Dosya arşivleme yazılımı
Tamamlanan işleri kolay bulunabilir tutun. Folderit dosya arşivleme yazılımı, belgelerinizi, saklama ayarlarını ve erişim kontrollerini tek bir aranabilir arşivde birleştirir.
Kapanmış proje dosyalarını, imzalı sözleşmeleri, finansal belgeleri ve eski işletme kayıtlarını daha sonra ihtiyaç duyacağınız bağlamla saklayın. Departmana, müşteriye veya projeye göre düzenleyin; ardından yetkili kişilerin eski sürücülerde ve e-posta yazışmalarında aramadan doğru dosyayı bulmasını sağlayın.
Tamamlanmış dosyalara açık bir yer sağlayın
İnsanlar nelerin arşive ait olduğunu ve nasıl bulunacağını bildiğinde arşiv en iyi çalışır. İşinize uygun bir yapıyla başlayın; ardından her dosyayı tanınır kılan tarihleri ve tanımlayıcıları ekleyin.
- Dosyaları ve klasörleri içe alın.Tek tek dosyaları veya mevcut klasör yapılarını yükleyin. Folderit dosya başına 50 GB’a kadar kabul eder. Depolama desteği önizleme ve OCR desteğinden geniştir; özel biçimleri açmak için özgün uygulamaları gerekebilir.
- Yararlı arşiv üst verileri ekleyin.Proje numarası, departman, karşı taraf ve tamamlanma tarihi gibi alanları kullanın. Klasör üst veri şablonlarını yapılandırın ve temel alanları sütun olarak göstererek her şeyi dosya adına kodlama ihtiyacını azaltın.
- İşin ne zaman arşivlenmeye hazır olduğuna karar verin.Tamamlanan dosyaları arşivinize taşıyın veya başarılı onay sonrasında öğeyi taşıyacak bir iş akışı yapılandırın. Arşivleme geçen süreye bağlıysa hedefi arşiv klasörü olan bir saklama kuralı kullanın.
Örnek: projeyi kapatma. İmzalı teslim belgesini, son çizimleri ve tamamlanma raporunu proje referansı altında tutun. İlgili belgeleri sorumlu kişilere onaylatın; ardından tamamlanan öğeler için yapılandırılmış hedef klasörü kullanın. Ekibin arşive başvurabildiği, ancak yalnızca belirlenen kişilerin güncelleyebildiği şekilde erişimi inceleyin.
Dosya adını bilmeden eski bir belgeyi bulun
Bağlama veya içeriğe göre arayın
Dosya adlarında ve üst verilerde arayın veya desteklenen belgelerin ve taramaların içine bakmak için Derin Arama’yı kullanın. Sonuçları daraltmak için müşteri adı, proje referansı veya departmanı klasör ya da tarih filtresiyle birleştirin.
OCR ve içerik araması PDF, DOCX, PNG ve JPG dâhil biçimleri destekler. Tarama kalitesi ve seçilen dil OCR doğruluğunu etkiler; XLSX içeriği OCR içerik aramasına dâhil değildir.
Destekleyici bilgileri bağlantılı tutun
Bir sözleşmeyi destekleyici belgelerine veya proje klasörünü ilgili kayıtlara bağlamak için İlişkili öğeleri kullanın. İnsanlar kopyalar tutmak yerine öğenin ayrıntılarından bağlantıyı izleyebilir.
Arama sonuçları erişim izinlerine uyar. İnceleme için dosya listesi hazırlarken sonuçları üst verilerle Excel veya CSV’ye aktarabilirsiniz.
İnsanların arşivi değiştirmeden incelemesini sağlayın
Okumayı düzenlemeden ayırın
Saklanan içeriği değiştirmeden veya silmeden dosyaları önizleyip indirmeleri için okuyuculara Görüntüleyici erişimi verin. Birinin indirme veya yazdırma erişimi olmadan desteklenen dosyaları Folderit’te incelemesi gerekiyorsa Önizleyici erişimi kullanın.
Tailor’ın özel izinleri dosya sürümlerini güncelleme, paylaşma veya silme gibi tek tek işlemleri yapılandırmanızı sağlar. Bir kişi veya grubun erişimi belirli tarihte bitecekse erişim sona erme tarihi belirleyin.
Sürümleri ve etkinlikleri görün
Yetkili kişinin dosyayı değiştirmesi gerektiğinde sürüm geçmişi önceki sürümleri güncel sürüm ve ortak üst verilerle bir arada tutar. Mevcut kontroller önceki sürümleri indirmeye veya geri yüklemeye izin verir.
Yöneticiler denetim günlüğünü kullanıcı, tarih, kapsam veya işleme göre filtreleyebilir; XLSX, ODS veya CSV olarak dışa aktarabilir. Bu, bir belgeyi kimin indirdiği veya dosyanın ne zaman silindiği gibi soruları yanıtlamaya yardımcı olur.
Ekibiniz için güvenlik kuralları belirleyin. Folderit’in güvenlik politikası ayarları zorunlu iki faktörlü kimlik doğrulama ve IP kısıtlamalarını içerir. Dinamik filigran, ayrıca satın alınan bir eklentidir. Kuruluşunuzun gereksinimleri için güvenlik ve gizlilik ayrıntılarını inceleyin.
Saklamayı yönetin ve dışa aktarma yolu bulundurun
Dosyaların ne kadar kalacağını seçin
Dosyalar varsayılan olarak süresiz tutulur. Medium ve Tailor planlarında saklama otomasyonuyla süreyi, başlangıç tarihi alanını ve son işlemi seçersiniz.
Son işlem dosyaları arşiv klasörüne taşıyabilir, geri dönüşüm kutusuna gönderebilir veya kalıcı silebilir. Arşivleme klasör hiyerarşisini koruyabilir. Kurallar, tek dosya veya klasör istisnalarıyla alt klasörlere uzanabilir.
Klasör listesinde Saklama sonunu gösterin ve yaklaşan son tarihleri Pano ve Raporlar’da inceleyin. Süreleri ve imha işlemlerini kuruluş politikanıza göre seçin.
İhtiyaç duyduğunuzda dosyaları indirin
Seçili dosyaları veya klasörleri indirin; yetkili alıcı, teslim veya yerel kopya için. Tek dosyalar olduğu gibi indirilir; klasör indirmeleri ZIP dosyaları olarak paketlenir.
Ayrıca bir hesabın dosya ve klasörlerini indirebilirsiniz. Büyük arşivlerde tek devasa indirme yerine daha küçük bölümler veya klasörler kullanın. Denetim günlüklerinin ve arama sonucu üst verilerinin kendi dışa aktarma seçenekleri vardır.
Sistemi kendi altyapınızda barındırmanız gerekiyorsa şu seçeneği inceleyin: Folderit şirket içi kurulum.
Arşivinizi taşımadan önce netleştirilecek sorular
Dosya arşivi yedekten nasıl farklıdır?
Arşiv, saklanan dosyaları düzenli ve başvuru için erişilebilir tutar. Yedek ise veri kaybolduğunda veya zarar gördüğünde kullanılan kurtarma kopyasıdır. Arşiv yapısı, izinler ve saklama kuralları kurtarma düzenlemelerinden farklı amaca hizmet eder; ikisini de planlayın. Folderit, güvenlik sayfasında açıklanan barındırılan hizmet korumalarının yanında yerel kopyalar için dosya ve klasör indirmeleri sunar.
Bir dosyayı arşive koymak onu salt okunur yapar mı?
“Arşiv” adlı klasör tek başına düzenlemeyi önlemez. Kullanan kişiler ve gruplar için erişimi yapılandırın. Görüntüleyici ve Önizleyici izinleri bu alıcıların saklanan içeriği değiştirmesini önler; yetkili düzenleyiciler ise izinlerinin tanıdığı işlemleri yapmaya devam eder. Arşiv kurulumunda hedef klasörün erişimini inceleyin.
Mevcut klasör yapımı koruyabilir miyim?
Evet. Folderit klasör yüklemelerini destekler; saklamanın “Bir Klasöre Arşivle” seçeneği mevcut hiyerarşiyi koruyabilir. ZIP içe aktarımları için yükleme kılavuzundaki grup önerilerini izleyin. Büyük arşivi taşımadan önce dosyaları, üst verileri ve erişimi kontrol ederek yapınızı temsil eden bir klasörü test edin.
Formlara ve etkin kayıtlara da ihtiyacım varsa?
Aynı platform, eForms ile dijital kayıt yönetimini, aranabilir alan değerlerini ve iş akışlarını destekler. Devam eden kayıtları ve tamamlanmış dosyaları, her biri için farklı klasör yapıları ve erişim ayarlarıyla tek sistemde yönetebilirsiniz.
Arşivinizi daha kullanışlı hâle getirin
Folderit’i dosyalarınızdan örneklerle deneyin veya arşiv yapınızı ve saklama gereksinimlerinizi demoya getirin.
Şunları inceleyin: planlar ve dâhil özellikler.