Elektronik imza çözümü
Belgeleri tek bir yerde onaylayın, imzalayın ve yönetin. Folderit eSign, elektronik imzaları bunlarla bağlantılı kişiler, kararlar ve kayıtlarla bir araya getirir.
Belgeleri iş arkadaşlarınıza, müşterilere veya tedarikçilere gönderin ve kimin önce imzalayacağını seçin. Kurum dışındaki alıcılar bir Folderit hesabı oluşturmadan belgeleri tarayıcılarında inceleyip imzalayabilir.
Tailor planında sınırsız yerleşik eSign imzası. İmza başına ek ücret yok. Planları görüntüleyin.
Ekipler neden Folderit eSign’ı seçiyor?
İmzalamadan önce onayKurum içi bir onay iş akışını elektronik imzalamayla birleştirin. Bir satın alma müdürü, tedarikçi sözleşmesi yetkili imzacılara ulaşmadan önce sözleşmeyi kontrol edebilir. Kararlar belgeyle bağlantılı kalır.
Öngörülebilir imzalama maliyetleriTailor planı, alınan her imza için ek ücret olmadan sınırsız yerleşik eSign imzası içerir. Bu, sözleşmeler ve çalışan evrakları günlük işlerinizin bir parçası olduğunda avantaj sağlar. Aboneliğiniz, seçtiğiniz plan yapılandırmasına bağlıdır.
Kurum dışındaki alıcılar için kolaylıkMüşteriler ve tedarikçiler güvenli bir e-posta daveti alır. Folderit hesabına, ayrı bir imza sağlayıcı hesabına veya özel bir imzalama donanımına ihtiyaç duymadan tarayıcıda okuyup imzalayabilirler.
Daha sonra bulabileceğiniz bir kayıtİmzalanan belge ve iş akışı geçmişi bir arada kalır. Katılımcıları, yorumları ve zaman damgalarını inceleyin; tamamlanan dosyaları başarılı bir iş akışından sonra seçtiğiniz klasöre taşınacak şekilde yapılandırın.
Belgeden imzalı kayda
- Talebi hazırlayın. Belgenizi açın, Folderit eSign’ı başlatın ve alıcıları ekleyin. Kısa bir talimat yazın ve üst verileri ve ilişkili öğeleri görüp göremeyeceklerini seçin. İmzalama seçeneği, belge önizlemesi hazır olduğunda kullanılabilir hâle gelir.
- İmzalama sırasını seçin. Herkesi aynı anda davet etmek için paralel imzalamayı, bir kişinin diğerinden önce imzalaması gerektiğinde sıralı imzalamayı veya alıcı gruplarını belirli bir sırada birleştirmek için özel aşamaları kullanın.
- İnceleyin, imzalayın ve ilerlemeyi takip edin. Alıcılar daveti açar, sayfayı seçer, imzalarını yerleştirir ve İmzala’yı seçer. Açıklama isteyebilir, yorum yapabilir veya talebi reddedebilirler. İlerlemeyi belgenin ayrıntı görünümünden takip eder ve tamamlanan dosyayı geçmişiyle birlikte saklarsınız.
Kayıtlı kullanıcılar talepleri Folderit görevleri arasında da bulabilir. Ayrıntılı ayarlar için eSign kurulum kılavuzuna bakın.
İmzalamayı günlük işlerinizin bir parçası hâline getirin
Süreci kuruluşunuzun sorumluluk dağılımına göre yapılandırın. Örneğin:
Tedarikçi sözleşmeleriSatın alma ekibine sözleşmeyi inceletin, ardından tedarikçiyi ve yöneticinizi gerekli sırayla davet edin. İmzalama başarıyla tamamlandıktan sonra dosyayı tedarikçi sözleşmeleri klasörünüze taşıyın ve destekleyici belgeleri dosyayla bağlantılı tutun.
Çalışan belgeleriİnsan kaynakları ekibi belgeyi hazırlasın ve çalışan ile işveren temsilcisi imzalamadan önce kurum içi onayı düzenlesin. Tamamlanan dosyayı uygun personel klasörü izinleriyle saklayın. Daha kapsamlı süreç için insan kaynakları belge yönetimini inceleyin.
Müşteri sözleşmeleri ve proje kabulüTekrarlanan sözleşmeler veya proje evrakları için bir imzalama iş akışını yeniden kullanın. Müşteriye neyi kabul ettiğine ilişkin açık bir talimat verin. Açıklama taleplerini süreç tamamlanmadan çözün; yorumları ve imzalama geçmişini belgeyle birlikte tutun.
Tekrarlayabileceğiniz bir süreç oluşturun
İş akışı şablonları alıcıları, imzalama sırasını, talimatları ve görünürlük ayarlarını kaydeder. Ekibinizin her talebi bilinçli olarak başlatması gerektiğinde bunları kullanın. İmzalamaya hazır olan dosyalar için klasör düzeyinde otomasyon yapılandırılmış bir klasöre her yeni dosya eklendiğinde önceden tanımlanmış bir imzalama iş akışını başlatabilir.
Daha kapsamlı bir süreç için İş akışı düzenleyicisi imzalamayı koşullar, onaylar, okuma teyitleri ve dosya taşımalarıyla birleştirir. Bir sözleşme yönetim onayından geçebilir, imzalamaya ilerleyebilir ve başarıyla tamamlandıktan sonra bir arşiv klasörüne taşınabilir. Bir görev başarısız olduğunda veya zaman aşımına uğradığında ne olacağını da yapılandırabilirsiniz. Daha fazla bilgi için: belge iş akışı otomasyonu.
Erişim kurallarını bu kurulumun bir parçası olarak ele alın. Alıcıların hangi üst verileri ve ilişkili öğeleri görebileceğini seçin; DMS içindeki erişimi kontrol etmek için belge ve klasör izinlerini kullanın. Folderit şifreli bağlantılar, 256 bit şifrelenmiş depolama, iki faktörlü kimlik doğrulama ve denetim izleri sunar. Ayrıntılar için güvenlik kontrollerini ve Güven Merkezini inceleyin.
Başlamadan önce
Hangi plan sınırsız imza içeriyor?
Tailor planı, imza başına ek ücret olmadan sınırsız yerleşik Folderit eSign imzası içerir. Kullanıcı ve depolama yapılandırması ile dâhil olan diğer özellikler için güncel planları inceleyin.
Müşterilerin ve tedarikçilerin bir hesaba ihtiyacı var mı?
Hayır. Kurum dışındaki alıcılar güvenli e-posta davetini açıp Folderit’e kaydolmadan tarayıcılarında imzalayabilir.
Başka bir imzalama yöntemi kullanabilir miyiz?
Folderit ayrıca DocuSign entegrasyonunu ve eID elektronik imzalarını destekler. Bunlar kendi gereksinimleri olan ayrı yöntemlerdir. Sınırsız yerleşik Folderit eSign, üçüncü taraf bir imza aboneliğini içermez.
Doğru yöntemi nasıl seçeriz?
Belgeleri, ülkeleri ve gerekli kimlik doğrulama veya imza standardını belirleyin. Bu gereksinimleri hukuk veya uyum ekibinizle görüşün, ardından uygun yöntemi Folderit ile teyit edin. Yerleşik eSign ile eID imzalama birbirinin yerine kullanılabilen yöntemler olarak değerlendirilmemelidir.
Önce sürecimizi test edebilir miyiz?
Evet. Örnek bir belgeyi, kurum içi onayı, kurum dışından bir imzacıyı ve tercih ettiğiniz imzalama sırasını denemek için 14 günlük ücretsiz denemeyi kullanın. Tamamlanan dosyanın nereye kaydedilmesi gerektiğini kontrol edin. Birden fazla departmanı veya belirli imzalama gereksinimlerini içeren süreçler için demo isteyin.
Bir sonraki imzalama iş akışınızı Folderit’te deneyin.