Varsayılan Meta Verisi Alanları

Folderit’e dosya yüklediğinizde yedi varsayılan meta verisi alanı hazırdır. Dosyaya tıklayarak meta verilerini görebilirsiniz. Alanlardaki veriler, yazarken anlık sonuç veren aramayla kapsamlı şekilde aranabilir. Varsayılan alanlar:

1. Başlık — dosya adını gösterir ve değiştirilebilir. Başlık değiştirildiğinde dosya adı da değişir. Dosya uzantısı değiştirilemez.
2. Notlar — belgeyi veya içeriğini tanımlayan ya da yorum ekleyen uzun metinler için alandır. Tam adresleriyle (http://…., https://…) eklenen web siteleri, kaydedildikten sonra tıklanabilir bağlantılara dönüşür.
3. Etiketler — dosyaya ekleyebileceğiniz anahtar sözcüklerdir. Her anahtar sözcükten sonra ‘ , ‘ virgülü yazın. Böylece sözcükler etikete dönüşür.
4. İmzalayan — belgede birinin imzası varsa ve aramayla bulunmasını veya hemen görünmesini istiyorsanız imzalayanların adlarını bu alana ekleyebilirsiniz. Her addan sonra ‘ , ‘ virgülü yazın.
5. Belge No — sistem, yüklenen her belge için otomatik olarak benzersiz numara oluşturur. Dosyalara atıfta bulunmak, dosyaları ilişkilendirmek veya kendi kayıt listelerinizde kullanmak için yararlanabilirsiniz.
6. Tarih — belgenin tarihini seçebilirsiniz.
7. Son geçerlilik tarihi — belgenin son geçerlilik tarihini kaydeder. Belge ayrıntılarında ve ilgili sütun etkin olduğunda klasörün liste görünümünde görünür. İdari araçlar → Gösterge Tablosu ve Raporlar → Tarihi gelen belgeler, tarihi geçmiş veya önümüzdeki 30 gün içinde dolacak belgeleri listeler. Bu belge meta verisi alanı, görev ve iş akışı son tarihlerinden ayrıdır. İş akışının Son tarih alanı bağımsız bir ayardır.

Bu meta verisi alanlarını doldurmak için dosyaya tıklayıp araç çubuğundan ‘Değiştirme’ seçin.
Kendi özel alanlarınız mı gerekiyor? Klasör düzeyinde ve tek dosya düzeyinde özel meta verisi alanları eklemeyi öğrenin!

Folderit’te meta verilerini kullanmaya ilişkin video özeti: