DocuSign

Folderits inbyggda DocuSign-integration gör att du kan skicka dokument i Folderit för elektronisk signering via ditt befintliga DocuSign-konto.

Integrationen är tillgänglig med abonnemangen Medium och Tailor. Ett separat DocuSign-konto med abonnemang krävs.

Du kan skicka dokument till Folderit-användare eller externa mottagare genom att ange deras e-postadresser. Mottagarna signerar via DocuSign och behöver inte vara registrerade i Folderit.

Krav

• Ett Folderit-abonnemang av typen Medium eller Tailor.
• Ett aktivt DocuSign-konto med abonnemang.
• Tillgängliga DocuSign-kuvert.
• Åtkomst till Folderits huvudkonto som används för att ansluta integrationen.

Varje DocuSign-arbetsflöde använder ett DocuSign-kuvert, oavsett om dokumentet har en eller flera undertecknare.

Anslut DocuSign till Folderit

DocuSign-kontot måste anslutas av ägaren till Folderits huvudkonto, det konto som ansvarar för abonnemanget eller det ursprungliga provkontot som bjöd in övriga användare.

1. Logga in i Folderit med huvudkontot.
2. Gå till Min profil → Integrationer → DocuSign.
3. Starta anslutningen och logga in på DocuSign-kontot när du uppmanas till det.
4. Ge Folderit behörighet att använda DocuSign-integrationen.

Om integrationen inte är ansluten uppmanar Folderit dig att ansluta den när du försöker starta ditt första DocuSign-arbetsflöde.

Sätt att starta ett DocuSign-arbetsflöde

DocuSign kan användas i flera slags Folderit-processer:

• Arbetsflöde för ett dokument – skicka ett enskilt dokument manuellt för signering.
• Automatisering på mappnivå – starta automatiskt ett fördefinierat signeringsflöde när ett dokument läggs till i en konfigurerad mapp.
• Arbetsflödesmall – återanvänd en förberedd signeringsprocess med fördefinierade mottagare och inställningar. Läs mer om arbetsflödesmallar.
• Arbetsflödesdesignern – använd DocuSign som ett steg i en större automatiserad process. Läs mer om Arbetsflödesdesignern.

Skicka ett enskilt dokument för signering

1. Klicka på dokumentnamnet för att öppna detaljvyn.
2. Klicka på Starta DocuSign-arbetsflödet i panelen till höger.
3. Om DocuSign-kontot inte är anslutet följer du anvisningarna i Folderit.
4. Ange en undertecknares e-postadress och klicka på Inbjuda.
5. Upprepa föregående steg för varje ytterligare undertecknare.
6. Bekräfta att arbetsflödet kommer att använda ett DocuSign-kuvert.
7. Aktivera vid behov Flytta efter slutförande och välj mappen som det färdiga dokumentet ska flyttas till.
8. Klicka på Starta arbetsflödet för elektronisk signering.

Ge Folderit och DocuSign en kort stund att kommunicera. När arbetsflödets kontroller stängs eller uppdateras har signeringsinbjudningarna skickats.

Skapa en DocuSign-automatisering på mappnivå

En automatisering på mappnivå startar samma DocuSign-arbetsflöde när ett nytt dokument läggs till i mappen. Det passar återkommande processer för till exempel avtal, anställningsdokument, samtyckesblanketter eller leverantörsavtal.

1. Öppna mappen som du vill automatisera.
2. Klicka på Arbetsflöde i verktygsfältet eller mappinställningarna.
3. Aktivera det automatiserade arbetsflödet.
4. Välj DocuSign som arbetsflödesmetod.
5. Lägg till de nödvändiga undertecknarnas e-postadresser.
6. Använd plusknappen för fler mottagarrader vid behov.
7. Välj signeringsordning.
8. Aktivera vid behov Flytta efter ett lyckat arbetsflöde och välj målmapp.
9. Spara och aktivera automatiseringen.

Signeringsordning

• Parallell – alla undertecknare får sina inbjudningar samtidigt.
• Seriell – undertecknarna får sina inbjudningar en i taget i angiven ordning. Nästa person bjuds in när föregående har slutfört sin uppgift.
• Anpassad – mottagare kan ordnas i flera steg om den valda arbetsflödeskonfigurationen stöder det.

Vad undertecknaren får

Varje undertecknare får en e-postinbjudan med en länk till DocuSigns signeringsprocess. Personen följer DocuSigns anvisningar för att granska och signera dokumentet.

Inbjudan och signeringsgränssnittet tillhandahålls av DocuSign. Undertecknarna behöver inte åtkomst till Folderit-kontot om de inte också ska arbeta med originaldokumentet i Folderit.

DocuSign-aviseringar

Ägaren till det anslutna DocuSign-kontot kan få e-postaviseringar från DocuSign om dokument som skickats för signering, till exempel visningar och färdiga signaturer.

Meddelandena skapas av DocuSign och kan inte hanteras via Folderits aviseringsinställningar. Ändra dem i det anslutna DocuSign-kontot.

Följ arbetsflödets förlopp

Informationen om dokumentets arbetsflöden finns kvar i Folderit, där behöriga användare kan se aktuell status och slutförda aktiviteter.

Arbetsflödesuppgifter för Folderit-användare finns även i deras uppgiftsöversikt. Läs mer om uppgifter och förfrågningar i den personliga översikten.

När någon ska utföra en uppgift för en annan persons räkning, se ersättare och delegering i arbetsflöden.

Andra alternativ för elektronisk signering

Organisationer som inte behöver DocuSign kan även använda Folderits inbyggda metod för elektronisk signering eller de alternativ för eID-signering som stöds, beroende på Folderit-abonnemang och signeringsbehov.

För signeringsflöden i Folderit – Folderit eSign, eID och DocuSign – använder åtgärden för att avböja och dess aviseringar texten Decline. Godkännandeflöden använder fortsatt Avvisa.