını kullanın. Belge yeniden değiştiğinde önceki sürümler, geçmişinin bir parçası olarak erişilebilir kalır.

Belgeler ve kalite yönetim sistemi kayıtları aynı sistemde

Bir kalite yönetim sistemi yalnızca kontrol altındaki Word ve PDF belgelerinden oluşmaz. Olaylar, uygunsuzluklar, düzeltici ve önleyici faaliyetler (CAPA), denetim bulguları, incelemeler, ekipman kayıtları, tedarikçi değerlendirmeleri, değişiklik talepleri ve daha birçok kayıt da üretir.

Folderit eForms, bunları ayrı elektronik tablolarda tutmak yerine yapılandırılmış kayıtlar olarak oluşturmanızı sağlar. Yöneticiler, kullanıcıların doldurması gereken alanları belirler. Bunlar metin, tarih, sayı, seçim, kullanıcı, ilişki, tablo ve dosya eki alanlarını içerebilir.

Forma girilen bilgiler aranabilir üst verilere dönüşür. Form alanlarını sütun olarak gösterebilir, kayıtları değerlerine göre filtreleyebilir ve oluşan kayıtları diğer Folderit öğeleriyle aynı izinler, iş akışları, hatırlatıcılar, saklama ayarları ve denetim iziyle kullanabilirsiniz.

Örneğin, İç Uygunsuzluk adlı bir form oluşturup departman, tespit tarihi, önem derecesi, açıklama, sorumlu kişi, düzeltici faaliyet ve hedef tamamlanma tarihi alanlarını ekleyebilirsiniz. Gönderilen kayıt daha sonra düzeltici faaliyet iş akışınıza yönlendirilebilir ve destekleyici kanıtlarla birlikte saklanabilir.

Kalite ekipleri Folderit’te neleri kontrol edebilir?

Sınırsız belge sürüm geçmişi
Önceki sürümleri belgeyle birlikte tutun; gerektiğinde önizleyin, indirin veya geri yükleyin.

Onay, inceleme, okuma teyidi ve elektronik imzalama
Prosedürünüzü katı bir iş akışına uydurmak yerine kalite yönetim sisteminizin gerektirdiği süreci oluşturun. İş akışlarında sıralı ve paralel aşamaları birleştirebilir, aynı dosya sürümünde farklı iş akışları kullanabilirsiniz.

Otomatik iş akışları
Bir klasöre belge eklendiğinde iş akışını otomatik başlatın ve süreç tamamlandıktan sonra belgeyi otomatik taşıyın. Bu, taslakları, incelenen belgeleri ve yayımlanmış belgeleri birbirinden ayırmak için yararlıdır.

Periyodik gözden geçirme ve son geçerlilik tarihi takibi
Ayrı bir gözden geçirme tablosu tutmak yerine son tarihleri, yinelenen hatırlatıcıları ve yönetim raporlarını kullanarak hangi belgelerin işlem gerektirdiğini görün.

Kontrollü belge numaralandırma
SOP’lerin, prosedürlerin ve diğer kontrollü belgelerin kuruluşunuzun adlandırma ve numaralandırma kurallarını tutarlı biçimde izlemesi için üst verileri kullanan belge numaralandırma şemaları oluşturun.

Zorunlu üst veriler
Belge türü, departman, sahibi, yürürlük tarihi, gözden geçirme tarihi veya gizlilik düzeyi gibi üst veriler tanımlayın. Klasör düzeyindeki üst veri şablonları alanları zorunlu hâle getirebilir.

Ayrıntılı erişim izinleri
Kullanıcılara Yalnızca önizleme, Yalnızca yükleme, Görüntüleyici veya Düzenleyici erişimi verin; indirme, paylaşma, yönetim ve denetim izi görünürlüğü için ek kontroller uygulayın. Erişim; hesap, bölüm, klasör ve tek tek öğeler düzeyinde kontrol edilebilir.

Denetim izi ve iş akışı kanıtları
Kullanıcı ve sistem etkinlikleri kaydedilir. Belge erişimi, değişiklikler veya iş akışı kararlarına ilişkin kanıt gerektiğinde denetim bilgileri dışa aktarılabilir.

Denetim sırasında hızlı erişim
Belgeleri üst verilere, etiketlere, tarihlere, son tarihlere veya tam metne göre bulun. OCR, taranmış PDF’leri ve görselleri de aranabilir hâle getirir.

Belge saklama
Kalite kayıtlarının elle takip edilmeden saklama politikanıza uygun tutulması için tek tek öğelere veya tüm klasörlere saklama süreleri uygulayın.

Uygulamalı bir SOP iş akışı örneği

Kontrollü bir prosedür ilk olarak Taslak Prosedürler klasöründe yer alabilir. Yeni bir sürüm hazır olduğunda belge önce inceleme için süreç sahibine, ardından onay için Kalite Müdürüne gönderilir.

Onaylandıktan sonra Folderit belgeyi otomatik olarak Kontrollü Prosedürler klasörüne taşıyabilir. İlgili çalışanlara daha sonra yeni sürümü okuduklarını teyit etmeleri için bir okuma teyidi talebi gönderilebilir. Bir gözden geçirme tarihi kaydedilebilir ve bir sonraki planlı gözden geçirme yaklaştığında hatırlatıcılar gönderilebilir.

Prosedür daha sonra revize edilirse önceki sürümler ve bunların geçmişi erişilebilir kalırken yeni sürüm gerekli iş akışından yeniden geçer.

Yalnızca SOP’ler için değil

• Kalite el kitapları, politikalar ve prosedürler
• Standart çalışma prosedürleri (SOP’ler)
• İş talimatları ve kontrollü şablonlar
• Uygunsuzluklar ve CAPA kayıtları
• İç ve dış denetim bulguları
• Olay ve sapma raporları
• Eğitim ve belge okuma teyitleri
• Ekipman, kalibrasyon ve bakım kayıtları
• Tedarikçi belgeleri ve değerlendirmeleri
• Son geçerlilik veya gözden geçirme tarihi bulunan sertifikalar ve diğer belgeler
• Kontrollü erişim altında tutulması gereken dış kaynaklı belgeler

ISO tabanlı kalite ve yönetim sistemlerini destekler

Folderit, kuruluşunuzun yönetim sistemi için tanımladığı belge ve kayıt kontrollerine göre yapılandırılabilir. Kontrollü dokümante edilmiş bilgi, izlenebilirlik ve kanıtın önemli olduğu ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 17025, ISO/IEC 27001 ve diğer standartlarla çalışan ekipler için uygundur.

Yazılım, kalite yönetim sisteminizin nasıl işlemesi gerektiğini belirlemez. Belge türlerinizi, sorumlulukları, üst verileri, gözden geçirme aralıklarını, onay yollarını, erişim kurallarını ve saklama sürelerini siz belirlersiniz; Folderit ise bu kuralları tutarlı biçimde uygulamanız için araçları sunar.

Hassas kalite yönetim sistemi belgeleri için güvenlik kontrolleri

• Depolanan veriler için 256 bit AES şifreleme
• Aktarım hâlindeki veriler için şifreli bağlantılar
• Zorunlu 2FA politikaları dâhil iki faktörlü kimlik doğrulama (2FA)
• Parola politikaları ve IP izin listesi
• Microsoft Entra ID, Google ve Okta ile SSO entegrasyonu
• Ayrıntılı kullanıcı, grup ve yönetici izinleri
• Kullanıcı ve sistem etkinlikleri için denetim izi
• AWS altyapısında üçlü yedekleme
• Önizlemeler ve indirmeler için isteğe bağlı dinamik filigran

Daha fazla bilgi edinin: Folderit güvenliği, otomatik onay iş akışları, elektronik imzalama ve denetim günlüğü.

Kalite yönetim sisteminizin Folderit’te nasıl çalışabileceğini görün

Kalite sisteminizi yazılıma göre yeniden kurmanız gerekmez. Mevcut belge yapınızı, onay sürecinizi veya gözden geçirme tablonuzu bize getirin; aynı sürecin Folderit’te nasıl yürütülebileceğini gösterelim.

Folderit’in kalite yönetim sisteminiz için nasıl yapılandırılabileceğini görmek üzere ücretsiz denemeye başlayın veya demo isteyin.

14 günlük ücretsiz deneme. Kredi kartı gerekmez.