Belge yönetimi sözlüğü

Akıllı klasör düzenleme

Akıllı klasör düzenleme, önceden tanımlanmış kurallara, üst verilere veya belge içeriğine göre klasörleri otomatik olarak oluşturan ve düzenleyen bir özelliktir. Belge türü, departman, tarih veya müşteri adı gibi etkenlere göre belgeleri DMS içinde dinamik olarak doğru konuma yerleştirerek manuel klasör oluşturma ve dosya sıralama ihtiyacını ortadan kaldırır.

Aranabilir PDF’ye dönüştürme

Aranabilir PDF’ye dönüştürme, görüntü tabanlı veya taranmış PDF dosyalarının indekslenebilir ve aranabilir metin içeren PDF’lere dönüştürülmesidir. Bu işlem, basılı veya el yazısıyla yazılmış karakterleri tespit edip metni makine tarafından okunabilir hale getiren Optik Karakter Tanıma (OCR) teknolojisiyle yapılır. Dönüştürme sonrasında kullanıcılar, diğer metin belgelerinde olduğu gibi anahtar sözcükler, arama filtreleri veya üst verilerle içeriği bulabilir.

Atık transfer belgesi (WTN)

Atık transfer belgesi (WTN), Birleşik Krallık’ta tehlikesiz atıkların bir taraftan diğerine transferini kaydeden hukuki bir belgedir. Atıkları tanımlar, iki tarafı belirtir ve transfer ayrıntılarını kaydeder. İşletmeler atık transfer belgelerini en az iki yıl saklamalıdır.

Atık yönetiminde özen yükümlülüğü

Atık yönetiminde özen yükümlülüğü, kontrollü atıkların üretimden imhaya kadar güvenli biçimde yönetilmesine ilişkin hukuki sorumluluktur.

Belge değişiklik kontrolü

Belge değişiklik kontrolü; prosedürler, politikalar ve teknik şartnameler gibi kontrollü belgelerde değişiklik talep etme, inceleme, onaylama ve kaydetme sürecidir. Yayımlama öncesinde yetkili incelemesini gerektirir; kimin neyi, ne zaman ve neden değiştirdiğinin kaydını tutar.

Belge güvenliği

Belge güvenliği, belgelerin yetkisiz erişime, değişikliğe, hırsızlığa veya tahribata karşı korunmasıdır. Belgelere yalnızca yetkili kişilerin erişmesini veya bunları değiştirmesini sağlayan çeşitli teknolojileri ve prosedürleri kapsayarak kritik bilgilerin gizliliğini, bütünlüğünü ve kullanılabilirliğini korur.

Belge imhasının askıya alınması

Belge imhasının askıya alınması, standart saklama takviminden bağımsız olarak bir belgenin değiştirilmesini, silinmesini veya kalıcı olarak temizlenmesini önleyen bir korumadır. Uygulandığında tüm otomatik silme politikalarının önüne geçerek hukuki, düzenleyici veya kurum içi bir inceleme boyunca içeriğin korunmasını sağlar. Askıya alma kaldırıldığında belge normal yaşam döngüsüne döner.

Belgenin yürürlük tarihi

Bir belgenin yürürlük tarihi, kontrollü belgenin kuruluş içinde resmen geçerli ve uygulanabilir hale geldiği tarihtir. Personelin önceki revizyonun yerine yeni veya güncellenmiş sürümü izlemeye başlaması gereken zamanı belirtir. Yürürlük tarihleri, ISO belge kontrolünün ve denetim kanıtlarının temel bir gereksinimidir.

Belge sınıflandırması

Belge sınıflandırması, belgelerin içeriklerine, hassasiyetlerine veya iş işlevlerine göre tanımlanmış kategorilerde düzenlenmesidir. Her belgeye kimin erişebileceğini, ne kadar süre saklanması gerektiğini ve yaşam döngüsü boyunca hangi kontrollerin uygulanacağını belirler; belge yönetişimi ve mevzuata uyumun temelini oluşturur.

Belge yakalama iş akışı

Belge yakalama iş akışı, belgelerin bir belge yönetim sistemine girerken otomatik olarak toplanması, dijitalleştirilmesi ve sınıflandırılması sürecidir. Taranan kâğıt belgelerden e-posta, web formları veya dış yüklemelerle alınan dijital dosyalara kadar her şeyi kapsar. İş akışı; bilgi çıkarma, üst veri etiketleme, yönlendirme ve depolama işlemlerini, çoğu zaman insan müdahalesi olmadan yürütür.

Belge yaşam döngüsü yönetimi

Belge yaşam döngüsü yönetimi (DLM), bir belgenin oluşturulmasından imhasına kadar yönetilmesi sürecidir. Bir belgenin yaşamındaki tüm aşamaları kapsar. Belgelerin tanımlanmış kurallara göre oluşturulmasını, saklanmasını, güncellenmesini, kullanılmasını ve sonunda imha edilmesini sağlar.

Birleşik arama

Birleşik arama, kullanıcıların tek arama arayüzü üzerinden birden fazla veri deposunu sorgulamasını sağlayan teknolojidir. Her platformda ayrı ayrı aramak yerine sorguyu bağlantılı sistemlere iletir ve sonuçları tek yerde toplar. Böylece dijital ortamınızdaki farklı kaynaklar için ortak bir arama noktası oluşturur.

Dava yönetimi yazılımı

Dava yönetimi yazılımı, hukuk ekiplerinin bir davanın farklı unsurlarını düzenlemesine, izlemesine ve yönetmesine yardımcı olan dijital bir platformdur. Belgeleri, süreleri, yazışmaları, delilleri ve iş akışlarını yapılandırılmış bir sistemde bir araya getirerek süreçlerin daha verimli ve daha az hatayla yürütülmesini destekler.

Değiştirilemez kayıtlar

Değiştirilemez kayıtlar, oluşturulup saklandıktan sonra değiştirilemeyen, silinemeyen veya üzerinde oynanamayan belge ya da dosyalardır. Özgün hallerini korumak için “kilitlenir”; böylece uzun vadeli bütünlük ve doğrulanabilirlik sağlanır. Bir belge yönetim sisteminde değiştirilemezlik, hem içerikte hem de üst verilerde değişiklik yapılmasını önleyen sistem düzeyindeki korumalar ve erişim kontrolleriyle uygulanır.

Denetim izi

Denetim izi, bir belge yönetim sisteminde gerçekleştirilen her işlemi kaydeden ayrıntılı bir günlüktür. Buna belge oluşturma, erişim, düzenleme, silme, paylaşma ve hatta giriş denemeleri dahildir. Bu günlükler etkinliklerin kronolojik kaydını tutarak kuruluşların veri kullanımını izlemesine, olağandışı durumları tespit etmesine ve şeffaflığı korumasına yardımcı olur.

Dijital belge yönetimi

Dijital belge yönetimi, her dosyayı güvenli ve aranabilir tek bir ortamda bir araya getirir. Böylece bilgileri dakikalar yerine saniyeler içinde bulabilir; aynı anda maliyetleri azaltabilir, denetçilerin içini rahatlatabilir ve müşterilerinizi memnun edebilirsiniz.

DMS sistemi

DMS sistemi, dijital belgelerin depolanması, düzenlenmesi, bulunması ve güvenliğinin yönetilmesi için kullanılan bir yazılım çözümünü ifade eder. DMS zaten İngilizce Document Management System, yani Belge Yönetim Sistemi anlamına geldiği için ifade teknik olarak tekrar içerir. Bununla birlikte aramalarda ve iş dünyasındaki konuşmalarda yaygın olarak kullanılır.

DocuWare

DocuWare, iş bilgilerini dijitalleştirmek ve yönetmek için geliştirilmiş kapsamlı bir elektronik belge yönetim sistemi (DMS) ve iş akışı otomasyonu platformudur. Güçlü entegrasyon yetenekleri sunar; finans, insan kaynakları ve satış gibi çeşitli alanlar için uygundur.

Dosya sürüm kontrolü yazılımı

Dosya sürüm kontrolü yazılımı, bir dosyanın her revizyonunu otomatik olarak izleyen ve kaydeden bir araçtır. Her değişiklikte belgelerin üzerine yazmak yerine eski sürümlerin eksiksiz geçmişini saklar; kullanıcılar bunları istedikleri zaman inceleyebilir, karşılaştırabilir veya geri yükleyebilir. Dosyanın geçtiği her adımı hatırlayan dijital bir arşiv gibi çalışır.

EDRMS

EDRMS, Elektronik Belge ve Kayıt Yönetim Sistemi anlamına gelir. İş belgelerinin etkin yaşam döngüsünü — oluşturma, inceleme, onay ve sürüm kontrolünü — kayıtların sınıflandırılması, depolanması, saklama kuralları ve gerekçelendirilebilir nihai işlemleriyle birlikte yöneten yazılımdır.

Elektronik delil incelemesine hazırlık

Elektronik delil incelemesine hazırlık, kuruluşun hukuki talepler veya idari incelemeler karşısında elektronik belgeleri belirlemeye, toplamaya, korumaya, incelemeye ve sunmaya hazır olmasıdır. Elektronik olarak saklanan bilgilerin (ESI) belirlenen süreler içinde aranabilir, güvenli ve erişilebilir olmasını sağlayan proaktif bir bilgi yönetimi yaklaşımını içerir.

Elektronik form

Elektronik form, verileri toplayıp doğrulama, iş akışı tetikleyicileri ve sürüm geçmişiyle birlikte doğrudan belge yönetim sisteminize kaydeden web tabanlı bir şablondur.

Erişim izinleri

Erişim izinleri, bir belge yönetim sisteminde belgeleri kimlerin görüntüleyebileceğini, düzenleyebileceğini, silebileceğini veya paylaşabileceğini belirler. Kullanıcı rollerine, departmanlara veya kişiye özel ayarlara göre atanır. Hassas bilgileri yetkisiz erişim ve değişikliklere karşı koruyan dijital erişim kontrolleridir.

GDPR’ye uygun belge yönetimi

GDPR’ye uygun belge yönetimi, belgelerin Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü’nün ilgili hükümlerine göre yönetilmesi, saklanması ve işlenmesidir. Tüzük, kuruluşların kişisel verileri nasıl ele alacağını ve bireylerin gizlilik, şeffaflık ve verileri üzerindeki haklarını düzenler. Ad, e-posta adresi, kimlik numarası, sağlık bilgisi veya başka kişisel tanımlayıcılar içeren belgeler için uygun güvenlik ve hesap verebilirlik önlemleri gerekir.

Geçersiz belgelerin kontrolü

Geçersiz belgelerin kontrolü, güncelliğini yitirmiş belgelerin yanlışlıkla kullanılmaması için belirlenmesi, kullanımdan kaldırılması ve arşivlenmesi; bununla birlikte hukuki, denetim veya bilgi amaçlarıyla saklanması sürecidir. ISO 9001’in 7.5.3.2 maddesi, herhangi bir nedenle saklanan geçersiz belgelerin istenmeyen kullanımını önlemek için kuruluşların bunları uygun biçimde tanımlamasını gerektirir. Etkili geçersiz belge kontrolü; açık durum etiketlerini, kısıtlı erişimi, sürüm geçmişini ve otomatik saklama kurallarını birleştirir.

Hibrit depolama: bulut ve yerel altyapı

Hibrit depolama, bulut tabanlı depolamayı yerel altyapıyla birleştiren bir belge yönetimi düzenidir. Bu ikili yaklaşım, kuruluşlara iki dünyanın en iyi yönlerini sunar: bulutun ölçeklenebilirliği ve uzaktan erişimi ile yerel sunucuların kontrolü ve güvenliği. Belgeler, belirli iş ihtiyaçları veya mevzuata uyum gereksinimlerine göre iki ortamda da saklanabilir, erişilebilir ve yönetilebilir.

Kayıt yönetimi

Kayıt yönetimi, kayıtların yaşam döngüsü boyunca sistematik biçimde oluşturulması, düzenlenmesi, saklanması, korunması ve nihai işlemlerinin gerçekleştirilmesidir.

Kayıt yönetim sistemi

Kayıt yönetim sistemi (RMS), bir kuruluşun kayıtlarını tüm yaşam döngüsü boyunca düzenlemek, saklamak, izlemek ve kontrol etmek için kullanılan yazılımdır. Oluşturma ve depolamadan saklama sürelerine ve nihai işlemlere kadar süreci kapsar. Fiziksel veya dijital kayıtların uygun biçimde korunmasını ve gerektiğinde bulunmasını sağlayan merkezi bir yönetim noktası olarak düşünülebilir.

Kurum dışı belge paylaşımı

Kurum dışı belge paylaşımı, dosyaların müşteri, denetçi, yüklenici veya tedarikçi gibi kuruluşunuzun dışındaki kişilere kontrollü biçimde dağıtılmasıdır. E-posta eklerinden farklı olarak yönetilen kurum dışı paylaşım, paylaşılan her belgeye izinler, son kullanma tarihleri ve denetim izleri uygular. Böylece hassas bilgiler kurum içi sistemlerin dışına çıktıktan sonra da izlenebilir kalır.

Kurumsal belge yönetimi

Kurumsal belge yönetimi, belgelerin tüm yaşam döngüsü boyunca kuruluş genelinde düzenli biçimde saklanmasını, korunmasını, izlenmesini ve erişilmesini sağlayan sistem ve süreçlerdir.

M-Files

M-Files, yapay zekâ destekli ve üst veri odaklı bir belge ve bilgi yönetimi platformudur. İçeriği yalnızca nerede saklandığına göre değil, ne olduğu ve hangi bağlama ait olduğu üzerinden düzenler.

Okuma teyidi takibi

Okuma teyidi takibi, belirli kişilerin bir politika, prosedür veya güvenlik bildirimi gibi bir belgeyi aldıklarının, okuduklarının ve teyit ettiklerinin zaman bilgisiyle kaydedilmesi sürecidir. Takip edilmeyen e-posta dağıtımı yerine kimin neyi, ne zaman teyit ettiğini gösteren doğrulanabilir kanıt sunar. ISO 9001, ISO 27001, GDPR veya HIPAA kapsamında çalışan kuruluşlarda, personelin kontrollü belgeler hakkında nasıl bilgilendirildiğini soran denetçilerin beklediği kanıtı sağlar.

Personel kaydı

Personel kayıtları, başvurudan işten ayrılma görüşmesine kadar çalışanın tüm iş yaşam döngüsünü kapsar. Bir belge yönetim sistemi, her sürümü tek bir üst veri profili altında tutar.

Sözleşme yönetimi yazılımı

Sözleşme yönetimi yazılımı; sözleşmeleri tek yerde oluşturmanıza, onaylamanıza, imzalamanıza, saklamanıza, izlemenize, yenilemenize ve kullanım sonunda işleme almanıza yardımcı olan dijital bir sistemdir. Belgeleri merkezileştirir ve ilk taslaktan arşivlemeye kadar sözleşmenin tüm yaşam döngüsündeki adımları otomatikleştirir.

Sürüm kontrolü

Sürüm kontrolü, belgeler, dosyalar veya verilerde zaman içinde yapılan değişikliklerin yönetilmesidir. Yapılan her değişikliğin, bunu kimin yaptığının, ne zaman ve neden yapıldığının kaydını tutar. Kullanıcıların düzenlemeleri izlemesine, gerektiğinde önceki sürümlere dönmesine ve düzenli bir iş birliği akışını sürdürmesine yardımcı olur.

Şablon yönetimi

Şablon yönetimi, bir belge yönetim sisteminde standart belge şablonlarının oluşturulması, saklanması, dağıtılması ve güncel tutulması sürecidir. Sözleşme, rapor, mektup, fatura ve kurum içi yazışmalar gibi sık üretilen içeriklerde doğru yapı, biçim ve içerik bloklarıyla başlanmasını sağlar.

Toplu belge yükleme

Toplu belge yükleme, belge yönetim sistemlerinde kullanıcıların birden fazla dosya veya klasörü tek tek yerine tek işlemde yüklemesini sağlayan bir özelliktir. Yeni müşterileri sisteme alırken, sistemler arasında geçiş yaparken veya kâğıt kayıtları dijitalleştirirken sık kullanılır. Araç genellikle çeşitli dosya türlerini, toplu etiketlemeyi ve otomatik klasör düzenlemeyi destekler.

Veri yerleşimi

Veri yerleşimi, bir kuruluşun verilerinin saklandığı ve işlendiği fiziksel veya coğrafi konumdur. Verilerin bulunduğu ülke, hangi yasaların, düzenleyici makamların ve kamusal erişim yetkilerinin uygulanacağını belirlediği için önemlidir. Bu nedenle veri yerleşimi GDPR uyumu, tedarikçi seçimi ve BT güvenlik incelemelerinde temel bir konudur.

Yinelenen içeriklerin ayıklanması

Yinelenen içeriklerin ayıklanması, bir belge yönetim sistemindeki tekrarlanan dosyaların veya veri girişlerinin belirlenmesi ve kaldırılması sürecidir. Sistem, birbirinin aynısı veya çok benzeri birden fazla dosya saklamak yerine tek bir örneği tutar ve kopyaları başvurular veya bağlantılarla değiştirir. Böylece dijital kayıtlardaki karmaşa azalır, depolama alanı kazanılır ve doğruluk artar.